Vinkkejä MYOB-sääntöjen ja pankkisyötteiden kanssa työskentelemiseen

Yksi MYOB AccountRightin hienoista asioista on, että voit määrittää pankkisäännöt jakamaan tapahtumat automaattisesti. Tässä on muutamia vinkkejä sääntöjen luomiseen, jotka toimivat oikein joka kerta.

• Pidä sääntöehdot mahdollisimman yksinkertaisina. Esimerkiksi äskettäinen maksu mekaanikkollesi saattaa tulla nimellä "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Voit toki luoda säännön, joka käskee MYOB:ia kohdistamaan kaikki tapahtumat näillä täsmällisillä sanoilla moottoriajoneuvokuluille, mutta käytä sen sijaan hetki sääntöehtojen yksinkertaistamiseen. Luo esimerkiksi sääntö, joka käskee MYOBia kohdistamaan kaikki tapahtumat sanoilla "BAY AUTOMOTIVE" moottoriajoneuvojen kuluihin. Näin sääntö pysyy todennäköisemmin oikeana, jos maksat ensi kerralla luottokortilla EFTPOS:n sijaan tai mekaanikko muuttaa kauppiaspalveluaan siten, että tiliotteen teksti näkyy eri tavalla.

• Pidä sääntöjen nimet informatiivisina ja helposti tunnistettavissa olevina. MYOB käyttää oletuksena säännön nimenä koko kuvausta tiliotteessa olevasta tekstistä. Yllä olevaa esimerkkiä käyttämällä säännön nimeksi tulee "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Älä hyväksy tätä oletusta, vaan muokkaa aina sääntöjen nimiä, jotta sääntösi on helpompi löytää tulevaisuudessa. Esimerkiksi hyvä säännön nimi tälle tapahtumalle on luultavasti "Bay Automotive Vehicle Repairs", koska tämä nimi sisältää sekä asiaankuuluvan tiliotteen tekstin että kulutyypin.

• Kun luot sääntöä, siirry aina Lisäasetukset-kohtaan ja kirjoita toimittajan tai asiakkaan nimi oikeaan alakulmaan. Vaikka kortin valitseminen ei ole pakollista, muista, että ellet valitse korttia, et voi jatkossa etsiä kaikkia tämän asiakkaan tai toimittajan tapahtumia. Tämä yksityiskohtaisen tapahtumahistorian puuttuminen voi olla todella tuskaa, joten käytä ylimääräistä aikaa näiden tietojen lisäämiseen aina, kun luot uuden säännön.

  Kun käytät verkkopankkia sähköisten maksujen suorittamiseen tavarantoimittajille, mieti tarkkaan, miten kuvaus tulee näkymään tiliotteessasi. Kysy itseltäsi, pystytkö luomaan säännön tämän kuvauksen perusteella? Vastaus tähän kysymykseen riippuu sekä pankistasi että siitä, näkyykö maksunsaajan nimi aina tiliotteessasi. Yksi vinkki on tallentaa toimittajatiedot ja maksujen kuvaukset verkkopankkiisi, jotta joka kerta tulee täsmälleen sama teksti. Tällä tavalla voit luoda säännön tietyn tekstin perusteella.

• Pidä silmällä päällekkäisiä sääntöjä. Käy ajoittain läpi sääntöluettelosi ja tarkista, miten olet asettanut ehdot. Jos näet kaksi sääntöä, joilla on samat ehdot, joko poista toinen säännöistä tai muuta sääntöehtoja.

• Pyydä MYOB jakamaan henkilökohtaiset prosenttiosuudet automaattisesti. Käytä lisäasetuksia luodaksesi säännön, joka jakaa nämä kulut automaattisesti liike- ja henkilökohtaisiin kuluihin (esimerkiksi, jos käytät aina 75 prosenttia bensiinistä yrityksille ja 25 prosenttia henkilökohtaisille kuluille).

• Kun olet Pankkisyötteet-ikkunassa, pidä aina hiiren osoitin Sääntö Applied -kuvakkeen päällä ennen kuin napsautat Hyväksy. Tällä tavalla MYOB näyttää, mille tilille tapahtuma kohdistetaan, ja voit tarkistaa, että sääntö toimii oikein.

• Älä luo sääntöä sillä ehdolla, että kaikki sanan "BP" sisältävät tapahtumat kohdistetaan bensiiniin. Miksi ei? Koska jos teet niin, jokainen BPAY-tapahtuma, olipa kyseessä sähkö, puhelin tai vero, kohdennetaan bensiiniin yksinkertaisesti siksi, että "BPAY" sisältää kirjaimet "BP".

• Jos sinulla on paljon tapahtumia, harkitse säännön nimen määrittämistä Muistio-kenttään sääntöä luodessasi. Jos esimerkiksi luot säännön, jonka ehdolla on, että jokainen tapahtuma, joka sisältää sanat "Katoomba Au", kohdistetaan Motor Vehicle Repairille (koska Katoomba Au tarkoittaa tässä tapauksessa Katoomba Automotivea), yksi temppu on siirtyä kohtaan Lisäasetukset ja Kirjoita tämän säännön muistioksi "Katoomba Automotive -säännön avulla luotu tapahtuma". Tällä tavalla, jos tarkastelet tapahtumia vuosineljänneksen tai vuoden lopussa ja huomaat, että tapahtumat on kohdistettu väärin, tiedät mikä sääntö on aiheuttanut asioiden menemisen pieleen.

Oikein käytettynä pankkisäännöt voivat säästää jopa 90 prosenttia tietojen syöttöajasta ja käytännössä eliminoida aikaa vievien pankkien täsmäytysten tarpeen.