Työskentely QuickBooks 2018 -raporttiikkunan painikkeiden kanssa

Raportti-ikkunassa on tavallisesti kymmenen painiketta: Mukauta raporttia, Kommentoi raporttia, Jaa malli, Muista, Tulosta, Sähköposti, Excel, Piilota otsikko, Kutista ja Päivitä. Voit selvittää, mitä nämä komentopainikkeet tekevät kokeilemalla. Jos sinulla ei ole siihen aikaa, lue seuraavat kohdat.

Mukauta raportti -painiketta

Mukauta raporttia -painike näyttää Muokkaa raporttia -valintaikkunan.

Kommentoi Raportti-painiketta

Napsauttamalla Kommentoi raporttia -painiketta avautuu Kommentti raporttiin -ikkuna (näkyy). Voit käyttää Kommentti raportissa -valintaikkunaa napsauttamalla raportin arvoa, johon haluat merkitä kommentin. QuickBooks avaa sitten kommenttikentän ikkunan alareunassa, kirjoitat kommenttisi ja napsautat sitten Tallenna-painiketta.

Kommentoi raporttia -ikkuna.

Kun olet lopettanut raportin kommentoimisen, sinun on tallennettava selostettu raportti. Tee se napsauttamalla OK-painiketta, kun QuickBooks kysyy, haluatko tallentaa kommentoiman raportin. Myöhemmin, kun tulostat raportin, voit lisätä kommenttejasi. (Tämä on loistava työkalu kirjanpitäjille ja kirjanpitäjille, jotka haluavat selittää, mitä luvut merkitsevät muille tilinpäätösten lukijoille.) Voit tulostaa tallennetun kommentoineen raportin valitsemalla raportin valikosta Raportit→Kommentoidut raportit.

Jaa malli -painike

Jaa malli -painike, jonka QuickBooks ottaa käyttöön, kun olet mukauttanut raporttia jollain tavalla, antaa sinun jakaa mukautetut raporttiasetukset (ei tietoja) muiden QuickBooks-käyttäjien kanssa. Kun napsautat tätä painiketta, QuickBooks näyttää Jaa malli -valintaikkunan (ei näy). Käytä valintaikkunaa antaaksesi raporttimallillesi nimi (mieluiten näppärä nimi, kiitos), kuvaile mukautettua raporttiasi muutamalla sanalla, anna nimesi ja sähköpostiosoitteesi ja käytä annettuja valintapainikkeita ilmoittaaksesi, haluatko jäädä. anonyymi. Kun napsautat Jaa, QuickBooks lataa raporttimallisi Intuit-sivustolle, jossa muut voivat napata mallin ja käyttää sitä.

Muista -painike

Muista -painike näyttää tässä näkyvän Tallenna raportti -valintaikkunan. Muista raportti -valintaikkunan avulla voit muistaa tai tallentaa pysyvästi tietyt raportin luontiasetukset. Kun olet muistanut nämä asetukset, voit tuottaa täsmälleen saman raportin valitsemalla muistiin tallennetun raportin Raportit→Muistiraportit-alivalikosta.

Muista raportti -valintaikkuna.

Voit tallentaa ulkoa kirjoitetun raportin Muistiraporttiryhmään. Voit tehdä tämän valitsemalla Tallenna muistiin tallennettuun raporttiryhmään -valintaruudun. Valitse sitten avattavasta Tallenna muistiin tallennettuun raporttiryhmään -luettelosta raporttiryhmä, johon muistiin tallennettu raportti tallennetaan.

Tulosta-painike

Ylävalikkopalkin Tulosta-komentopainike näyttää avattavan luettelon, jossa on kaksi vaihtoehtoa: Raportti ja Tallenna PDF-muodossa. Jos napsautat Raporttia, QuickBooks näyttää (joskus hieman ärsyyntymisen jälkeen) tässä näkyvän Tulosta raportit -valintaikkunan, jossa voit valita, kuinka raportti tulostetaan ja mihin se tulostetaan. Asetukset-välilehdellä voit esimerkiksi valita tulostimen, valita sivun suunnan (joko pysty- tai vaakasuuntaan), määrittää, haluatko tulostaa vain osan raportin sivuista, hallita sivunvaihtoa ja säätää mittoja (leveys ja korkeus). ) raportista. Jos napsautat Tallenna PDF-muodossa, QuickBooks näyttää Tallenna asiakirja PDF-muotoon -valintaikkunan, jonka avulla voit luoda PDF-tiedoston raportista.

Tulosta raportit -valintaikkunan Asetukset-välilehti.

Tässä näkyvän Tulosta raportit -valintaikkunan Marginaalit-välilehdellä voit määrittää marginaalit, joita QuickBooksin tulee käyttää tulostetuilla raporttisivuilla. Voit määrittää ylä-, oikea-, ala- ja vasemman marginaalin tuumina.

Tulosta raportit -valintaikkunan Marginaalit-välilehti.

Napsauta Tulosta raportit -valintaikkunassa olevaa Esikatselu-painiketta tuodaksesi esikatseluikkunan näkyviin. Esikatselu-ikkuna näyttää, miltä tulostetut raporttisivut näyttävät. Ikkunassa on myös painikkeita, joilla voit siirtyä raportin edelliselle ja seuraavalle sivulle, lähentää ja loitontaa raporttia sekä tulostaa raportti.

Kun olet määrittänyt Asetukset- ja Marginaalit-välilehden, kuinka QuickBooksin tulee tulostaa raportti, napsauta Tulosta. QuickBooks lähettää raportin tulostimellesi.

Sähköposti-painike

Sähköposti-komentopainikkeella voit lähettää sähköpostin liitteenä joko raportin Excel-työkirjaversion tai raportin PDF-version.

Excel-painike

Jos napsautat Excel-painiketta, QuickBooks näyttää alivalikon, josta voit valita Luo uusi laskentataulukko tai Päivitä olemassa oleva laskentataulukko. Valitse Luo uusi laskentataulukko näyttääksesi tässä näkyvän Lähetä raportti Exceliin -valintaikkunan. Lähetä raportti Exceliin -valintaikkunan avulla voit ottaa raportin tiedot ja kopioida ne tiedostoon, jonka taulukkolaskentaohjelma, kuten Microsoft Excel, voi helposti avata. Voit lähettää kopion uuteen Excel-laskentataulukkoon, olemassa olevaan Excel-laskentataulukkoon tai .csv-tiedostoon (pilkulla erotetut arvot), jotka voidaan avata lähes millä tahansa laskentataulukko- tai tietokantaohjelmalla.

Lähetä raportti Exceliin -valintaikkuna.

Jos haluat kopioida raportin uuteen työkirjaan, valitse Luo uusi laskentataulukko -valintanappi. Sieltä voit luoda kokonaan uuden Excel-laskentataulukon (osoita Uudessa työkirjassa -vaihtoehtoa) tai luoda uuden taulukon olemassa olevaan tiedostoon käyttämällä In Existing Workbook -valintanappia. kirjoita sitten työkirjan polku ja nimi tekstiruutuun, jonka QuickBooks avaa, kun olet valinnut valintanapin. (Jos et tiedä työkirjan polkua ja nimeä, napsauta Selaa-painiketta ja käytä sitten QuickBooksin näyttämää valintaikkunaa työkirjatiedoston etsimiseen.)

Jos haluat kopioida raportin olemassa olevaan Excel-laskentataulukkoon, valitse Päivitä olemassa oleva laskentataulukko -valintanappi. QuickBooks saa Excelin päivittämään aiemmin viedyn työkirjan.

Jos haluat korvata olemassa olevan Excel-laskentataulukon uudella Exceliin lähetettävällä raportilla, valitse Korvaa olemassa oleva laskentataulukko -valintanappi. Sitten, kun QuickBooks avaa tekstilaatikon ja lisää Selaa-painikkeen, kirjoita työkirjan polku ja nimi tekstiruutuun tai napsauta Selaa-painiketta, siirry työkirjaan ja valitse se.

Lopuksi, jos haluat kopioida raportin tiedot .csv-tiedostoon (tiedostomuoto, jonka voi avata millä tahansa laskentataulukko- tai tietokantaohjelmalla), valitse Luo pilkuilla erotettu tiedosto (.csv) -valintanappi.

Jos napsautat Lisäkomento-painiketta Lähetä raportti Exceliin -valintaikkunassa, QuickBooks näyttää tässä näkyvän Excelin lisäasetukset -valintaikkunan. Tämän valintaikkunan avulla voit hallita, mitä muotoilua QuickBooks kopioi Exceliin (tee tämä QuickBooks-asetukset-valintaruuduilla), ottaa tietyt Excel-muotoiluominaisuudet käyttöön tai poistaa ne käytöstä (tee tämä Excelin asetukset -valintaruuduilla) ja määrittää alustavan työkirjan tulostuksen. tiedot Excelissä (tee tämä Tulostusasetukset-valintanapeilla). Kaikki nämä asiat liittyvät Excelin toimintaan. Jos sinulla on mukava työskennellä Excelin kanssa, jatka ja tee haluamasi muutokset. Jos et halua työskennellä Excelin kanssa, hyväksy QuickBooksin oletusehdotukset. Voit muuttaa kaikkia näitä asioita myöhemmin ja melko helposti Excelissä.

Excelin lisäasetukset -valintaikkuna.

Jos työskentelet QuickBooksin kanssa, tiedä, että Excel on loistava työkalu tietojen syventämiseen. Huomaa myös, että seuraavan kerran kun ostat tietokoneen, sinulla voi olla mahdollisuus ostaa Microsoft Office osana ostohintaa. Microsoft Excel tulee Microsoft Officen mukana.

Piilota otsikkopainike

Piilota otsikko -painike ja Kutista -painike muuttavat tapaa, jolla raportti näkyy Raportti-ikkunassa ja, jos se on tulostettu, sivulla.

Napsauta Piilota otsikko -painiketta poistaaksesi otsikkotiedot, kuten yrityksen nimen. Jos piilotat otsikon, voit korvata otsikon napsauttamalla Piilota otsikko -painiketta uudelleen.

Tiivistä-painike

Tiivistä-painike tiivistää raportin yksityiskohdat. QuickBooks ei näytä alatilejä tiivistetyssä raportissa – vain tilejä.

Jos haluat poistaa aiemmin tiivistämäsi raportin, napsauta Laajenna-painiketta. QuickBooks korvaa Kutista-painikkeen Laajenna-painikkeella, kun Raportti-ikkunassa näkyy tiivistetty raportti.

Älä käytä aikaa sen selvittämiseen, mitä Piilota otsikko- ja Kutista/Laajenna -painikkeet tekevät. Jos sinulla on kysyttävää, näytä raportti Raportti-ikkunassa ja napsauta komentopainiketta, josta sinulla on kysymys. Raportti-ikkunan muutokset näyttävät, mitä komentopainike tekee.

Päivitä-painike

Päivitä-painike käskee QuickBooksia päivittämään raportin tiedot QuickBooks-datatiedoston muutosten varalta. Tämä kuulostaa aluksi hullulta, mutta voit itse asiassa jättää raporttiikkunat auki. Tämä tarkoittaa, että raporttiikkunassa voi näkyä esimerkiksi viikon takainen tuloslaskelma. Jos olet syöttänyt useita tapahtumia kuluneen viikon aikana, raportin tiedot eivät ehkä enää ole oikein. Kun napsautat Päivitä-painiketta, QuickBooks tietää, että sen pitäisi päivittää raportti uusimmilla muutoksilla.

QuickBooks yleensä pyytää sinua päivittämään raportin QuickBooks-datatiedoston muutoksista. Jos et kuitenkaan noudata QuickBooksin päivitysehdotusta, voit myöhemmin päivittää napsauttamalla Päivitä.