Time Single Activities laskuttaa aikaa QuickBooks 2012:ssa

Yksittäisten toimintojen ajoittaminen tai kirjaaminen on yksi kahdesta QuickBooks 2012:n tarjoamasta menetelmästä, jolla voidaan seurata käytettyä aikaa, joka laskutetaan eränä. Jos haluat tallentaa palvelutoiminnot niiden tapahtuessa, valitse komennon Asiakkaat→Syötä aika→Aika/Syötä yksittäinen toiminto -komento.

QuickBooks näyttää Time/Enter Single Activity -ikkunan.

Voit ajastaa tai tallentaa yksittäisen toiminnon tallentamalla toiminnon päivämäärän Päivämäärä-ruutuun. Käytä Nimi-ruutua tunnistaaksesi palvelun suorittavan henkilön. Tunnista Asiakas:Työ -kentässä asiakas tai työ, jota varten palvelua suoritetaan.

Valitse sopiva palvelunimike avattavasta Palvelukohde-luettelosta ja sopiva palkkaerä Palkkasumma-luettelosta. Jos seuraat luokkia, voit ennustettavasti käyttää luokitteluun myös avattavaa Luokka-luetteloa.

Muistiinpanot-ruutuun tulee kirjata lyhyt asianmukainen kuvaus palvelusta. Tämä kuvaus näkyy laskussa, joten ole tarkkana kirjoittaessasi.

Kun olet kuvaillut tai antanut nämä yleiset tiedot palvelusta, sinulla on kaksi tapaa kirjata palveluun käytetty aika:

• Tallenna aika manuaalisesti: Voit tallentaa toimintoon käytetyn ajan manuaalisesti käyttämällä Kesto-ruutua syöttääksesi ajan. Jos käytit esimerkiksi 10 minuuttia, kirjoita Kesto-ruutuun 0:10. Jos käytit 3 tuntia ja 40 minuuttia, kirjoita Kesto-ruutuun 3:40.

• Anna QuickBooksin tallentaa aika: Voit myös asettaa QuickBooksin tallentamaan ajan, jonka käytit toimintaan. Napsauta vain Aloitus-painiketta Kesto-ruudussa, kun aloitat toiminnon, ja napsauta Pysäytä-painiketta, kun lopetat toiminnon. Jos haluat keskeyttää ajastimen (esimerkiksi puhelun ajaksi), napsauta Tauko-painiketta.

Kun olet kuvaillut suorittamaasi toimintaa Aika/Syötä yksittäinen toiminta -ikkunassa, napsauta Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje -painiketta tallentaaksesi toimintatiedot.

Varmista, että Laskutettava-valintaruutu on valittuna. Laskutettava-valintaruutu tulee Time/Enter Single Activity -ikkunan oikeaan yläkulmaan. Valitsemalla Laskutettava-ruudun kerrot QuickBooksille, että sen tulee säilyttää tämä laskutettavan toiminnan tietue, jotta se voidaan sisällyttää myöhemmin laskuun.

Voit käyttää Edellinen- ja Seuraava-painikkeita, jotka näkyvät Time/Enter Single Activity -ikkunan yläosassa, kun haluat selata toimintojen ajoitusta koskevia tietueitasi edestakaisin. Huomaa myös, että Oikeinkirjoitus-painike on käytettävissä myös Time/Enter Single Activity -ikkunassa.

Voit siis napsauttaa Oikeinkirjoitus-painiketta tarkistaaksesi kirjoittamasi huomautuksen kuvauksen oikeinkirjoituksen – mikä on hyvä idea, koska nämä tiedot näkyvät myöhemmin laskussa.

QuickBooksin avulla työntekijäsi voivat myös kirjoittaa aikansa suoraan. Valitse Asiakkaat → Anna aika → Anna työntekijöiden kirjoittaa aikansa saadaksesi tietoa tämän verkkopalvelun toiminnasta.