Varastotuotteiden määrittäminen QuickBooks 2019:ssä

Ennen kuin voit seurata varastoasi, sinun on tehtävä kaksi asiaa. Ensin sinun on kerrottava QuickBooksille, että haluat seurata varastoa. Voit tehdä tämän valitsemalla Muokkaa → Asetukset. Kun QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan, napsauta vasemmalla olevassa luettelossa olevaa Items & Inventory -kuvaketta. Näytön pitäisi näyttää huomattavan samanlaiselta kuin kuvassa. (Sinun on ehkä ensin napsautettava Yritysasetukset-välilehteä.) Varmista, että Varasto- ja ostotilaukset ovat aktiivisia -valintaruutu on valittuna ja että jokin Varoita, jos varastoa ei ole tarpeeksi myytäväksi -vaihtoehtopainikkeista on valittuna.

Tuotteet ja varastoasetukset -valintaikkuna.

Tässä on toinen asia, joka sinun on tehtävä: Luo tuoteluettelo. Tämä luettelo on kuvaus kaikista tuotteista, jotka saatat sisällyttää laskuun. Toisin sanoen kaikki tilaamasi ja myymäsi tuotteet kuuluvat Tuoteluetteloon.

Sinun olisi pitänyt määrittää alkuperäinen tuoteluettelo QuickBooksin asennuksen aikana. Jos haluat lisätä kohteen luetteloosi, valitse Listat → Tuoteluettelo. Napsauta sitten Tuote-painiketta, valitse avattavasta valikosta Uusi ja täytä Uusi nimike -ikkuna.

Kun otat varaston käyttöön ja olet määrittänyt (tai päivittänyt) tuoteluettelosi, voit seurata varastoasi.

Kun purat tavaroita kuorma-autosta, vastaanotat ne postissa tai ostat ne katukauppiaalta, sinun on kirjattava tuotteet, jotta QuickBooks voi seurata varastoasi. Tavaroiden kirjaaminen ja maksaminen riippuu siitä, maksatko käteisellä tynnyrillä, saatko laskun tavaroiden mukana vai vastaanotatko tuotteet ilman laskua (jolloin maksat tuotteet myöhemmin).

Ja olet saattanut täyttää ostotilauksen (PO) vastaanottamistasi tuotteista. Jos näin on, tavaroiden vastaanottaminen on hieman helpompaa. Suosittelen vahvasti ostotilauksen täyttämistä, kun tilaat tuotteita, jotka aiot vastaanottaa ja maksaa myöhemmin.

Tallenna tuotteet, jotka maksat etukäteen

Okei, ostit juuri kolme posliinikanaa Marrakeshin basaarista, ja nyt haluat lisätä ne varastoon ja kirjata ostoksen. Kuinka kirjaat varaston, jonka olet maksanut tiskin kautta? Tietenkin käyttämällä Kirjoita shekit -ikkunaa – samalla tavalla kuin kirjaat kaikki muutkin etukäteen maksamasi laskut.

Kirjaa tuotteet, jotka eivät tule laskun mukana

Mitä tapahtuu, jos tuotteet tulevat ennen laskua? Onneksi sinulla on tavarat, eikä sinun tarvitse vielä maksaa niistä. Sinun on kuitenkin kirjattava juuri vastaanottamasi inventaario, jotta tiedät, että sinulla on se käsillä. Et voi tehdä sitä Kirjoita shekit -ikkunassa, koska et kirjoita shekkiä tavaroiden maksamiseen – ainakaan vähään aikaan. Kuinka kirjaat vastaanottamasi tavarat ennen niiden maksamista? Jatka lukemista:

1. Valitse Toimittajat → Vastaanota tuotteet tai napsauta Aloitusnäytön Vastaanota varasto -kuvaketta ja valitse vaihtoehto Vastaanota varasto ilman laskua.

Näet Luo tuotekuitit -ikkunan, kuten kuvassa. Tämä ikkuna on samanlainen kuin Anna laskut -ikkuna, mutta siinä lukee Tuotekuitti. (Näet Syötä laskut -ikkunan uudelleen, kun saat laskun tuotteista.)

Luo tuotekuitit -ikkuna.

2. Täytä ikkunan yläosa.

Jos haluat tallentaa tuotteita toimittajalta, joka on jo Toimittajaluettelossa, napsauta alanuolta ja valitse sitten toimittaja. Jos toimittaja on uusi toimittaja, valitse avattavasta valikosta Lisää uusi ja kuvaile sitten toimittajaa yksityiskohtaisesti näkyviin tulevassa Uusi toimittaja -valintaikkunassa. Kun olet valmis Uusi toimittaja -valintaikkunan, napsauta OK.

3. Napsauta Kohteet-välilehteä.

Sinun on napsautettava Kohteet-välilehteä vain, jos se ei ole jo näkyvissä. Luultavasti on. Mutta tietokonekirjojen kirjoittajien kunniasäännöt ja pakonomainen persoonallisuus edellyttävät, että kerron sinulle, että on olemassa toinen välilehti - Kulut-välilehti - ja voit mahdollisesti näyttää sen sen sijaan.

4. Siirry Nimike-sarakkeeseen ja kirjoita nimikkeelle nimi.

Huomaa Kohde-sarakkeen alanuoli. Napsauta sitä nähdäksesi tuoteluettelon. Näkyykö tuote, josta maksat, tässä luettelossa? Jos on, napsauta sitä. Jos ei, anna uusi nimike. Näet Tuotetta ei löydy -viestiruudun. Napsauta Kyllä, täytä Uusi kohde -valintaikkuna ja napsauta sitten OK.

Voit yhtä hyvin mennä alas pakkausluetteloon syöttämällä tuotteet Kohteet-välilehdelle. Varmista, että Tuotteet-välilehti näyttää tarkasti, mitä pakkausluettelossa on. Ja kirjoita lyhyt kuvaus tuotteista Muistio-kenttään, koska kuvauksesta voi olla hyötyä myöhemmin, kun haluat yhdistää lähetyskuittisi laskuun. Kun olet valmis, Luo tuotekuitit -ikkunan pitäisi näyttää edellisen kuvan kaltaiselta.

5. Ilmoita määrä ja hinta seuraavasti:

• Määrä-sarake: Kuvaile saamasi määrä.
• Kustannussarake: Kuvaa tuotteen yksikköhinta. Jos antamasi nimikkeen yksikköhinta edustaa muutosta, QuickBooks kysyy, haluatko päivittää tuotteen vakiohintaa (tallennettuna Tuoteluetteloon) ja haluatko päivittää tuotteen vakiohintasi.

6. Napsauta Tallenna ja uusi -painiketta tai Tallenna ja sulje -painiketta tallentaaksesi juuri vastaanottamasi kohteet.

Tuotteet ovat virallisesti osa varastoasi. Lähetyskuitti on merkitty ostoreskontrarekisteriin. Ei vain sitä, vaan olet myös valmis, kun lasku tulee.

Maksa tavarat kun saat laskun

Tuotteet saapuvat ja täytät tuotekuitin. Kolme viikkoa kuluu. Mitä tämä on postilaatikossasi? Se on tietysti lasku! Nyt sinun on syötettävä lasku tavaroista, jotka sait kolme viikkoa sitten. Tämä työ on helppoa:

1. Valitse Toimittajat→ Syötä vastaanotettujen tuotteiden lasku.

Tai napsauta aloitusnäytössä Syötä laskut varastoon -kuvaketta. Jos olet Vendor Centerissä, napsauta Uudet tapahtumat ja sitten Syötä vastaanotettujen tuotteiden lasku. Näyttöön tulee Select Item Receipt -valintaikkuna, kuten kuvassa.

Valitse nimikkeen kuitti -valintaikkuna.

2. Napsauta avattavaa Toimittaja-valikkoa ja valitse sinulle laskun lähettäneen toimittajan nimi.

Näet laatikossa yhden tai useamman tuotekuitin, jossa on kuittiin merkitsemäsi päivämäärä, sen viitenumero ja kuittiin kirjoittamasi muistio.

3. Valitse lähetyskuitti, josta haluat syöttää laskun, ja napsauta sitten OK.

Syötä laskut -ikkuna avautuu kuvan mukaisesti. Vaikuttaako tämä tieto tutulta? Sen pitäisi - ne ovat samat tiedot, jotka laitoit Luo tuotekuitit -ikkunaan, mutta nyt työskentelet laskun, et kuitin kanssa.

Anna laskut -ikkuna.

4. Vertaa ikkunan Kohteet-välilehteä laskuun.

Maksatko siitä, mitä sait aikaisemmin? Toimituskulut ja myyntivero on saatettu lisätä laskuusi. Saatat myös joutua säätämään hintaa, koska olet saattanut arvata, kun tallensit tuotteiden vastaanottamisen. Jos näin on, lisää ja säädä alkuperäisen kuitin tiedot käyttämällä Kohteet-välilehteä. (Voit lisätä uusia kohteita napsauttamalla Laske uudelleen -painiketta.)

Kuinka monta päivää sinun on maksettava tämä lasku? Onko se nyt erääntynyt? Katso Ehdot-riviltä, ​​mitkä ovat tämän toimittajan maksuehdot. Muuta maksuehtoja, jos ne ovat virheellisiä, valitsemalla avattavasta valikosta eri merkintä.

Haluat maksaa laskusi parhaaseen mahdolliseen aikaan, mutta jotta voit tehdä niin, Syötä laskut -ikkunan ehtojen on vastattava toimittajan maksuehtoja.

5. Tallenna lasku napsauttamalla Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje.

Sinun on silti maksettava myyjän lasku, tietysti. Ymmärrän kyllä.

Tallenna tuotteet ja maksa laskut kerralla

Oletetaan, että saat laskun, kun vastaanotat tavarat. Tavarat puretaan elefantin selästä, ja norsun kuljettaja kumartaa ja ojentaa sinulle laskun. Noudatat seuraavia vaiheita:

1. Valitse Toimittajat → Vastaanota tuotteet ja anna lasku.

Tai napsauta aloitusnäytössä Vastaanota varasto ja valitse sitten Vastaanota varasto laskulla -vaihtoehto. Tai napsauta Toimittajakeskuksessa Uudet tapahtumat ja sitten Syötä vastaanotettujen tuotteiden lasku. Näet Enter Bills -ikkunan. Tunnet tämän ikkunan ja tiedät tarkalleen, mikä se on ja mitä se tekee. Jos sait kalkkunan tälle sivulle hakemiston kautta, sinun on tiedettävä inventaariotarkoituksiin, kuinka kirjatat tuotteet, joista maksat.

2. Täytä ikkunan yläosa.

Tämä tavara on melko perus. Valitse toimittaja pudotusvalikosta ja varmista, että myyjän ehdot tämän laskun maksamiselle näkyvät oikein. Jos tämä toimittaja on uusi, valitse Lisää uusi. QuickBooks pyytää sinua täyttämään toimittajaa koskevan tiedon valintaikkunan. Tee se. Varmista, että täytät Laskun eräpäivä -rivin oikein.

3. Napsauta Kohteet-välilehteä ja luettele kaikki tuotteet, joista maksat.

Näet nimikeluettelon siirtämällä kohdistimen Nimike-sarakkeeseen ja napsauttamalla näkyviin tulevaa alanuolta. Varmista, että tuotteiden määrä ja hinta on lueteltu oikein Tuotteet-välilehdessä.

4. Napsauta Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje.

QuickBooks lisää listaamasi tuotteet tuoteluetteloon ja tekee niistä viralliset osat varastoasi.

Kun myyt tavaraa

Ehkä olet huomannut samankaltaisuuksia Syötä laskut -ikkunan Tuotteet-välilehden ja laskun alareunassa olevan Määrä/Tuotekoodi/Kuvaus/Hinta/Jokainen/Summa -ruudun välillä. QuickBooks käyttää molempia varaston pitämiseen.

Kun myyt tavaraa, QuickBooks säätää varastoasi automaattisesti. Toisin sanoen, jos ostat 400 posliinikanaa ja myyt niistä 350, sinulla on vain 50 käsillä. QuickBooks päivittää tämän muutoksen tietueet. Ei mussua, ei meteliä. Jumalauta, eikö olekin hienoa? Ei enää makaa hereillä öisin miettien, onko sinulla tarpeeksi kanoja tai vombatteja tai mitä tahansa. Sama tapahtuu, kun teet käteismyyntiä. Kun luet tuotteet myyntikuittiin, QuickBooks olettaa, että ne lähtevät käsistäsi ja vähentää ne varastostasi.

Toinen hyvä huomioitava asia hyvästä varastokirjanpidosta: QuickBooks-ikkunoissa, joissa voit syöttää varastotuotemääriä (kuten ikkunassa, jota käytät laskun kirjaamiseen), QuickBooks laittaa pienen painikkeen Määrä-kentän sisään. Napsauta tätä painiketta nähdäksesi valintaikkunan, joka kuvaa kohteen nykyisen ja tulevan saatavuuden.

Yksi tämän tarinan moraali on "Pidä hyvä, kuvaava tuoteluettelo". Toinen moraali on "Syötä tuotteet huolellisesti shekkien ja laskujen Tuotteet-välilehdelle ja myyntikuittien ja laskujen Tuote/Kuvaus/Luku/Hinna/Summa-ruutuun."