Yritystiedostojen puhdistaminen QuickBooks 2011:ssä

Kun puhdistat QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion kyseisestä tiedostosta. Prosessi tekee myös datatiedostosta pienemmän poistamalla ja tiivistämällä monia vanhoja yksityiskohtatapahtumia käyttämällä suuria hirviöpäiväkirjamerkintöjä.

Voit arkistoida QuickBooks-yritystiedoston seuraavasti:

1 Valitse Tiedosto→ Apuohjelmat→ Clean Up Company Data.

Clean Up Company Data -valintaikkuna tulee näkyviin.

2 Valitse Poista tapahtumat tietystä päivämäärästä -valintanappi.

Tämä vaihtoehto kertoo QuickBooksille, että haluat tehdä kaksi asiaa: Luo QuickBooks-datatiedostosta arkistokopio ja pienennä toimivan yritystiedoston kokoa, jotta se ei ole niin suuri.

3 Määritä Poista Suljetut tapahtumat -päivämäärä tai -päivämäärä ja napsauta Seuraava.

Voit määrittää päivämäärän, jota ennen suljetut tapahtumat tulee poistaa, kirjoittamalla päivämäärä sille varattuun päivämääräruutuun. Poistat suljetut tapahtumat vain, jos QuickBooks-yritystiedostosi kasvaa liian suureksi. Voit helposti työskennellä QuickBooks-yritystiedoston kanssa, joka on 25, 50 tai jopa 100 Mt. (Jos olet kiinnostunut. Paina Ctrl+1 näyttääksesi ikkunan, joka näyttää kuinka suuri QuickBooks-datatiedostosi on.)

4 Määritä lisäehdot, joita haluat QuickBooksin soveltavan tapahtumien poistamiseen, ja napsauta Seuraava.

Sinulla voi olla tapahtumia, joita ei esimerkiksi koskaan tyhjennetä tai joita ei koskaan tulosteta tai lähetetä. Jos haluat ilmoittaa, että myös osa näistä vanhoista tapahtumista pitäisi poistaa, valitse poistoehtoa vastaava valintaruutu. Jos haluat poistaa vanhat laskut ja arviot, jotka on edelleen merkitty lähetettäviksi, valitse Poista lähetettäväksi merkityt laskut ja arviot -valintaruutu.

5 Määritä muut luettelon puhdistustoimenpiteet ja napsauta Seuraava.

Tämä on tilaisuutesi päästä eroon tiedoista, joita et enää käytä tai joita et varmasti tarvitse uudelleen.

6 Vahvista puhdistus- ja arkistointitoimintosi.

Jos teit virheen, napsauta Takaisin-painiketta muuttaaksesi aiempia valintojasi.

7 Napsauta Aloita puhdistus.

Puhdistusprosessin alussa QuickBooks kehottaa sinua varmuuskopioimaan QuickBooks-yritystiedoston.

8 Varmuuskopioi datatiedosto pyydettäessä.

QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi osana puhdistustoimintoa toimii samalla tavalla kuin QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi milloin tahansa muulloinkin.