Kako napraviti sigurnosnu kopiju datoteke podataka QuickBooks

Kritično važan zadatak koji morate obaviti vi ili neki suradnik je sigurnosna kopija QuickBooks podatkovne datoteke. Nekoliko stavki pohranjenih na tvrdom disku vašeg računala zaslužuju toliko brige kao i QuickBooks podatkovna datoteka. Doslovno, datoteka podataka QuickBooks opisuje financijske poslove vašeg poduzeća.

Apsolutno ne želite izgubiti podatkovnu datoteku. Gubitak podatkovne datoteke može značiti da ne znate koliko novca imate, da ne znate zarađujete li ili gubite novac i da nećete moći lako ili točno pripremiti svoje godišnje porezne prijave.

Osnove sigurnosnog kopiranja

Srećom, sigurnosno kopiranje QuickBooks podatkovne datoteke prilično je jednostavno. Morate izvršiti samo devet koraka:

1. Odaberite naredbu File→Create Copy.

QuickBooks prikazuje prvi dijaloški okvir Save Copy ili Backup (pogledajte sljedeću sliku), koji nudi tri opcije: opciju za spremanje sigurnosne kopije vaše QuickBooks datoteke, opciju za stvaranje prijenosne datoteke tvrtke i opciju za stvaranje računovođe kopirati.

Prvi dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju

2. Želite spremiti sigurnosnu kopiju, pa odaberite gumb za opciju Sigurnosna kopija; zatim kliknite Dalje za nastavak.

Kada kopirate QuickBooks datoteku, možete stvoriti potpunu sigurnosnu kopiju ili prijenosnu datoteku tvrtke. Prijenosna datoteka tvrtke manja je od datoteke sigurnosne kopije, pa je prikladnija za kretanje. Prijenosnu datoteku tvrtke, na primjer, lakše možete poslati e-poštom. Problem s prijenosnim datotekama tvrtke je sljedeći: QuickBooks mora naporno raditi kako bi smanjio prijenosnu datoteku tvrtke na malu veličinu. QuickBooks također mora obaviti više posla kako bi kasnije razdvojio datoteku, kada želite raditi s njom.

Nakon što kliknete Dalje, pojavljuje se drugi dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju.

Drugi dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju

Možete ići izravno na dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju odabirom naredbe Datoteka→ Kreiraj sigurnosnu kopiju.

3. Naznačite želite li spremiti svoju QuickBooks sigurnosnu kopiju na računalo vaše tvrtke ili u izvanmjesni podatkovni centar QuickBooks.

Odaberite Lokalna sigurnosna kopija kako biste naznačili da želite pohraniti sigurnosnu kopiju svoje datoteke na tvrdi disk vašeg računala ili neki prijenosni uređaj za pohranu, kao što je USB flash pogon.

4. Kliknite gumb Opcije da odaberete mjesto sigurnosne kopije.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije, kao što je prikazano.

Dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije

5. Odredite mapu ili lokaciju pogona na koju treba napraviti sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke.

Unesite naziv putanje izravno u okvir za tekst kako biste QuickBooks rekli gdje da sprema vaše sigurnosne kopije.

Ako ne znate kako unijeti naziv putanje, kliknite gumb Pregledaj. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Potraži mapu, upotrijebite njegov popis mapa da biste odabrali pogon ili mapu koju želite koristiti za sigurnosne kopije QuickBooks.

6. (Izborno) Odaberite svoje sigurnosne opcije.

Također možete koristiti dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije da odredite kada bi vas QuickBooks trebao podsjetiti da napravite sigurnosnu kopiju i kako bi QuickBooks trebao sigurnosno kopirati:

• Dodavanje vremenskih oznaka : Za dodavanje datuma i vremena sigurnosne kopije imenu datoteke sigurnosne kopije, označite potvrdni okvir pod nazivom Dodaj datum i vrijeme sigurnosne kopije u naziv datoteke (preporučeno).
• Ograničavanje sigurnosnih kopija: Kako biste rekli QuickBooks-u da se riješi starih sigurnosnih kopija, označite potvrdni okvir pod naslovom Ograniči broj sigurnosnih kopija u ovoj mapi na X, a zatim odredite koliko sigurnosnih kopija želite zadržati pomoću susjednog okvira za tekst.
• Postavljanje podsjetnika za sigurnosnu kopiju: Označite potvrdni okvir pod nazivom Podsjeti me da napravim sigurnosnu kopiju kada zatvorim datoteku svoje tvrtke svakih X puta kako biste naveli da želite da vas se podsjeti da napravite sigurnosnu kopiju QuickBooks datoteke kada zatvorite QuickBooks. Vaše opcije intervala uključuju svaki put, svaki drugi put, svaki treći put i tako dalje.
• Omogućavanje provjere podataka: upotrijebite tipke za provjeru da biste QuickBooks rekli da treba provjeriti integritet podataka kada stvara sigurnosnu kopiju vaših podataka. Odaberite radio gumb Potpuna provjera (preporučeno) za najbolju i najopsežniju provjeru QuickBooksa. Ako ste netko tko nema vremena za dodatnih nekoliko sekundi dvostruke provjere koje je potrebno za provjeru podataka, svakako odaberite radio gumb Brža provjera. Još bolje, potpuno bacite oprez u vjetar — oprez je ionako za bebe — i odaberite radio gumb Bez provjere.

7. Kliknite U redu kada završite s određivanjem mjesta i mogućnosti sigurnosne kopije, a zatim kliknite Dalje.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir (pogledajte sljedeću sliku) koji vas pita kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

Dijaloški okvir Spremi kopiju ili Sigurnosnu kopiju pita kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

8. Odredite kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

Obično želite napraviti sigurnosnu kopiju kada odaberete naredbu Spremi kopiju ili Sigurnosno kopiranje. U ovom slučaju, kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju koji postavlja pitanje "kada", kliknite radio gumb Spremi to sada. Alternativno, možete reći QuickBooks da zakaže redovite sigurnosne kopije QuickBooks podatkovne datoteke prema nekoj pametnoj shemi tako što ćete - kada QuickBooks postavi pitanje "kada" - kliknuti radio gumb Spremi to sada i zakazati buduće sigurnosne kopije ili klikom na Samo zakaži buduće sigurnosne kopije Radio gumb. Ako QuickBooks-u kažete da želite zakazati sigurnosno kopiranje, QuickBooks prikazuje nekoliko dijaloških okvira koje koristite za kreiranje novog rasporeda sigurnosnog kopiranja imenovanjem rasporeda i postavljanjem dana i vremena kada bi sigurnosne kopije trebale biti zakazano.

9. Kliknite Završi da zatvorite dijaloški okvir Spremi kopiju ili Sigurnosnu kopiju.

Kada navedete kako bi operacija sigurnosnog kopiranja trebala funkcionirati, kliknite Završi. QuickBooks stvara sigurnosnu kopiju (ili stvara kopiju) trenutne datoteke tvrtke QuickBooks i pohranjuje tu novu kopiju datoteke na mjesto sigurnosne kopije.

Što je s online sigurnosnom kopijom?

Ako ste pažljivi, možda ste primijetili da dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju uključuje radio gumb Online sigurnosna kopija. Ako želite saznati više o sigurnosnom kopiranju datoteke s podacima tvrtke QuickBooks na mreži — što znači korištenje Intuitove računalne mreže umjesto vašeg računala ili nekog izmjenjivog diska za pohranu sigurnosne kopije — možete odabrati taj radio gumb.

Za ono što vrijedi, toplo preporučujem da razmislite o korištenju online sigurnosne metode iz dva razloga:

• Razuman trošak: Sigurnosno kopiranje na mreži je izuzetno razumno (možda čak dolazi i bez dodatne naknade ako imate QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus ili Enterprise), a cijene se temelje na vremenskoj traci (mjesečna pretplata koštat će više mjesečno nego godišnja pretplatu) i o tome da li sigurnosno kopirate samo QuickBooks ili sve datoteke na računalu. Čini se da je sigurnosna kopija svih datoteka uz godišnju pretplatu najbolja vrijednost.
• Manje napora: Sigurnosno kopiranje na mreži može učiniti zadatak sigurnosnog kopiranja manje teškim i redovitijim sve dok imate pouzdanu internetsku vezu. Ne morate se sjetiti napraviti sigurnosnu kopiju, a zatim ne zaboravite ponijeti disk za sigurnosnu kopiju kući.

Dvije kratke završne točke: Da, ja koristim online opciju sigurnosne kopije QuickBooks (i za sigurnosno kopiranje svih mojih važnih datoteka). Ne, Intuit mi ne plaća neku vrstu tajne provizije za reklamiranje proizvoda.

Datoteke sigurnosne kopije možete pohraniti u mapu koja se sinkronizira sa sigurnosnom kopijom u oblaku, kao što je Dropbox, Google Drive ili Microsoftov OneDrive. Svaka od ovih usluga nudi besplatnu sigurnosnu kopiju u oblaku za postavljanje i zaborav ako koristite besplatni prostor za pohranu koji nudi bilo koja od njih. Ova vrsta usluge definitivno je opcija za korisnike koji imaju ograničeni budžet ili ograničena sredstva.

Neke rezervne taktike

Sigurnosno kopiranje je uglavnom stvar zdravog razuma. Međutim, s obzirom na to, dopustite mi da vam dam neke ideje o tome kako, kada i možda zašto biste trebali napraviti sigurnosnu kopiju:

• Učini to lakšim. Spominjem to u svojoj preporuci vezano uz opciju online sigurnosnog kopiranja, ali to zaslužuje ponovno spomenuti. Najvažnija stvar koju možete učiniti u vezi sigurnosnog kopiranja QuickBooks podatkovne datoteke je sljedeće: Olakšajte sigurnosnu kopiju. To vjerojatno znači da treba uzeti u obzir online opciju, ali ako ipak idete lokalno, želite imati uređaj za pohranu visoke gustoće koji se može ukloniti koji možete koristiti s računalom koje koristite za pokretanje QuickBooksa. Koristim mali USB flash pogon. Odaberite koji vam uređaj najbolje odgovara, ali svakako želite uređaj za pohranu koji je na sličan način jednostavan za korištenje. U ovom slučaju, jednostavno znači da je vjerojatnije da će doći do sigurnosnog kopiranja.
• Sigurnosno kopirajte redovito. Preporučujem da napravite sigurnosnu kopiju svaki put kada unesete transakcije u podatkovnu datoteku QuickBooks. Očito, ako sigurnosno kopiranje predstavlja puno posla, nećete to htjeti učiniti. Ali ako imate jednostavan način za sigurnosno kopiranje i praktičan uređaj za pohranu na koji možete sigurnosno kopirati, možete — i trebali biste — redovito sigurnosno kopirati. Dnevno nije prečesto.
• Pohranite sigurnosnu kopiju QuickBooks podatkovne datoteke izvan mjesta. Još jedna važna točka koju vrijedi spomenuti: mnogi događaji koji mogu uništiti ili oštetiti vašu podatkovnu datoteku specifični su za vaše računalo, kao što je kvar tvrdog diska, virus, nesreća korisnika i tako dalje. Neki od događaja koji mogu oštetiti ili uništiti vašu podatkovnu datoteku QuickBooks, međutim, ovise o lokaciji. Požar, poplava ili krađa mogu uzrokovati da izgubite QuickBooks podatkovnu datoteku i njezinu sigurnosnu kopiju. Iz tog razloga, želite pohraniti kopiju sigurnosne kopije izvan lokacije. Na kraju tjedna, na primjer, možda ćete htjeti staviti flash disk u džep košulje ili torbicu i ponijeti ga kući. Provjerite da ako nešto ošteti ili uništi QuickBooks podatkovnu datoteku, to isto ne uništi i sigurnosnu datoteku QuickBooks podataka.