Prepoznavanje i pristup izvješćima u Microsoft CRM-u

Microsoft CRM sadrži unaprijed definirana izvješća i grafikone podijeljene u četiri glavne kategorije — prodaja, usluga, administracija i marketing. Svaka od ovih kategorija sadrži izvješća koja prikazuju informacije povezane s tim specifičnim područjem Microsoft CRM-a. Imajte na umu da se neka izvješća mogu sakriti od određenih korisnika, ovisno o njihovim sigurnosnim ulogama, a neka jednostavno nisu dodijeljena kategoriji ili entitetu:

• Izvješća o prodaji: prikupite sve aktivnosti povezane s prodajom, od potencijalnog kupca do stvarne prodaje. Ova izvješća također mogu pružiti statističke informacije o računima, potencijalnim izvorima, konkurentima i proizvodima.

• Izvješća o uslugama: pružaju statističke informacije vezane uz ugovore i slučajeve te sažetke članaka baze znanja. Ova izvješća pružaju brze analize o tome koji proizvodi zahtijevaju najviše podrške i gdje predstavnici vaših usluga provode najviše vremena.

• Administrativna izvješća: navedite sažete informacije o svojim korisnicima Microsoft CRM-a. Ovaj odjeljak je logično mjesto za pohranu prilagođenih izvješća koja se odnose na informacije o cijeloj tvrtki, kao što je popis svih zaposlenika koji sudjeluju u vašem planu 401(k).

• Marketinška izvješća: opišite račune, kampanje, učinkovitost izvora potencijalnih kupaca i druga područja od interesa za marketinški odjel. Izvješća pružaju sažetak i detaljne informacije o računima, kampanjama i potencijalnim izvorima.

Vaš administrator sustava, konzultant ili prodavač s dodanom vrijednošću može kreirati prilagođena izvješća i može učiniti izvješće dostupnim u jednoj ili više kategorija, kao i iz obrazaca za povezane vrste zapisa ili s popisa za povezane vrste zapisa.

Izvješća se također mogu dodijeliti entitetu (predmet, kontakt, račun, aktivnost itd.) i mogu se pregledati iz tog entiteta klikom na gumb Izvješća na alatnoj traci.

Ako vam vaš sigurnosni profil sprječava pristup podacima u Microsoft CRM-u, nećete moći vidjeti te podatke ni u jednom izvješću koje pokrenete. Značajka izvješćivanja poštuje sigurnosne postavke.

Postavke u vašem sigurnosnom profilu određuju koja izvješća možete vidjeti. Ovo je još jedno područje u kojem se Microsoft CRM ističe, dopuštajući vam da postavite višeslojni sigurnosni pristup za svoje osoblje. Na primjer, samo svom odjelu za ljudske resurse možete dati pristup izvješćima koja sadrže povjerljive informacije kao što su plaće i stope provizija. Ili bi možda administratori vašeg sustava mogli ograničiti pristup izvješćima s intenzivnim resursima kako se izvješća ne bi pokrenula greškom tijekom dana, kada je sustav već zauzet.

Izvješćima možete pristupiti u prozoru Izvješća ili, za ona izvješća povezana s određenim entitetima, kao što je navedeno, iz entiteta.

Evo kako detaljnije analizirati rezultate pretraživanja izvješća (što je dobro za ona pretraživanja s iglom u plastu sijena):

1. Na dnu navigacijskog okna kliknite gumb Radno mjesto. Zatim na vrhu okna kliknite Izvješća (ispod Moj rad).

Pojavljuje se prozor Izvješća. Zapamtite, vidjet ćete samo izvješća koja vam dopušta vaš sigurnosni profil.

2. Ispunite okvir Traži i kliknite gumb Pronađi.

Ovo je prva metoda koju koristimo za smanjenje veličine popisa. Unošenjem teksta u okvir Traži, bit će navedena samo izvješća s tim tekstom bilo gdje na zaslonu (to jest, u stupcu Naziv izvješća, Vrsta izvješća, Modificirano uključeno ili Opis).

3. Kliknite strelicu pored okvira Kategorija i odaberite kategoriju.

Ovo je još jedan način sužavanja popisa izvješća i dobro je ako ste tvrtka s velikim brojem izvješća.

4. Kliknite strelicu pored okvira Entitet i odaberite entitet.

Odabir entiteta omogućuje vam da pronađete izvješća povezana s tim entitetom. Možete birati između računa, slučajeva, odgovora na kampanje, marketinških popisa, citata i još mnogo toga.

5. Kada pronađete izvješće koje tražite, kliknite ga da biste ga označili.

6. Da biste pokrenuli izvješće koje ste upravo istaknuli, kliknite Više radnji na alatnoj traci prozora i odaberite Pokreni izvješće.

Ovo otvara zaslon Preglednik izvješća, gdje ćete vidjeti obavijest koju vaše izvješće generira. Tada vidite sam izvještaj.