Sekkien kirjoittaminen QuickBooks 2010:ssä

QuickBooks 2010 sisältää komennon ja ikkunan erityisesti shekkien tallentamista ja mahdollisesti tulostamista varten. Voit kirjoittaa shekkejä QuickBooksissa ja tallentaa nostotiedot asianmukaiselle tilille.

1Valitse Pankkitoiminta → Kirjoita shekit.

QuickBooks näyttää Write Checks -ikkunan.

2 Valitse tili avattavasta Pankkitili-luettelosta.

Valitse oikea tili, jolle haluat kirjoittaa shekin.

3Tunnista sekin numero Nro-kentässä.

Jos et vielä tiedä sekin numeroa, koska et ole tulostanut sekkiä, jätä Nro-kenttä tyhjäksi. Valitse sitten Tulostettava -valintaruutu, joka näkyy suunnilleen Write Checks -ikkunan keskellä.

4 Kirjoita Päivämäärä-kenttään päivämäärä, jolloin sekki kirjoitetaan tai kirjoitetaan.

Voit syöttää tarkistuspäivän muodossa kk/pp/vvvv. Voit myös kirjoittaa päivämäärät yksinkertaisesti kk/pp tai m/pp, ja QuickBooks muuttaa ne muotoon kk/pp/vvvv.

Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa pientä kalenteripainiketta, joka tulee näkyviin Päivämäärä-kentän oikealle puolelle, ja valita päivän avautuvasta ponnahduskalenterista.

5Ilmoita Maksu järjestyksen mukaan -kentässä henkilö tai yritys, jolle maksat sekillä.

Jos tallentamasi sekki on ensimmäinen maksunsaajalle lähettämäsi sekki, sinun on kirjoitettava maksunsaajan nimi kenttään. Jos olet maksanut maksunsaajalle aiemmin, napsauta Maksu järjestyksen mukaan -kentän oikeassa reunassa olevaa nuolipainiketta ja valitse maksunsaaja näkyviin tulevasta avattavasta luettelosta.

6Napsauta $-kenttää ja kirjoita sekin summa.

QuickBooks kirjoittaa sekin summan Pay to the Order Of -kentän alla olevalle riville.

7 (Valinnainen) Kirjoita osoite tai muokkaa osoitetta Osoite-kentässä.

Voit halutessasi antaa maksunsaajan osoitteen osoitekentässä. QuickBooks kirjoittaa maksunsaajan nimen osoitelohkon ensimmäiselle riville, kun täytät Maksu järjestyksen mukaan -kentän. Voit lisätä muut rivit osoitelohkoon manuaalisesti. Huomaa kuitenkin, että jos olet aiemmin antanut maksunsaajan osoitteen (kuten milloin viimeksi kirjasit sekin maksunsaajalle), QuickBooks käyttää näitä osoitetietoja uudelleen myöhempiä tarkastuksia varten.

8 (Valinnainen) Anna muistion kuvaus Muistio-kenttään.

Jos aiot tulostaa esimerkiksi shekin, voit käyttää Muistio-kenttää tunnistaaksesi tilinumerosi tai laskun numeron, jonka sekki maksaa.

9 (Valinnainen) Valitse Online-maksu -valintaruutu.

Tämän valintaruudun valitseminen käskee QuickBooksia myöhemmin välittämään nämä sekkitiedot pankkillesi yhdessä maksun suorittamisohjeiden kanssa.

10Jos shekillä maksetaan tietystä kulusta tai ostetaan tietty omaisuus, napsauta Kulut-välilehteä, jos se ei ole jo näkyvissä.

Kirjoita shekit -ikkuna on saattanut avautua ja Kulut-välilehti on jo näkyvissä.

11Syötä oikea tili Tili-sarakkeeseen ja kulun tai oston summa Summa-sarakkeeseen.

Nämä perustiedot selittävät, miksi kirjoitat shekkiä ja mistä rahat tulevat.

12(Valinnainen) Anna Muistio-sarakkeessa muistion kuvaus kyseisestä kulurivistä.

Liitä mukaan selvennyksiä ostosta tai kuluista, jos haluat.

13(Valinnainen) Käytä Asiakas:Työ-saraketta ja Luokka-saraketta kuvataksesi ja luokitellaksesi tilirivin tiedot tarkemmin.

Jos luokittelet kulut tietylle asiakkaalle tai työlle aiheutuneiksi, voit käyttää Laskutettava-saraketta (merkitty kuvakkeella) ilmoittaaksesi, laskutetaanko tämä kohde myöhemmin asiakkaalta.

14Napsauta Write Checks -ikkunan Kohteet-välilehteä.

Käytät Tuotteet-välilehteä, kun kirjoitat sekin ostaessasi tuotteita, jotka näkyvät ja kuvataan tuoteluettelossasi.

15Tunnista ostettava tuote syöttämällä nimikkeen koodi tai nimi Nimike-sarakkeeseen.

Vaihtoehtoisesti voit muokata Kuvaus-sarakkeessa näkyvää kohteen kuvausta.

16 Kuvaa Määrä-, Kustannus- ja Summa-sarakkeissa tuotteiden määrä ja ostettujen tuotteiden kokonaishinta.

Kuten Kulut-välilehdellä, QuickBooks antaa sinulle mahdollisuuden luokitella kohdetta tarkemmin käyttämällä Asiakas:Työ-, Laskutus- ja Luokka-sarakkeita.

17Jos et halua tulostaa sekkiä juuri nyt, napsauta joko Tallenna ja sulje tai Tallenna ja uusi -painiketta.

Tallenna ja sulje -painike tallentaa sekin ja sulkee myös Write Checks -ikkunan. Tallenna sekki napsauttamalla Tallenna ja uusi -painiketta ja näytä sitten uudelleen Write Checks -ikkuna, jotta voit tallentaa uuden sekin.

Jos et halua tallentaa sekkiä, napsauta Tyhjennä-painiketta.

18Jos haluat tulostaa sekit erässä, napsauta Tulosta-painikkeen oikealla puolella olevaa alanuolta, kun olet tallentanut viimeisen tulostettavan sekin.

Tulosta-valikko tulee näkyviin.

Jos haluat tulostaa vain tämän shekin, napsauta Tulosta-painiketta.

19Valitse Print Batch -komento.

Valitse tulostettavat shekit -valintaikkuna avautuu.

20Valitse tulostettavat sekit.

Valitse ne napsauttamalla.

21 Kirjoita Ensimmäinen tarkistusnumero -tekstiruutuun tulostukseen käytettävän ensimmäisen sekkilomakkeen numero ja napsauta sitten OK.

QuickBooks näyttää Print Checks -valintaikkunan.

22Valitse Check Style -alueella valintanappi sen sekkilomakkeiden tyypeille, joille tulostat.

Jos käytät tavallisia tai lompakkotyyppisiä shekkejä, sinun on myös ilmoitettava shekkien määrä.

23Napsauta Tulosta-painiketta.

Voit myös tulostaa sekkilomakkeita eränä valitsemalla Tiedosto→ Tulosta lomakkeet→ Sekit. QuickBooks näyttää Select Checks to Print -valintaikkunan. Selvitä, mitkä shekit haluat tulostaa, napsauta OK ja viimeistele shekkien tulostaminen Tulosta shekit -valintaikkunassa.