Opcije za migraciju podataka u Salesforce

Salesforce ima čarobnjak jednostavan za korištenje koji vas vodi kroz uvoz ažuriranja vaših članova kampanje, potencijalnih kupaca, računa, kontakata i prilagođenih objekata. Ako ste administrator sustava ili imate prava dopuštenja za profil, možete izvršiti ove zadatke za svoje korisnike.

Za naslijeđene podatke drugih objekata (kao što su prilike, slučajevi i aktivnosti) koje želite imati u Salesforceu, morate ručno unijeti podatke ili koristiti Data Loader, alat za uvoz i izvoz podataka koji dolazi s Enterprise i Unlimited izdanja za automatsku migraciju podataka u Salesforce.

Korištenje čarobnjaka za uvoz podataka Salesforce

Čarobnjak za uvoz podataka za uvoz potencijalnih kupaca, računa, kontakata, rješenja i prilagođenih objekata prikladno je smješten pod naslovom Integracije u postavkama Lightning Experience. Ima korisničko sučelje koje vas vodi kroz uvoz ili ažuriranje zapisa.

Pokretanje čarobnjaka za uvoz podataka Salesforce.

Ako ste administrator, također ćete vidjeti gumb Uvoz u gornjem desnom dijelu početnih stranica kartice. Na primjer, ako želite uvesti potencijalne klijente svoje tvrtke, kliknite karticu Potencijalni klijenti, a zatim kliknite gumb Uvoz, koji se nalazi desno od naslova prikaza popisa prikazane stranice. Koraci i savjeti za korištenje čarobnjaka za uvoz za zapise različitih objekata razlikuju se:

• Uvoz potencijalnih klijenata: samo korisnik s dozvolom za uvoz potencijalnih kupaca može izvesti ovu operaciju.
• Uvoz kontakata i računa: Salesforce koristi isti čarobnjak koji vas može provesti kroz uvoz kontakata i/ili računa. Pojedinačni korisnici također imaju mogućnost uvoza svojih osobnih kontakata i računa.
• Uvezite nove članove kampanje ili ih ažurirajte kada su povezani s kampanjom: Salesforce koristi isti čarobnjak za uvoz podataka, ali ovaj put izlaže samo objekt Član kampanje za ažuriranje marketinških statusa za potencijalne klijente i kontakte.

Istraživanje Salesforce Data Loadera

Migracija podataka je nezgodna stvar. Data Loader je mala klijentska aplikacija koja pomaže skupni uvoz ili skupni izvoz podataka u formatu vrijednosti odvojenih zarezima (.csv). Ovom alatu pristupate odabirom Integracije → Data Loader. Pomoću ovog alata možete premještati podatke u i iz bilo koje vrste zapisa u Salesforceu, uključujući mogućnosti i prilagođene objekte. Data Loader podržava umetanje, ažuriranje, brisanje i izvoz Salesforce zapisa.

Kao što je netko poznat jednom rekao, uz veliku moć dolazi i velika odgovornost. Koristite Data Loader samo ako ste zadovoljni razumijevanjem kako su objekti, zapisi i tijekovi rada i/ili okidači međusobno povezani. Data Loader je vrlo moćan alat za netehničke korisnike. Možete izvesti podatke, uvoziti podatke, slučajno prebrisati i izbrisati mnogo podataka i aktivirati domino učinak pravila tijeka rada ako niste pažljivi. Uvijek napravite sigurnosnu kopiju podataka ako planirate izvršiti ažuriranje. Možda ćete biti bez problema bez sigurnosne kopije sve dok se jednom ne napravi pogreška i ne možete poništiti 1000 polja koja ste prepisali.

Nekoliko dobavljača također nudi provjerene alate za izdvajanje, pretvorbu, učitavanje (ETL) koji vam omogućuju migraciju zapisa u (ili iz) Salesforce, automatsko pročišćavanje i transformaciju podataka na temelju prilagođene logike koju definirate i dodavanje tih zapisa gdje je to prikladno.

Bez previše tehničkih informacija, stručnjaci povezuju podatke pomoću Salesforce aplikacijskog programskog sučelja (API) kako bi vašim tehničkim osobama omogućili programski pristup podacima. Salesforce platforma se koristi za prilagodbu ili integrirati prodajna služba učiniti još snazzier stvari nego što možete učiniti s njom iz kutije. I prije nego što patite od preopterećenja žargonom, platforma je u osnovi skup pravila i naredbi koje programeri mogu koristiti da kažu programu - Salesforceu, u ovom slučaju - da učini određene stvari. Međutim, za pristup Salesforce API-ju morate imati Enterprise ili Unlimited Edition.

Migracija vaših naslijeđenih podataka u Salesforce

Tijekom pripremne faze vaše implementacije potreban vam je dobro osmišljen i dobro dokumentiran plan vaše strategije migracije podataka. Taj plan mora uključivati ​​pojedinosti o ciljevima, resursima, nepredviđenim okolnostima i vremenskim rokovima na temelju različitih koraka u vašem planu. Evo nekih koraka koje biste trebali razmotriti.

Određivanje izvora podataka

Većina tvrtki obično ima neku vrstu postojećeg alata za upravljanje kontaktima, razne proračunske tablice s drugim podacima o klijentima, a često i kontakt podatke koji žive u pretincu e-pošte korisnika i aplikacijama za produktivnost (da ne spominjemo Wordove dokumente i ljepljive bilješke).

Dok prolazite kroz pripremu, procijenite što i koliko informacija treba biti u Salesforceu. Evo nekoliko savjeta za ovaj korak:

• Smeće unutra, smeće van. Kada se preselite u novi dom, obično pregledate ormare svog starog doma i odlučite što ćete povući sa sobom, a što baciti. Premještanje podataka zahtijeva istu vrstu evaluacije.
• Napravi popis. Katalogizirajte različite izvore podataka, uključujući koje vrste zapisa, koji raspon i koliko.
• Dizajnirajte plan pohrane. Radite sa svojim projektnim timom za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) kako biste odredili gdje bi različite informacije trebale ići - i zašto.
• Razmislite o vremenu i redoslijedu uvoza. Na primjer, mnoge tvrtke prvo stvaraju korisničke zapise, zatim uvoze račune i kontakte i na kraju migriraju i dodaju mogućnosti.
• Neka bude jednostavno, ako je moguće. Što kompliciranije napravite migraciju, to je veći utjecaj na vašu vremensku traku. Procijenite razinu napora u odnosu na potencijalnu vrijednost napora.

Priprema vaših podataka za migraciju na Salesforce

Očistite ga sada ili kasnije. Neki projektni timovi vole "pročistiti" podatke prije nego što ih uvezu u Salesforce. Identificiranje i spajanje duplikata olakšava pronalaženje pravog zapisa. Ispravljanje nedosljednosti u vašim podacima, kao što je osiguravanje da sva polja države/pokrajine sadrže kratice od dva znaka, čini izvješća točnijima.

Ako vaš naslijeđeni sustav ne olakšava čišćenje, možda biste radije prenijeli sve zapise u Salesforce, a zatim upotrijebili Salesforce alate za upravljanje podacima za kasnije čišćenje podataka . Rizik je da ljudi s najboljim namjerama i dalje mogu podleći ljudskoj prirodi i ne žele se usredotočiti na napore čišćenja nakon što su podaci već u novom sustavu.

Bez obzira na to kada to radite, čišćenje podataka nije glamurozan posao, ali to se mora raditi i treba ga raditi redovito. Evo nekoliko savjeta dok pripremate svoje podatke:

• Izvoz u jednostavan format. Često je najlakše izvesti podatke u aplikacije kao što su Microsoft Access ili Excel, pomoću kojih možete brisati stupce, sortirati retke i unositi globalne promjene.
• Nastojte koristiti standardne konvencije imenovanja. Ako se različiti izvori podataka odnose na račune različitim imenima (na primjer, IBM naspram International Business Machines), sada je pravo vrijeme za standardiziranje imenovanja. To može pomoći u izbjegavanju stvaranja dupliciranih zapisa.
• Uredite ili dodajte polja u Salesforceu kako biste podržali migraciju. Na primjer, ako vaša izvješća cjevovoda prate maržu po prilici, morate izraditi prilagođeno polje prilika za podršku podacima o marži.
• Ako vaš postojeći izvor podataka ima jedinstvene ID-ove zapisa, migrirajte te ID-ove u prilagođeno polje samo za čitanje. Polje uvijek možete kasnije izbrisati ili sakriti. Ne samo da vam to može pomoći da provjerite točnost vaše migracije, već bi ti ID-ovi također mogli biti korisni za integraciju (osobito ako ne planirate zatvoriti drugi izvor podataka).
• Mapirajte svoje stupce podataka u nazive polja u Salesforceu. Na primjer, polje Tvrtka u Microsoft Outlooku obično se preslikava na polje Račun u Salesforceu. Neki administratori sustava čak preimenuju zaglavlja stupaca u datotekama migracije tako da se točno podudaraju s nazivima polja u Salesforceu. Ovo minimizira ludilo migracije.
• Prilagodite svoje podatke standardima Salesforcea (ili obrnuto). Svako polje u Salesforceu ima određena svojstva koja mogu uključivati ​​ograničenja veličine, decimalne točke, formate datuma i tako dalje.
• Dodajte stupac izvora podataka u datoteku za uvoz i mapirajte ga u prilagođeno polje u Salesforceu. Na taj način možete braniti odakle dolaze podaci.
• Dodijelite ispravne vlasnike zapisima gdje god je to moguće. Ako nemate dodijeljene sve zapise, vlasnik prema zadanim postavkama postavlja administratora koji izvršava migraciju.
• Dobijte prihvaćanje od strane dionika datoteka koje ste pripremili. Barem ako im ponudite priliku da pregledaju, izbjeći ćete iznenađenja.

Testiranje uvoza u Salesforce

Testirajte prije nego što izvršite konačnu migraciju. Često otkrijete stvari koje ste propustili ili biste mogli poboljšati. Na primjer, polja mogu biti pogrešno mapirana ili ćete možda samo trebati stvoriti neka dodatna. Evo nekoliko savjeta:

• Odaberite mali uzorak značajnih zapisa. Što su zapisi višeg profila, to bolje — pogotovo kada ih pregleda dionik.
• Ne zaboravite isključiti tijekove rada. Ne želite gnjaviti druge korisnike nepotrebno ih upozoravajući kada testni podaci prolaze kroz pravila tijeka rada. Neki od vas mogu misliti da je korisno zadržati određena pravila tijeka rada, posebno ako su napravljena kako bi spriječili ulazak loših podataka. To nije točno. Obavite posao prije vremena i dobro pripremite podatke prije uvoza.
• Pregledajte izgled stranice. Razmislite o prilagodbi izgleda stranica kako biste olakšali provjeru valjanosti uvoza podataka. Stavite polja u Salesforce na mjesta zaslona slična onima u vašim naslijeđenim sustavima .

Analiza rezultata testnih podataka

Kada su vaši testni podaci u Salesforceu, pažljivo ih usporedite s testnom datotekom kako biste osigurali točnost i potpunost. Evo nekoliko savjeta o tome kako produktivno analizirati rezultate testnih podataka:

• Izradite prilagođeno izvješće koje vam omogućuje zajedničko gledanje podataka zapisa.
• Otvorite zapis, ako je potrebno, i usporedite ga s datotekom za uvoz. Potvrdite da polja zapisa pokazuju ono što mislite da bi trebala prikazati.
• Izgradite prilagođeni prikaz s početne stranice relevantne kartice da biste vidjeli svoje uvezene podatke razložene u stupcima na stranici s popisom. Korisnici bi mogli otići na izvješće, ali pogled ih drži usredotočenim.
• Potvrdite podatke s odabranim dionicima kako biste dobili povratne informacije i podršku da rezultati testnih podataka izgledaju ispravno. Nije dovoljno što mislite da je testni uvoz bio točan. Vaši krajnji korisnici su ultimativni test.
• Prilagodite svoj proces ili izvršite izmjene u datoteci za uvoz ili Salesforceu na temelju rezultata probnog uvoza. Na primjer, možda ste zaboravili mapirati polje ili podaci nisu ispravno uvezeni zbog svojstava polja.

Migracija vaših konačnih podataka

Nakon što uspješno analizirate rezultate testnih podataka, spremni ste za uvoz datoteka. Da, to je pojednostavljenje onoga što bi mogao biti kompliciran skup zadataka, ali cjelokupni proces je isproban i istinit.

Evo nekoliko prijedloga za ovaj korak:

• Prenesite očekivanja sa svojim korisnicima. Ako prelazite s jednog sustava na drugi, možda ćete imati propust u kojem se podaci moraju ažurirati prije objavljivanja.
• Učinite to tijekom zastoja. Ako imate značajne podatke, razmislite o pokretanju migracije tijekom neradnog vremena. Pogotovo ako je sustav već aktivan za neke grupe korisnika, to bi moglo izbjeći zabunu.
• Spremite datoteke dnevnika zapisa koji nisu uspješno uvezeni. Poruke o pogrešci su prilično intuitivne i obično možete vidjeti uobičajene razloge odbijanja zašto određeni zapisi nisu uvezeni. Svakako utrošite vrijeme na utvrđivanje je li odbijanje uzrokovano problemom s formatiranjem podataka ili kvalitetom za razliku od dosadnog pravila tijeka rada koje niste namjeravali pokrenuti.
• Napravite sebi jastuk za greške. Ne pokušavajte izvršiti migraciju dan prije prodajnog treninga. Moglo bi se dogoditi nešto neočekivano što spriječi uspješan završetak.

Potvrđivanje i povećanje vaših podataka

Slično analizi rezultata testnih podataka kada su podaci učitani, pokrenite izvješća kako biste potvrdili unakrsno uzorkovanje zapisa kako biste osigurali točnost i potpunost. Ako možete, usporedite zaslone u Salesforceu s onima vašeg naslijeđenog sustava.

Provjerite jesu li podaci pohranjeni u ispravna polja i da li vrijednosti imaju smisla. Ako vidite adresu u polju za telefon, trebate očistiti svoje podatke ili popraviti mapiranje polja. Težite savršeno uvezenim podacima - ali očekujte i manje od toga.

Prije uvođenja Salesforcea, poduzmite dodatni korak ručnog ili automatskog ažuriranja nekih zapisa kako biste oduševili korisnike i potaknuli veći uspjeh. Kada dajete demonstraciju ili obuku, pokažite korisnicima ove potpuno unesene primjere i dajte im do znanja potencijal za Salesforce.

Nakon što imate sve u Salesforceu, zabava počinje!