Tarkastuspolkujen käyttäminen QuickBooksissa

Jos päätät sallia useiden käyttäjien pääsyn QuickBooks-datatiedostoon, saatat haluta ottaa QuickBooks Audit Trail -ominaisuuden käyttöön. Audit Trail -ominaisuuden avulla voit pitää kirjaa siitä, kuka tekee mitäkin muutoksia QuickBooks-tietotiedostoon. Jos sinulla on useampi kuin yksi henkilö, joka muuttaa tietoja QuickBooksissa – toisin sanoen sinulla on useita käyttäjiä, jotka työskentelevät QuickBooks-datatiedoston kanssa – sinun tulee valita Käytä seurantaketjua -valintaruutu. Huomaa, että Audit Trailin käyttö hidastaa QuickBooksia hieman. Tästä suorituskyvyn heikkenemisestä saat kuitenkin pysyvän tietueen siitä, kuka tekee mitä QuickBooksissa.

Jos arkistoit yritystiedoston ja ilmoitat, että yritystiedosto tulisi tiivistää, QuickBooks tyhjentää kirjausketjun ennen "poistetut suljetut tapahtumat on tai ennen" -päivää. Toisin sanoen siltä ajalta, jona QuickBooks poistaa vanhat, suljetut tapahtumat, se poistaa myös näiden tapahtumien kirjausketjun.

Voit ottaa QuickBooks Audit Trail -ominaisuuden käyttöön seuraavasti:

1. Valitse Muokkaa-valikon Asetukset-komento.

QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan.

2. Ilmoita, että haluat muuttaa yritystietotiedoston kirjanpitoasetusta.

Osoittaaksesi, että haluat käyttää kirjanpitoasetuksia, käytä Asetukset-valintaikkunan vasemmassa reunassa olevaa kuvakepalkkia valitaksesi kirjanpito-asetukset. (Kirjanpitoasetukset-kuvake näkyy aivan luettelon yläosassa.) Kun olet tehnyt tämän, napsauta Yritysasetukset-välilehteä.

3. Ilmoita, että haluat käyttää kirjausketjua.

Jos haluat kertoa QuickBooksille, että haluat käyttää kirjausketjua, valitse Käytä kirjausketjua -valintaruutu ja napsauta OK. Siitä eteenpäin QuickBooks pitää kirjaa siitä, ketkä käyttäjät tekevät muutoksia kirjanpitoasi.

Luodaksesi seurantaraportin, valitse Raportit-valikosta Kirjanpitäjä ja verot -komento ja valitse sitten alivalikosta Kirjauspolku-komento.