Yleisten kirjanpitoasetusten määrittäminen QuickBooks 2013:ssa

QuickBooks 2013:n Yritysasetukset-välilehti sisältää seuraavat viisi yleistä kirjanpitovalintaruutua sekä päivämäärävaroitukset ja sulkemispäivän asetukset. (Valintaruudut ovat luultavasti itsestäänselviä kaikille, jotka ovat tehneet jonkin verran kirjanpitoa QuickBooksin kanssa, mutta uusille QuickBooks-käyttäjille tässä on lyhyt kuvaus kunkin tekemisestä.)

• Käytä tilinumeroita: Käytä tilinumeroita -valintaruutu, jos se on valittuna, antaa sinun syöttää tilinumeron tapahtumaa varten. Asiaan liittyvä valintaruutu Näytä vain pienin alatili käskee QuickBooksia näyttämään vain alatilin nimen ja tilinumeron (jos käytät sellaista) tilin koko perinnön sijaan.

  Jos käytät useita alatilitasoja, tämä vaihtoehto voi todella puhdistaa näkymiä, mikä helpottaa tarkastelemasi tilin tunnistamista.

• Vaadi tilejä: Vaadi tilejä -valintaruutu, jos valittuna, kertoo QuickBooksille, että sinun on määritettävä tili tapahtumaa varten. Tässä on järkeä. Jos et käytä tilejä seurataksesi summia, jotka virtaavat yritykseen ja sieltä ulos, et todellakaan tee kirjanpitoa. Ei olisi koskaan järkevää poistaa Vaadi tilit -valintaruudun valintaa.

• Käytä luokkaseurantaa tapahtumissa: Käytä luokkaseurantaa -valintaruudun avulla voit kertoa QuickBooksille, että haluat käyttää paitsi tilejä myös taloudellisten tietojen seuraamiseen, myös luokkia. Luokkien avulla voit jakaa tilitason tiedot toisella tavalla. Tämä kuulostaa monimutkaiselta, mutta se on todella yksinkertaista.

  Esimerkiksi tililuettelon avulla voit seurata tuloja ja menoja tulo- ja kululuokkien mukaan. Voit seurata kuluja käyttämällä luokkia, kuten palkat, vuokrat ja tarvikkeet. Siksi luokat tarjoavat sinulle tavan seurata näitä tietoja toisessa ulottuvuudessa.

  Voit esimerkiksi jakaa palkkakulut yrityksesi kahdessa eri toimipaikassa käytettyihin palkkoihin. Ravintoloitsija, jolla on kaksi ravintolaa, saattaa haluta tehdä tämän. Huomaa, että QuickBooks tarjoaa myös ruudun, jonka voit valita osoittaaksesi, että QuickBooksin pitäisi kehottaa sinua määrittämään luokkia.

• Määritä automaattisesti yleinen päiväkirjakirjausnumero: Tämä valintaruutu käskee QuickBooksin määrittämään numerot yleisille päiväkirjakirjauksille, jotka syötät Tee päiväkirjakirjaus -komennolla. Haluat jättää tämän valintaruudun valituksi. Yleiset päiväkirjamerkinnät muuten kirjoittaa yleensä CPA:si tai ammatillinen kirjanpitäjäsi.

• Varoita kirjattaessa tapahtumaa kertyneisiin voittovaroihin : Tämä valintaruutu käskee QuickBooksin näyttämään varoitusviestin aina, kun sinä tai joku muu yrittää veloittaa tai hyvittää suoraan kertyneiden voittovarojen tiliä. (Tavallisesti et halua veloittaa tai hyvittää kertyneiden voittovarojen tiliä suoraan, ja vain ammattitaitoiset kirjanpitäjät kirjaavat tapahtumat suoraan kertyneisiin voittovaroihin joka tapauksessa.)

• Päivämäärävaroitukset: Päivämäärävaroitukset -ruudut kertovat QuickBooksin varoittavan sinua, kun sinä tai joku muu tekee tapahtuman, jonka päivämäärä on liian kaukana menneisyydestä tai liian kaukana tulevaisuudesta. Jos valitset jommankumman Päivämäärävaroitukset -ruudusta, haluat myös määrittää, kuinka monta päivää on liian kaukana menneisyydestä tai liian kaukana tulevaisuudesta.

• Sulkemispäivän asetukset: Sulkemispäivä-ruudussa voit määrittää päivämäärän, jota ennen QuickBooks-datatiedostoa ei voi muuttaa. Toisin sanoen, jos asetat sulkemispäiväksi 31. joulukuuta 2011, kerrot QuickBooksille, että et halua tehdä muutoksia QuickBooks-datatiedostoon ennen tätä päivämäärää.

  Tämä tarkoittaa, että joku ei voi muokata tapahtumaa, joka on päivätty ennen sulkemispäivää ilman pelottavaa varoitusviestiä. Se tarkoittaa myös sitä, että joku ei voi syöttää tapahtumaa käyttämällä päivämäärää ennen tätä sulkemispäivää.

  Voit napsauttaa Aseta päivämäärä/salasana -painiketta avataksesi valintaikkunan, jossa voit määrittää sulkemispäivän ja luoda salasanan, jota tarvitaan, kun joku haluaa lisätä vanhan tapahtuman tai muokata vanhaa tapahtumaa.

Kauan sitten QuickBooksin aikaisemmissa versioissa voit myös ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä kirjausketjuominaisuuden käyttämällä kirjanpitoasetusten Yritysasetukset-välilehteä. Kaikissa QuickBooksin uusimmissa versioissa on kuitenkin aina käytössä oleva kirjausketju, joten et näe enää Kirjauspolku-valintaruudun kirjanpitoasetusta.

Kirjausketju muuten vain pitää luetteloa siitä, kuka tekee mitäkin muutoksia tapahtumiin. Kirjanpitäjät rakastavat ennustettavasti kirjauspolkuja. Kirjausketjujen avulla joku, kuten CPA, voi tulla jälkikäteen ja selvittää, miksi tilin saldo on mitä se on.