NA DJELU! 2008., dodavanje datoteke na karticu Dokumenti jednostavno je i vrijedno je truda. Kartica Dokumenti, koju možete pronaći u prozorima Kontakti, Grupe ili Tvrtke, omogućuje vam da priložite ili izradite prečac za bilo koju ili sve vaše datoteke povezane s trenutnim kontaktom, grupom ili tvrtkom. Možete dodati ili izraditi prečac do prijedloga stvorenog u Excelu, ugovora stvorenog u Wordu ili čak PDF datoteke koju ste skenirali na svoje računalo.
Samo slijedite ove korake da dodate dokument na karticu Dokumenti:
1. Prikažite kontakt, grupu ili zapis tvrtke u koji želite dodati dokument.
2. Kliknite karticu Dokumenti.
3. Kliknite gumb Dodaj dokument na traci ikona kartice Dokumenti.
Ovdje imate dva izbora:
• Datoteka: odabirom ove opcije zapravo klonirate izvornu datoteku i dodajete je u svoj ACT! baza podataka. Nakon što dodate dokument na karticu Dokumenti, možete otvoriti datoteku izravno iz ACT-a! za pregled, uređivanje ili ispis. Uklanjanje datoteke s kartice Dokumenti ne uklanja izvorni dokument s vašeg računala i obrnuto. Zapamtite: budući da je datoteka koju dodate na karticu Dokumenti klon izvornika, promjene koje napravite na izvornom dokumentu ne pojavljuju se u kloniranom dokumentu koji se nalazi na kartici Dokumenti, niti se pojavljuju promjene koje napravite na kloniranom dokumentu u originalu. Razmislite o brisanju izvornog dokumenta kako biste izbjegli bilo kakvu zabunu.
• Prečac: Stvara prečac koji povezuje natrag na izvorni dokument umjesto da ga kopira. Mjesto izvornog dokumenta prikazuje se na kartici Dokumenti.
Put My Documents specifičan je i za stroj i za korisnika. Kupnjom novog računala ili izmjenom korisničkih podataka na postojećem vaš prečac(i) postaje nevažeći. Razmislite o stvaranju nove mape u sustavu Windows, kao što su ACT dokumenti, koja se može ponovno izraditi na novom računalu i vidjeti ju različitim korisnicima. Osim toga, korisnici udaljene baze podataka koji nemaju pristup tim mapama ne mogu vidjeti dokument.
Ovisno o vašem izboru, otvara se dijaloški okvir Priloži datoteku ili Priloži prečac.
4. Dođite do dokumenta koji želite dodati, odaberite ga, a zatim kliknite Otvori.
DJELUJTE! dodaje dokument u vaš ACT! bazu podataka i prikazuje veličinu, vrstu i datum zadnje izmjene na kartici Dokumenti. Priložene datoteke prikazuju naziv dokumenta; priloženi prečaci prikazuju put do datoteke.
Dokumenti koje dodate na karticu Dokumenti postaju dio vaše baze podataka, tako da korisnici udaljene sinkronizacije sada mogu pristupiti i tim dokumentima. Također možete dodati datoteku na karticu Dokumenti iz Windows Explorera ili Moje računalo povlačenjem ikone dokumenta na karticu Dokumenti.