Työntekijöiden määrittäminen QuickBooksin tehostetussa palkkaprosessissa

Kun olet määrittänyt yrityksesi tiedot palkanlaskentaa varten QuickBooksissa, olet valmis määrittämään työntekijät palkanlaskentaa varten. Osana Enhanced Payroll -asetusprosessia QuickBooks näyttää verkkosivun, johon voit lisätä työntekijöitäsi.

Voit myös lisätä työntekijöitä näyttämällä Työntekijäkeskuksen. (Valitse Työntekijät→Employee Center -komento ja napsauta Uusi työntekijä -painiketta.) Kun napsautat Uusi työntekijä -painiketta, QuickBooks näyttää Henkilökohtainen-välilehden Uusi työntekijä -valintaikkunassa.

Kuvaile työntekijää täyttämällä Henkilökohtainen-välilehden kentät. Kaikki tämä on itsestään selvää; kirjoitat henkilön nimen Virallinen nimi -ruutuihin. Työntekijän etunimi menee First-ruutuun, keskimmäinen alkukirjain menee MI-ruutuun ja niin edelleen.

Napsauta Osoite & Yhteystiedot -välilehteä (ei näy) kerätäksesi ja tallentaaksesi työntekijän postiosoitteen ja muut yhteystiedot, kuten hänen puhelinnumeronsa.

Jos haluat kerätä ja tallentaa lisätietoja työntekijästä (kuten hänen pankkitilinumeronsa suoratalletusta varten), napsauta Lisätiedot-välilehteä (ei myöskään näy). Tällä välilehdellä on Määritä kenttä -painike, jonka avulla voit kerätä mukautettuja tietoja työntekijästä.

Voit käyttää Mukautettu kenttä -vaihtoehtoa napsauttamalla Määritä kenttä -painiketta ja määrittämällä sitten lisättävät kentät Määritä kenttä -valintaikkunassa.

Palkka- ja verotietojen antaminen

Palkkatiedot-välilehdellä kerrotaan, miten työntekijän palkka lasketaan. Käytä Palkkataulukko-pudotusvalikkoa määrittääksesi säännöllisen palkanlaskentaohjelman (kuten viikoittain tai puolivuosittain) ja määrittääksesi työntekijän palkkataulukkoon. Käytä Pay Frequency -pudotusvalikkoa tunnistaaksesi maksujakso.

Valinnaisesti, jos olet ottanut käyttöön QuickBooksin luokkaseurantaominaisuuden, luokittele tälle työntekijälle suoritettavat maksut Luokka-pudotusvalikosta. Syötät palkkasumman Ansio-alueelle. Jos työntekijä ansaitsee esimerkiksi 30 000 dollarin vuosipalkkaa, kirjoitat palkkasumman nimikkeen Nimikkeen nimi -sarakkeeseen. Tämän jälkeen kirjoitat 30 000 dollarin vuosipalkan Tunti-/vuosipalkka-sarakkeeseen.

Jos olet määrittänyt QuickBooksin käsittelemään muita palkanlaskennan lisäyksiä tai vähennyksiä (kulukorvauksia tai eläkevähennyksiä), käytä Lisäykset, vähennykset ja yrityssuoritukset -aluetta kuvaamaan nämä kohteet ja eräsummat.

Voit kuvailla työntekijän maksamia veroja napsauttamalla Verot-painiketta. QuickBooks näyttää Verot-valintaikkunan. Käytä Liittovaltio-välilehteä tunnistaaksesi työntekijän ilmoitustilan, haettujen korvausten lukumäärän ja mahdolliset lisäennakonpidätykset.

Käytä lisäksi Aihe-valintaruutuja ilmoittaaksesi, onko tämä työntekijä Medicare-, sosiaaliturva- tai liittovaltion työttömyysveron alainen vai onko työntekijä oikeutettu ansiotulohyvitykseen.

Kaikki työntekijät eivät ole Medicare- ja sosiaaliturvaverojen alaisia. Pyydä lisätietoja veroneuvojaltasi.

Valtio-välilehti tarjoaa laatikoita, joita voit käyttää valtion verojen kuvaamiseen. Osavaltiovero-välilehti vaihtelee sen mukaan, missä osavaltiossa olet.

Muut-välilehdellä voit kuvata ja tallentaa paikallisia verotietoja, kuten kaupungin tuloveroa. Jälleen, mitä näet Muut-välilehdellä, riippuu paikkakunnastasi.

Jos napsautat Sairaus/loma-painiketta Uusi työntekijä -valintaikkunan Palkkatiedot-välilehdellä, näet Sairaus ja loma -valintaikkunan. Tässä valintaikkunassa voit määrittää, miten sairaus- tai lomarahat ja henkilövapaat kertyvät palkanlaskentajaksoittain. Voit määrittää sairaus- tai lomalomatuntien lukumäärän Tunnit Saatavilla alkaen -tekstikentässä, kun määrität palkanlaskennan.

Voit käyttää Kertymäaika-pudotusluetteloa määrittääksesi, kuinka usein sairaus- tai lomarahaa kertyy. Jos sairaus- tai lomapalkkoja kertyy, käytä Kertynyttä tuntia -ruutua selvittääksesi, kuinka monta sairaus- tai lomatuntia työntekijä ansaitsee kustakin palkasta tai tunnista tai vuoden alussa.

Jos olet asettanut työntekijälle kertyvän sairaus- tai lomatuntien enimmäismäärän, kirjoita tämä arvo Tuntien enimmäismäärä -ruutuun. Jos haluat nollata sairaus- ja lomatunnit jokaisen vuoden alussa, valitse Nollaa tunnit joka uusi vuosi? valintaruutu.

Sairas ja loma -valintaikkunan Loma-alue toimii samalla tavalla kuin Sairas-alue. Kirjoita esimerkiksi käytettävissä olevien lomatuntien määrä Käytettävissä olevat tunnit -ruutuun. Käytä avattavaa Kertymäaika-luetteloa määrittääksesi, kuinka usein työntekijät ansaitsevat loma-aikaa.

Käytä Kertyneet tunnit ja Tuntien enimmäismäärä -valintaruutuja hallitaksesi, miten loma-ajan kerryttämislaskelmat toimivat. Valitse lopuksi Reset Hours Every New Year? valintaruutu nollataksesi loma-ajan jokaisen uuden vuoden alussa.

Jos olet valinnut suoratalletusvaihtoehdon, napsauta Suoratalletus -painiketta Uusi työntekijä -valintaikkunan Palkkatiedot-välilehdessä. QuickBooks kehottaa sinua toimittamaan tiedot, joita tarvitaan työntekijöiden shekkien tallettamiseen.

Muiden työhön liittyvien tietojen antaminen

Jos valitset Uusi työntekijä -valintaikkunan Työllisyystiedot -välilehden, QuickBooks näyttää välilehden, jota käytät palkkauspäivän, irtisanomispäivän ja vastaavien työsuhdetietojen tallentamiseen.