Suunnittele uusi QuickBooks 2012 -järjestelmäsi

Jos ymmärrät alusta alkaen muutaman suuren kuvan – mitä kirjanpito tekee ja mitä kirjanpitojärjestelmät tekevät –, huomaat, että QuickBooks 2012 -asennusprosessi on paljon järkevämpi.

Mitä kirjanpito tekee

Mieti, mitä kirjanpito tekee. Ihmiset saattavat kiistellä pienistä yksityiskohdista, mutta useimmat ovat samaa mieltä siitä, että kirjanpito tekee seuraavat neljä tärkeää asiaa:

• Mittaa voitot ja tappiot

• Raportoi yrityksen taloudellisesta tilasta (sen varat, velat ja nettovarallisuus)

• Tarjoaa yksityiskohtaiset tiedot varoista, veloista ja omistajan pääomatileistä

• Toimittaa taloudellista tietoa sidosryhmille, erityisesti johdolle

Mitä kirjanpitojärjestelmät tekevät

Katso nyt lyhyesti, mitä kirjanpitojärjestelmät - tai ainakin mitä pienyritysten kirjanpitojärjestelmät - yleensä tekevät:

• Tuottaa tilinpäätökset, mukaan lukien tuloslaskelmat, taseet ja muut kirjanpitoraportit.

• Luo yrityslomakkeita, mukaan lukien shekit, palkkasekit, laskut, asiakasilmoitukset ja niin edelleen.

• Pidä yksityiskohtaista kirjaa tärkeimmistä tileistä, mukaan lukien käteisvaroista, myyntisaamisista (summat, jotka asiakkaat ovat yritykselle velkaa), ostoveloista (summat, jotka yritys on velkaa myyjilleen), varastotavaroista, käyttöomaisuudesta ja niin edelleen.

• Suorita erityisiä tiedonhallintatoimintoja. Esimerkiksi kustannusalalla kirjojen kustantajat maksavat usein tekijöille rojalteja. Joten rojaltikirjanpito on tehtävä, joka kirjankustantajien kirjanpitojärjestelmien on tyypillisesti tehtävä.

Mitä QuickBooks 2012 tekee

Okei, kun ymmärrät, mitä kirjanpito tekee ja mitä kirjanpitojärjestelmät yleensä tekevät, voit nähdä jonkin näkökulman, mitä QuickBooks tekee:

• Tuottaa tilinpäätöksen

• Luo monia yleisiä liiketoimintamuotoja, mukaan lukien shekit, palkkasekit, asiakaslaskut, asiakaslausunnot, luottomuistiot ja ostotilaukset

• Säilyttää yksityiskohtaista kirjaa kourallisista tärkeimmistä tileistä: käteinen, myyntisaamiset, ostovelat ja varasto yksinkertaisissa asetuksissa

QuickBooks tekee kolme niistä neljästä asiasta, joita voit odottaa kirjanpitojärjestelmän tekevän. QuickBooks ei tarjoa erikoistuneita kirjanpitotuotteita. Esimerkiksi QuickBooks ei tee rojaltikirjanpitoa.

Mitä QuickBooks 2012 ei tee

Joten QuickBooks tekee kolme niistä neljästä asiasta, joita kirjanpitojärjestelmät tekevät, mutta se ei tee kaikkea. QuickBooks on usein epätäydellinen kirjanpitoratkaisu. Ole siis varovainen asettaessasi odotuksiasi. Sinun on myös yleensä selvitettävä kiertotapoja joihinkin erityisiin kirjanpitovaatimuksiisi.

QuickBooks tarjoaa käyttäjille ja yrityksille paljon joustavuutta. Joten, palatakseni edelliseen esimerkkiin, kirjan kustantaja voi tehdä suuren osan siitä, mitä sen tarvitsee tehdä rojaltikirjanpidossa QuickBooksissa. Tämä rojaltikirjanpitotyö vaatii yksinkertaisesti jonkin verran näpertelyä yrityksen perustaessa QuickBooksia.

QuickBooksilla (tai ainakin QuickBooksin suosituimmilla versioilla) on kuitenkin muutama merkittävä heikkous:

• QuickBooks Pro ei tarjoa hyvää tapaa käsitellä varaston valmistusta. QuickBooks Premier ja QuickBooks Enterprise Solutions tukevat kuitenkin yksinkertaista valmistuskirjanpitoa. (Nämä QuickBooks-versiot auttavat sinua selvittämään prosessin, jossa raaka-aineet muutetaan valmiiksi tuotteiksi.)

• Vain QuickBooks Enterprise Solutions käsittelee tilanteen varastoinnin useissa paikoissa. Toisin sanoen QuickBooks Pro ja QuickBooks Premier yksinkertaisesti osoittavat esimerkiksi, että sinulla on 3000 widgetiä. Se ei anna sinun seurata sitä tosiasiaa, että sinulla on 1 000 widgetiä varastossa, 500 widgetiä kaupassa A ja 1 500 widgetiä kaupassa B.

Huolimatta siitä, että QuickBooks saattaa olla epätäydellinen ratkaisu eikä välttämättä käsittele varastoa haluamallasi tavalla tai tarvitsemallasi tavalla, QuickBooks on silti erittäin hyvä ratkaisu. Mitä QuickBooks tekee, se tekee erittäin hyvin. Harkitse sitä tosiasiaa, että QuickBooks on olemassa pitkään, pitkään.

On paljon todennäköisempää, että esimerkiksi kirjanpitoohjelmisto, jolla on 600 käyttäjää, lopetetaan kuin QuickBooksin kaltainen tuote, jolla on 4 000 000 asiakasta.