Työarvion luominen QuickBooks 2005:n avulla

QuickBooks Prossa ja QuickBooks Premierissä on ominaisuus, joka on erittäin mielenkiintoinen yrityksille, jotka tekevät töitä tai projekteja asiakkailleen: urakoitsijat, konsultit, insinöörit, arkkitehdit ja niin edelleen. QuickBooks Pro ja QuickBooks Premier (toisin kuin tavallinen Basic QuickBooks -ohjelma) pystyvät laskemaan yksinkertaisia ​​projekteja tai töitä. Tämä ominaisuus tarkoittaa, että yrityksesi voi luoda projekti- tai työarvioita, seurata kustannuksia projektin tai työn mukaan ja laskuttaa laskuja projektin tai työn mukaan.

QuickBooks Prossa työn kustannukset alkavat arviosta. Arvio on vain luettelo arvioiduista kustannuksista, joita sinulle aiheutuu jostakin työstä, jonka suoritat jollekin asiakkaalle.

Olettaen, että olet jo luonut työpaikan ja kertonut QuickBooksille, että käytät arvioita, seuraavien ohjeiden avulla voit luoda arvion:

1. Hanki lomake.

Valitse Asiakkaat -> Luo arviot. QuickBooks avaa Luo Arviot -lomakkeen, joka muistuttaa hämmästyttävän paljon Laskujen luontilomaketta, jonka olet nähnyt, jos olet ylipäätään työskennellyt QuickBooksin kanssa.

2. Aloita tyhjien tilojen täyttäminen.

Valitse sopiva Asiakas:Työ lomakkeen yläreunassa olevasta pudotusvalikosta. QuickBooks Pro täyttää automaattisesti niin paljon tietoja kuin pystyy - yleensä ainakin Nimi/osoite -ruudun - lomakkeeseen.

Jos määritit QuickBooks Pron seuraamaan luokkia, sopiva pudotusvalikko tulee näkyviin lomakkeen yläreunaan. Mene eteenpäin ja käytä laatikkoa tarvittaessa.

Voit vapaasti muuttaa oletusasetuksia – esimerkiksi päivämäärä ja arvio #.

3. Lisää rivikohdat — yksityiskohdat, yksityiskohdat, yksityiskohdat.

Täytät Luo arviot -ikkunan tiedot samalla tavalla kuin täytät Luo laskut -ikkunan tiedot.

Jokainen rivikohta, jonka haluat sisällyttää työarvioosi, on kuvattava Kohteet-luettelossa. Huomaa, että koska myyt usein töitä asiakkaille ja asiakkaille käyttämällä osittain arviota, sinun kannattaa yleensä sisällyttää kohteiden täydelliset kuvaukset. (Jotkut urakoitsijat esimerkiksi käyttävät usein useita rivejä kuvaavaa tekstiä selittääkseen täydellisesti jokaisen arviossa näkyvän kohteen.)

4. Lisää valinnaiset tiedot.

Voit halutessasi kerätä ja tallentaa lisätietoja käyttämällä mitä tahansa muita Luo arviot -ikkunassa olevia ruutuja. Esimerkiksi, aivan kuten Luo laskuja -ikkunassa, voit napsauttaa avattavaa Asiakasviesti-luetteloruutua ja kirjoittaa ystävällisen viestin tai voit käyttää jotakin avattavasta luettelosta.

Voit myös halutessasi kirjoittaa muistiinpanon itsellesi tehtävästä Muistio-kentässä. Tai ehkä joitain muistiinpanoja käsikirjoituksesta, jonka olet ajatellut laittaa studiolle. Mikä tahansa mieltymystesi mukainen.

Jos haluat sisällyttää muita kohteita Luo arviot -ikkunaan, voit mukauttaa kyseistä ikkunaa. Valitse Luo arviot -ikkunan oikeassa yläkulmassa olevasta avattavasta Malli-luetteloruudusta Mukauta. QuickBooks antaa sinulle luettelon arviolomakkeistasi. Valitse se, jota haluat muokata. (Sinulla saattaa olla luettelossa vain yksi arviolomake, jos et ole koskaan luonut uutta.) Napsauta joko Uusi- tai Muokkaa-painiketta. Jos napsautat Uusi, QuickBooks näyttää Mukauta arvio -valintaikkunan.

Ennen kuin tulostat arvion, muista, että Luo arviot -ikkuna ei ole sama tieto kuin kirjallisessa arviossa. Jos haluat nähdä, miltä painettu versio näyttää, napsauta Tulosta-painikkeen vieressä olevaa alanuolta Luo arviot -ikkunassa ja valitse Esikatselu avattavasta luettelosta. Tuloksena on koko sivun kokoinen kuva, joka on kutistettu näytölle sopivaksi.

Jos et ole vielä tallentanut arviotasi, napsauta joko Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje -painiketta.

Jos haluat tarkastella arviota (tai mitä tahansa näytöllä näkyvää QuickBooks-lomaketta) tarkemmin, napsauta Tulostuksen esikatselunäytön yläreunassa olevaa Zoomaa sisään -painiketta tai siirrä hiiren osoitin kuvan päälle. Kun kohdistin näyttää suurennuslasilta, jossa on plusmerkki, napsauta hiiren vasenta painiketta. Koska tällä tavalla näet vain osan esikatselusta kerrallaan, käytä ikkunoiden alareunassa ja oikeassa reunassa olevia vierityspalkkeja liikkuaksesi eri alueilla.

Huomaa, että suurennuslasissa on nyt miinusmerkki ja Zoom In -painike vaihtaa zoomaus ulos. Jos täytät useamman kuin yhden arvion, voit tarkastella muita arvioita Tulostuksen esikatselu -näytön Edellinen sivu- ja Seuraava sivu -painikkeilla. Kun olet valmis, napsauta Sulje-painiketta.

Kun palaat Luo arviot -ikkunaan, napsauta Tulosta-painiketta; QuickBooks Pro näyttää Tulosta yksi arvio -valintaikkunan. Napsauta Tulosta, jos haluat tulostaa arvion ilman mitään lisätoimia.

Jos et ole aiemmin käyttänyt QuickBooksia arvioiden tulostamiseen, sinun on ehkä ensin määritettävä tulostin tätä tehtävää varten. Voit tehdä tämän valitsemalla Tiedosto -> Tulostimen asetukset ja valitsemalla Arvio avattavasta Lomakkeen nimi -luetteloruudusta. Määritä sitten tulostinasetukset, jotka haluat tulostaa arvioita varten. (Tämä prosessi toimii samalla tavalla kuin muiden lomakkeiden, kuten laskujen, tulostaminen.) Napsauta OK, kun olet valmis. Tulosta yksi arvio -valintaikkuna, jonka QuickBooks näyttää, kun napsautat Tulosta Luo arviot -ikkunassa, toimii myös samalla tavalla kuin Tulosta yksi lasku -valintaikkuna.