Varaston kirjanpito QuickBooksissa 2017

Onneksi QuickBooks hoitaa suurimman osan yrityksen varastokirjanpidosta automaattisesti. Kun ostat varastotuotteen esimerkiksi kirjoittamalla sekin tai kirjaamalla ostovelkalaskua, QuickBooks säätää automaattisesti varastotilejäsi sekä varaston dollariarvon että tavaroiden määrän mukaan. Kun myyt varastotuotteen asiakkaalle, QuickBooks säätää jälleen automaattisesti varastosi dollariarvon ja myy myymiesi tuotteiden määrät.

Pohjimmiltaan tämä kaikki tarkoittaa, että QuickBooks ylläpitää jatkuvaa varastojärjestelmää - varastojärjestelmää, jonka avulla voit milloin tahansa tietää, kuinka paljon tuotteita sinulla on varastossa ja minkä arvon varastosi on. (Aiemmin pienemmät yritykset käyttivät usein säännöllistä varastojärjestelmää , mikä tarkoitti, että yritysten omistajat eivät koskaan tienneet millään tarkkuudella varastonsa dollariarvoa tai hallussaan pitämiensä varastoerien määrää.)

Vaikka kaikki edellisessä kappaleessa kerrotaan hyvistä uutisista, useat varastoon liittyvät päänsäryt vaativat hieman kirjanpitotaikuutta. Erityisesti, jos yritykselläsi on varastoa, sinun on tiedettävä, kuinka käsitellä vanhentunutta varastoa, hävittää vanhentunut varasto ja varaston kutistuminen.

Vanhentuneen varaston käsittely

Vanhentuneella varastolla tarkoitetaan tuotteita, jotka olet ostanut myyntiin, mutta jotka eivät osoittautuneet myyntikelpoisiksi. Ehkä asiakkaat eivät enää halua sitä. Ehkä sinulla on liian paljon varastotavaraa etkä koskaan pysty myymään kaikkea, mitä sinulla on.

Kummassakin tapauksessa tallennat sen tosiasian, että varastosi arvo on itse asiassa pienempi kuin mitä varten ostit sen. Ja haluat tallentaa sen tosiasian, että vanhentuneeseen esineeseen käyttämäsi rahat ovat todellakin kuluja. Oletetaan, että olet ostanut 100 dollarin tuotteen, jonka huomaat nyt olevan vanhentunut. Miten kirjataan tämä vanhentuminen?

Päiväkirjakirjaus 7: Vanhentuneen inventaarion vähennyksen kirjaaminen

Kuten päiväkirjamerkintä 7 osoittaa, kirjataksesi 100 dollarin varastonimikkeen vanhenemisen, veloitat ensin 100 dollaria kulutililtä, ​​jota kutsutaan nimellä "Varaston vanhentuminen". Tämän jälkeen hyvität 100 dollaria vastikkeelliselle tilille, jonka nimi on "Vanhentuneen varaston korvaus".

Vastaomaisuustili kirjataan taseeseen välittömästi sen omaisuustilin alapuolelle, johon se liittyy. Vastaomaisuustili negatiivisine luottosaldoineen alentaa omaisuustilin nettoraportoitua arvoa. Jos varastotilin saldo on 3 100 dollaria ja sinulla on 100 dollarin hyvitys vanhentuneesta varastotilistä, varaston nettosaldo on 3 000 dollaria. Toisin sanoen vastaomaisuustili vähennetään vastaavasta omaisuustilistä.

QuickBooks edellyttää, että tallennat päiväkirjamerkinnän 7 itse käyttämällä Tee päiväkirjamerkintöjä -komentoa.

Vanhentuneen varaston hävittäminen

Kun lopulta hävität vanhentuneen varaston, kirjaat tämän kaltaisen päiväkirjamerkinnän. Tämä päiväkirjakirjaus veloittaa vastaomaisuustiliä 100 dollaria ja hyvittää varastoa 100 dollaria. Toisin sanoen tämä päiväkirjakirjaus poistaa vanhentuneen varaston arvon sekä vanhentuneen varastotilin varauksesta että itse varastotilistä. Kirjaat tämän päiväkirjamerkinnän, kun todella, fyysisesti hävität varaston – kun esimerkiksi maksat roskamiehelle varaston kuljettamisesta pois tai kun heität varaston toimistosi tai tehtaasi takana olevaan suureen roskakoriin.

Päiväkirjakirjaus 8: Varaston hävittäminen

Yleensä yksi asioista, jotka sinun pitäisi tehdä joka vuosi verokirjanpidon syistä, on käsitellä vanhentuneita varastojasi. Verosäännöissä todetaan yleensä, että vanhentunutta varastoa ei voi kirjata pois, ellet tosiasiallisesti luovuta sitä tulotarkoituksiin. Tavallisesti voit kuitenkin kirjoittaa varaston likvidaatioarvoonsa. Tällainen alaskirjaus toimii samalla tavalla kuin vanhentuneen varaston alaskirjaus. Arvonalentaminen voi kuitenkin olla hieman hankalaa, jos et ole koskaan tehnyt sitä ennen, joten sinun kannattaa keskustella veroneuvojasi kanssa.

Vielä yksi todella tärkeä seikka vanhentuneen varaston hävittämisen kirjaamisesta: QuickBooksissa kirjaat varaston hävittämisen säätämällä varastotuotteiden fyysisten nimikkeiden määrää. Et itse kirjoita päiväkirjakirjausta, kuten päiväkirjakirjauksessa 8 näkyy. Säädät varastotilejä vanhentuneen varaston mukaan. Tämä oikaisu vähentäisi automaattisesti varastotilin saldoa. Kun QuickBooks kysyy, mitä tiliä veloitetaan, määrität vanhentuneen varastotilin vähennyksen.

Varaston kutistumisen käsitteleminen

Toinen krooninen varastopäänsärky, jonka monet yritysten omistajat ja yritysjohtajat joutuvat käsittelemään, on varaston kutistuminen. On hyvin todennäköistä, joskus kaikkein viattomimmista syistä, että varastotiedoissasi liioittelevat tuotteiden määrät. Kun näin tapahtuu, sinun on säädettävä tietueitasi. Pohjimmiltaan haluat vähentää sekä varastosi dollariarvoa että varastotuotemäärää.

QuickBooks tekee tämän päiväkirjamerkinnän, jotta voit tallentaa tämän tapahtuman. Tämä päiväkirjakirjaus veloittaa asianmukaista kulutiliä - päiväkirjakirjauksessa 9 kulutiliä kutsutaan "kutistumiskuluksi" - 100 dollaria. Päiväkirjamerkinnässä on myös hyvitettävä varastotilille 100 dollaria.

Päiväkirjamerkintä 9: Kirjaa varaston kutistuminen

QuickBooksissa et itse asiassa kirjaa virallista päiväkirjamerkintää, kuten tässä näytetään. Käytät jotain, jota kutsutaan fyysiseksi laskentataulukoksi, jotta voit säätää varastotuotemäärien määrät sellaisiksi, mitä ne todellisuudessa ovat. Kun teet tämän säädön, QuickBooks hyvittää automaattisesti varastotilin saldon ja säätää määrälaskuja. QuickBooks vaatii myös, että toimitat kulutilin, jota sen tulee veloittaa kutistumisesta.

Ennen vanhaan yritykset vertasivat kirjanpitoaan varastoerien fyysisiin lukumääriin vain kerran vuodessa. Itse asiassa vuotuinen varaston fyysinen laskenta oli tuskallinen rituaali, jonka monet jakelijat ja jälleenmyyjät kävivät läpi. Nykyään useimmat yritykset ovat havainneet, että fyysisen varaston laskeminen ympäri vuoden toimii paljon paremmin. Tämä lähestymistapa, jota kutsutaan jaksolaskemiseksi, tarkoittaa, että vertaat todennäköisesti kirjanpitotietojasi arvokkaimpien kohteidesi fyysisiin lukumääriin useita kertoja vuodessa.

Kohtalaisen arvokkaiden esineidesi osalta vertaat todennäköisesti varastokirjanpitoasi fyysisiin määriin kerran tai kahdesti vuodessa. Vähiten arvokkaimpien varastoesineiden kanssa vertaat todennäköisesti varastotietueita fyysisiin laskelmiin vain epäsäännöllisesti, ja saatat hyväksyä jonkin verran epätarkkuutta. Sen sijaan, että lasket ruuveja jossain säiliössä, voit esimerkiksi punnita säiliön ja tehdä sitten arvion ruuvien määrästä.

Joka tapauksessa haluat järjestelmän, jonka avulla voit verrata kirjanpitotietojasi fyysisiin laskelmiisi. Varaston kutistuminen ja varaston vanhentuminen edustavat todellisia liiketoiminnan kustannuksia, joita ei kirjata kirjanpitoon millään muulla tavalla.