Tietojen tuonti MYOBiin

Tiesitkö, että voit tuoda tietoja MYOB:iin muista sovelluksista? Ehkä sinulla on esimerkiksi luettelo asiakkaiden nimistä ja osoitteista jossain muualla tietokoneellasi (ehkä Word-tiedostossa, tietokantatiedostossa tai Excelissä) ja haluat tuoda nämä tiedot MYOBiin. Näin voit tuoda asiakkaan tai toimittajan tiedot silmänräpäyksessä.

Tietojesi järjestäminen

Ensimmäinen vaihe tietojen tuonnissa on muokata asiakas- tai toimittajaluetteloasi muotoon, jonka MYOB ymmärtää.

Jos asiakkaasi tai toimittajasi tiedot ovat tällä hetkellä tekstinkäsittelyohjelmassa tai tietokannassa, yritä saada nämä tiedot laskentataulukkoon ennen kuin yrität tuoda tiedot MYOBiin.

Jos tietosi on esimerkiksi tallennettu tietokantaan, kuten Microsoft Accessiin, voit yleensä tallentaa tiedot muodossa, joka voidaan avata Excelissä.

Järjestä tiedot siististi sarakkeisiin käyttämällä taulukkolaskentaohjelmistoa, kuten Exceliä.

Järjestä tietosi niin, että kaikki nimet luetellaan peräkkäin, kaikki osoitteet peräkkäin ja niin edelleen. Erota osoitteiden avulla katu, kaupunki, osavaltio ja postinumero neljään eri sarakkeeseen.

Lisää listan yläosaan rivi (jos et ole jo tehnyt niin), joka merkitsee sarakkeet.

Esimerkiksi Nimi, Puhelin 1, Puhelin 2, Yhteystiedot ja niin edelleen. Tätä riviä kutsutaan otsikkoriviksi.

Tallenna tämä laskentataulukko sarkaineroteltuna tiedostona.

Siirry esimerkiksi Excelissä Tiedosto-valikkoon, napsauta Tallenna nimellä ja valitse sitten tiedostotyypiksi Sarkaineroteltu. Sarkaimella eroteltu tiedostomuoto tekee MYOB-ohjelmiston lukemisesta helppoa.

Tietojesi tuonti

Nyt kun tietosi on järjestetty, olet valmis tuomaan nämä tiedot MYOBiin. Pidä kiinni, tästä tulee:

Valitse MYOB:n Tiedosto-valikosta Import/Export Assistant.

Valitse Tuo tiedot ja napsauta Seuraava.

Valitse tietotyypiksi Kortit ja korttityypiksi joko Asiakaskortit tai Toimittajakortit.

Napsauta Selaa, siirry kansioon, johon tallensit tietosi, ja valitse tuotava tiedosto. Napsauta Seuraava.

Selaa asetuksia ja napsauta Seuraava.

Asiat ovat tässä vaiheessa melko teknisiä. Mutta älä pelkää! Kerro MYOB:lle, että tietosi on erotettu sarkaimella, että ensimmäinen rivi sisältää otsikot, että jos tietoja on jo olemassa, haluat päivittää ne ja yhdistää kortit sukunimellä. (Alla oleva kuvakaappaus näyttää, miltä nämä asetukset näyttävät.)

Napsauta Auto Match saadaksesi MYOB:n vastaamaan kentät automaattisesti ja napsauta sitten Seuraava.

Vaihtoehtoisesti voit täsmäyttää kentät manuaalisesti korostamalla ensin tuontikenttä vasemmalla ja napsauttamalla sitten vastaavaa tuontikenttää oikealla. Tee tämä yksitellen, kunnes jokainen vasemmalla oleva kenttä on kohdistettu oikeanpuoleiseen kenttään.

Tee pyydettäessä varmuuskopio tiedostostasi.

Miksi vaivautua varmuuskopioimaan? Jos todella sotket tuonnin (mikä joskus tapahtuu ensimmäistä kertaa), voit palauttaa varmuuskopion ja aloittaa alusta.

Napsauta Tuo ja ihmettele hauskuuden alkaessa.

Joskus tuonti kestää tuskallisen kauan, joskus vain muutaman sekunnin. Tuonti on kuitenkin valmis, kun ilahduttava viesti ponnahtaa esiin kertomaan onnistumisestasi (tai epäonnistumisestasi). Jos tuonti epäonnistui, lue viesti huolellisesti!

Vianetsintä, jos asiat menevät pieleen

Korttitietojen tuomisen MYOB-yritystiedostoon pitäisi olla helppoa, mutta monet gremlinit voivat antaa sinulle virheilmoituksen. Jos saat tiedon tuonnin jälkeen viestin, jonka mukaan tuonnissa oli virheitä tai varoituksia, seuraa kehotteita nähdäksesi virhelokin.

• Jos tuonti ohitti tietueen, se tarkoittaa, että jotain oli niin huonosti, että MYOB jätti tämän asiakkaan tai toimittajan kokonaan huomioimatta.

• Jos saat varoitusviestin, kyseessä on pieni ongelma ja MYOB on hylännyt osan asiakkaan tai toimittajan tiedoista (esimerkiksi ehkä MYOB on lisännyt asiakkaan nimen, mutta ei osoitetta tai puhelinnumeroa).

Virheloki näyttää luettelon kaikista tietueista, joissa on ongelma, ja kunkin tietueen alussa näkyy virhekoodi. Aluksi nämä virhekoodit näyttävät käsittämättömältä ammattikieltä (esimerkiksi Virhe -7 ei merkitse paljon perehtymättömälle). Tämän raportin yläosassa on kuitenkin luettelo kunkin virheilmoituksen merkityksestä.

Kun olet tunnistanut, mitkä tietueet eivät tuotu oikein ja miksi, voit tehdä jommankumman kahdesta siirrosta. Jos tämä vaikuttaa vain muutamaan korttiin, avaa yrityksesi tiedosto ja korjaa nämä kortit yksitellen. Toisaalta, jos suurin osa tuonnista ei toiminut, paras vaihtoehto on palauttaa varmuuskopio, korjata tuontitiedosto ja yrittää uudelleen.