Tallenna laskusi QuickBooksiin 2019 ostovelvoitteiden mukaisesti

Ostovelat (A/P) laskujen maksutapa sisältää kaksi vaihetta. Ensimmäinen on pieni asia vaikealla puolella, ja toinen vaihe on yhtä helppo kuin piirakka. Ensin kirjaat laskusi. Saatat jo tuntea Kulut- ja Kohteet-välilehden käytön laskujen kirjaamiseen. Sinun on täytettävä nämä välilehdet myös A/P-menetelmää varten, jos haluat jakaa laskun tileille, asiakkaille, työpaikoille, luokille ja tuotteille.

Kun olet tallentanut laskusi, voit siirtyä toiseen vaiheeseen: kertoa QuickBooks 2019:lle, mitkä laskut on maksettava. Sitten QuickBooks kirjoittaa shekit. Tulostat ne. Lähetät ne postitse.

Jotta A/P-menetelmä toimisi, sinun on kirjattava laskusi sitä mukaa, kun ne tulevat. Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi maksaa ne heti. Kirjaamalla laskusi voit seurata, kuinka paljon rahaa olet velkaa ja kuinka paljon rahaa yritykselläsi todella on. QuickBooks muistuttaa sinua laskujen erääntymisestä, jotta sinun ei tarvitse huolehtia laskun unohtamisesta.

Kun kirjaat laskuja ostovelkojen mukaisesti, käytät suoriteperusteista kirjanpitoa.

Laskujen tallentaminen QuickBooks 2019:ssä

Kun lasku tulee, se tulee kirjata ensimmäisenä. Voit tallentaa laskuja Kirjoita laskut -ikkunan tai Ostovelat -rekisterin kautta. Jos aiot seurata laskuja kulujen ja nimikkeiden mukaan, sinun on käytettävä Anna laskut -ikkunaa.

Voit tallentaa laskun Enter Bills -ikkunan kautta seuraavasti:

Valitse Toimittajat → Syötä laskut.

Vaihtoehtoisesti napsauta Anna laskut -kuvaketta kotisivun Toimittajat-alueella. Seuraavassa kuvassa näkyy Syötä laskut -ikkuna. Huomaat epäilemättä, että tämän ikkunan yläosa näyttää paljon sekiltä, ​​ja tämä johtuu siitä, että suuri osa tänne lisäämistäsi tiedoista päätyy sekkiin, jonka kirjoitat maksaaksesi laskusi. (Jos näet lomakkeen yläosassa sanan Luotto laskun sijaan , valitse vasemmasta yläkulmasta Lasku-vaihtoehto-painike. Voit myös käyttää tätä näyttöä syöttääksesi toimittajien hyvityslaskuja.)

Anna laskut -ikkuna.

2. Valitse maksamasi toimittajan nimi.

Jos haluat maksaa tämän laskun toimittajalle, joka on jo Toimittajaluettelossa, napsauta alanuolta Toimittajarivin lopussa ja valitse toimittaja. (Sitten QuickBooks täyttää automaattisesti Laskujen syöttö -ikkunan niin paljon tiedoilla kuin se muistaa.) Jos tämä toimittaja on uusi, QuickBooks pyytää sinua lisäämään tai määrittämään nopeasti joitain tietoja toimittajasta: osoite, luottoraja, maksuehdot ja pian. Annat nämä tiedot Uusi toimittaja -ikkunassa.

Jos sinulla on yksi tai useampi täyttämätön ostotilaus valitsemaltasi toimittajalta, QuickBooks kysyy, haluatko saada ostotilausta vastaan. Napsauta Kyllä, jos et, tai Ei, jos et. Jos päätät vastaanottaa ostotilausta vastaan, QuickBooks näyttää Avaa ostotilaukset -valintaikkunan kuvan mukaisesti. Siinä luetellaan tallentamasi avoimet ostotilaukset. Kun valitset yhden tai useampia ostotilauksia vastaan, QuickBooks täyttää näiden tilausten tuotteet ja summat puolestasi, joita voit muokata tarpeen mukaan. Kun olet lopettanut Avaa ostotilaukset -valintaikkunan, napsauta OK päästäksesi takaisin Anna laskut -ikkunaan.

Laskun maksaminen ostotilausta vastaan.

Voit luoda ostotilauksen, joka on tietue toimittajilta tilaamistasi tuotteista, valitsemalla Toimittajat → Luo ostotilaukset. Kun QuickBooks näyttää Luo ostotilaukset -ikkunan, kuvaile tilauksesi. Tulostat ja muokkaat ostotilauksia muuten samalla tavalla kuin tulostat laskut ja hyvityslaskut.

3. Valitse maksuehdot, jotka kuvaavat laskun erääntymisajankohtaa.

Avaa Ehdot-rivillä avattava valikko ja valitse maksuehdot (jos tiedot eivät ole jo olemassa toimittajaa määrittäessäsi).

4. (Valinnainen) Anna toimittajan viitenumero.

Jos syötät laskulle myyjän viitenumeron – luultavasti vain laskun numeron tai tilinumerosi – viitenumero tulostuu sekkiin, joka on osa painettua shekkiä.

5. (Valinnainen) Kirjoita laskua kuvaava muistio.

Voit kirjoittaa huomautuksen Muistio-tekstiruutuun. Syöttämäsi huomautus tulee näkyviin A/P-rekisteriin.

6. Siirrä kursori alas Kulut-välilehden Tili-sarakkeeseen ja anna kulutilin nimi.

On mahdollista, että haluat kirjoittaa sellaisen kulutilin nimen, joka on jo tilikartassa. Jos näin on, napsauta alanuolta nähdäksesi luettelon kaikista tileistäsi. Sinun on luultavasti vieritettävä luetteloa alaspäin päästäksesi kulutileille. (Nopea tapa siirtyä luettelossa alaspäin on aloittaa tilin nimen kirjoittaminen; siirryt luettelossa suoraan alas.) Napsauta tiliä, jota tämä lasku edustaa. (Todennäköisimmin se on tarvikkeita tai jotain vastaavaa.)

Jos sinun on luotava tälle laskulle uusi kulutililuokka, valitse luettelon yläreunasta Lisää uusi. Näet Uusi tili -valintaikkunan (ei näy). Täytä tiedot ja napsauta OK.

Entä jos tämän laskun takia maksamasi rahat voidaan jakaa kahdelle, kolmelle tai neljälle kulutilille? Napsauta vain syöttämäsi tilin alta. Näkyviin tulee alanuoli. Napsauta sitä syöttääksesi toisen kulutilin, toisen ja tarvittaessa toisen.

7. Siirry tarvittaessa Sarkaimella Summa-sarakkeeseen ja muuta numeroita.

Jos jaat tämän laskun useiden tilien kesken, varmista, että Summa-sarakkeen luvut lisäävät laskun loppusummaan.

8. (Valinnainen) Kirjoita selittäviä tai viisaita sanoja Muistio-sarakkeeseen.

9. (Valinnainen) Määritä kulut Customer:Jobille.

Jos aiot saada korvauksen näistä kuluista tai jos haluat vain seurata kulujasi työn mukaan, syötä asiakas, joka maksaa sinulle korvauksen. Syötä tarvittaessa summa jokaiselle tilille. Voit etsiä asiakkaita alanuolta ja klikata niitä. Jos määrität Asiakas:Työn, sinulla on myös mahdollisuus laskuttaa nämä kulut tai ostettavat tuotteet asiakkaalta. Napsauta Laskutettava-saraketta, jolloin sinun pitäisi nyt nähdä valintamerkki. Seuraavan kerran kun laskutat tätä työtä, sinun pitäisi nähdä mahdollisuus lisätä nämä kohteet laskuun automaattisesti.

10. (Valinnainen) Määritä kulu luokkaan.

Voit myös seurata kuluja luokittain tekemällä merkinnät Luokka-sarakkeeseen. Huomaa tavallinen alanuoli ja napsauta sitä nähdäksesi luettelon luokista. (Et näe Class-saraketta, ellet ole kertonut QuickBooksille, että haluat käyttää luokkia.)

Jos haluat, että QuickBooks seuraa kuluja luokittain, voit määrittää sen niin. Aseta QuickBooks seuraamaan kuluja valitsemalla Muokkaa → Asetukset. Kun QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan, napsauta Kirjanpito-kuvaketta, napsauta Yritysasetukset-välilehteä ja valitse sitten Käytä luokan seurantaa -valintaruutu.

Jos haluat, napsauta Laske uudelleen -painiketta laskeaksesi kulut yhteen.

11. Käytä Kohteet-välilehteä kirjataksesi eri erät, joita lasku edustaa.

Napsauta Kohteet-välilehteä. Syötä ostamasi tuotteet ja niistä maksamasi hinnat.

Jos huomaat laskun osittaisen täyttämisen jälkeen, että lasku todellakin maksaa ostotilauksen, napsauta Syötä laskut -ikkunan päänauhassa näkyvää Valitse tilaus -painiketta.

Valitse avattavasta Toimittaja-valikosta sinulle laskun lähettäneen toimittajan nimi. Napsauta avoimien ostotilausten luettelossa vasemmalla olevaa saraketta ja laita valintamerkki sen ostotilauksen (tai tilausten) viereen, josta maksat. Tarpeeksi helppoa? Napsauta OK, kun olet valmis; QuickBooks täyttää Kohteet-välilehden automaattisesti puolestasi.

12. Siirry Nimike-sarakkeeseen ja anna nimikkeelle nimi.

Huomaa tämän sarakkeen alanuoli. Napsauta sitä nähdäksesi tuoteluettelon. Näkyykö tuote, josta maksat, tässä luettelossa? Jos on, napsauta kyseistä kohdetta. Jos ei, valitse luettelon yläosasta Lisää uusi ja täytä Uusi kohde -ikkuna.

13. Täytä loput Kohteet-välilehden rivit.

Voit syöttää kaikki ostamasi tuotteet tähän. Varmista, että Tuotteet-välilehti näyttää tarkasti ostamasi tuotteet, niiden kustannukset ja määrät. Jos haluat, napsauta Laske uudelleen -painiketta, jolloin kohteet lasketaan yhteen.

14. Tallenna lasku.

Napsauta Tallenna ja uusi tallentaaksesi laskun tietueen ja syötä sitten toinen lasku. Tai napsauta Tallenna ja sulje tallentaaksesi laskusi, mutta et syötä toista laskua.

Aivan kuten asiakkaisiin liittyvissä ikkunoissa (kuten Luo laskuja -ikkuna), QuickBooks näyttää historialliset tiedot toimittajasta oikeassa sivupalkissa. Voit vaihtaa toimittajan ja tapahtuman välillä, luoda pikaraportteja ja linkittää nopeasti aikaisempiin tai maksamattomiin laskuihin, laskuihin ja muihin huomautuksiin asiakkaasta, jonka kanssa harjoitat liiketoimintaa.

Kuinka syötät laskusi QuickBooks 2019 -sovellukseen nopeasti

Voit myös syöttää laskuja suoraan ostoreskontrarekisteriin. Tämä menetelmä on nopeampi, mutta se vaikeuttaa kulujen ja erien seurantaa.

Jos haluat syöttää laskut suoraan Ostoreskontra-rekisteriin, toimi seuraavasti:

1.   Valitse Listat→ Tilikartta tai napsauta Tilikartta-kuvaketta kotisivulla.

Tilikartta avautuu.

2. Avaa Ostosreskontra-tili.

Kun QuickBooks näyttää tilikarttasi, kaksoisnapsauta Ostosvelka-tiliä luettelossa. Näet Ostosreskontra-ikkunan, kuten kuvassa. Kursori on rekisterin lopussa, valmiina ja odottaa sinua syöttämään seuraavan laskun.

Ostovelkarekisteri-ikkuna.

3. Täytä laskun tiedot.

Syötä samat tiedot kuin kirjoittaisit Laskut-ikkunaan. Napsauta Toimittaja-tekstiruudussa alanuolta ja valitse nimi avattavasta Toimittaja-valikosta.

Jos annat toimittajan nimen, jota QuickBooks ei tunnista, näet Toimittajaa ei löydy -viestiruudun ja QuickBooks pyytää sinua antamaan tietoja tästä uudesta, salaperäisestä toimittajasta. Napsauta Pikalisäys, jos haluat, että ohjelma kerää tiedot rekisteristä sitä täytettäessä, tai napsauta Määritä nähdäksesi Uusi toimittaja -valintaikkuna.

Sinun on valittava tilin nimi. Löydät luultavasti oikean avattavasta Tili-valikosta; jos et voi, syötä yksi omastasi. Näet Tiliä ei löydy -viestiruudun, ja QuickBooks pyytää sinua täyttämään tiedot tästä uudesta tilistä.

Jos päätät rekisteriä täytettäessä, että haluat saada korvauksen tästä shekistä tai haluat seurata kuluja ja eriä, napsauta Muokkaa tapahtumaa -painiketta nähdäksesi Anna laskut -ikkunan. Kun olet täyttänyt ikkunan, napsauta Tallenna ja uusi. Olet takaisin mistä aloitit: Ostovelat-ikkunassa.

Näetkö Splits-painikkeen? Tämä Splits-painike toimii samalla tavalla kuin Splits-painike pankkitilirekisteri-ikkunassa. Kun napsautat Splitit, QuickBooks tarjoaa lisärivejä kulu- ja luokkatietojen syöttämiseen.

4. Kun täytät kaikki tiedot, napsauta Tallenna.

Palauta-painike, joka sijaitsee aivan Record-kohdan oikealla puolella, on siellä, jos täytät rekisterin, mutta päätät aloittaa kaiken alusta ennen kuin olet tallentanut tapahtuman. Napsauta Palauta tyhjentääksesi tiedot näytöltä, ja sinulla on puhdas pöytä.

Kuinka poistaa lasku QuickBooks 2019 -sovelluksessa

Oletetaan, että syötät vahingossa saman laskun kahdesti tai syötät laskun, joka oli todella tarkoitettu viereiselle yritykselle. (Se, että seuraat laskuja tietokoneella, ei tarkoita, ettei sinun enää tarvitse katsoa asioita tarkasti.) Näin voit poistaa Ostosreskontra-rekisteriin syöttämäsi laskun:

1. Paikanna lasku ostoreskontrarekisteristä jollakin seuraavista tavoista:

• Jos tiedät suunnilleen minä päivänä, jolloin kirjoitit laskun, voit selata luetteloa löytääksesi sen. Merkinnät on listattu päivämääräjärjestyksessä. (Valitse 1-rivi-valintaruutu, jos haluat näyttää jokaisen laskun yhdellä rivillä kahden rivin sijaan, jotta vieritys sujuu nopeammin.)
• Jos et muista päivämäärää, valitse Muokkaa → Etsi.

Ja nyt takaisin ostoreskontra-ikkunaan, joka sinulla on käynnissä…

2. Valitse lasku, jonka haluat poistaa, napsauttamalla mitä tahansa laskun kohtaa.

3. Valitse Muokkaa → Poista lasku.

QuickBooks vahvistaa, että todella todella haluat poistaa tapahtuman. Jos napsautat OK, se poistaa laskun asianmukaisesti A/P-rekisteristä.

Muistuta minua maksamaan se lasku, jooko?

Voit sitoa nauhan sormesi ympärille, mutta paras tapa varmistaa, että maksat laskut ajoissa, on antaa QuickBooks muistuttaa sinua. Itse asiassa voit tehdä Muistutukset-viestiruudusta ensimmäisen asian, jonka näet, kun käynnistät QuickBooksin.

Jotta voit säätää QuickBooksin muistutusasetuksia, sinun on kirjauduttava sisään järjestelmänvalvojana yhden käyttäjän tilassa. Valitse sitten Muokkaa → Asetukset. Kun QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan, napsauta Muistutukset-kuvaketta vasemmalla olevassa luettelossa ja napsauta sitten Yritysasetukset-välilehteä päästäksesi tässä näkyvään valintaikkunaan.

Asetukset-valintaikkunan Muistutukset-osio.

Varmista, että joko Näytä yhteenveto tai Näytä luettelo -painike on valittuna (et voi valita Älä muistuta minua ja odotat saavasi muistutuksen) ja anna sitten itsellesi useita päiviä varoitusajalla, ennen kuin sinun on maksettava laskuja kirjoittamalla numero (10 on oletusarvo ja toimii yleensä hyvin) Muistuta minua -sarakkeen Päivää ennen eräpäivää -tekstiruudussa.

Jos valitset Näytä yhteenveto -vaihtoehdon (ensimmäinen painike vaihtoehdon oikealla puolella), saat yhteenvedon veloistasi joka kerta, kun käynnistät QuickBooksin. Jos valitset Näytä luettelo (toinen painike vaihtoehdon oikealla puolella), saat tiedot jokaisesta laskusta.

Haluat ehkä tarkastella Muistutukset-ikkunaa, kun käynnistät QuickBooksin tai avaat uuden yritystiedoston. Ikkunassa luetellaan muistutukset (kuten tulostettavat lomakkeet ja lähetettävät maksut) ja kerrotaan, mitkä maksamattomat laskut sinun tulee maksaa. Näet tämän luettelon valitsemalla Yritys→Muistutukset. Huomaa, että voit myös pyytää QuickBooksia näyttämään mahdolliset muistutukset avattaessa yritystiedostoa. Voit tehdä tämän valitsemalla Muokkaa → Asetukset -komennon, napsauttamalla Muistutukset, napsauttamalla Omat asetukset ja valitsemalla sitten Näytä muistutusluettelo yritystiedostoa avattaessa -valintaruutu.