Säilytä hyvää kirjanpidon valvontaa QuickBooks 2018:ssa

QuickBooks 2018 tarjoaa ohjaustekniikoita, joita yrityksen omistaja tai yritysjohtaja voi käyttää minimoimaan tahattomat virheet ja minimoimaan varkauden mahdollisuuden, kun useat käyttäjät pääsevät käsiksi. Tässä on hienoja ideoita:

• Vertaa fyysisiä varastomääriä säännöllisesti varastokirjanpitoon. Varastot kutistuvat, valitettavasti. Ihmiset – joskus työntekijät, mutta usein näennäiset asiakkaat, kuten myymälävarkaudet – varastavat tavaraa. Siksi yksi asia, joka sinun on tehtävä sekä varastohäviöiden minimoimiseksi että tarkan kirjanpidon ylläpitämiseksi, on säännöllisesti verrata varastosi fyysisiä lukuja siihen, mitä kirjanpitotietosi osoittavat. Esimerkiksi pieni lähikauppa voi haluta vertailla tupakkavarastoa päivittäin, olut- ja viinivarastoa viikoittain ja kaikkia muita päivittäistavaravarastoja kuukausittain tai vuosittain. Tämä lähestymistapa arvokkaimpien ja helpoimmin varastettavien tavaroiden usein laskemiseen saavuttaa kaksi asiaa:
  • Varastojen kutistuminen havaitaan nopeasti.
  • Yrityksen omistaja voi minimoida varaston kutistumisen tunnistamalla tavaroiden tyypin, joka varastetaan useimmiten tai jopa milloin varasto varastetaan useimmiten.
• Täsmäyttää pankkitilit. Yksi asia, joka yritysten omistajien pitäisi mielestäni tehdä, on täsmäyttää omat pankkitilinsä. Usein kirjanpitohenkilöstön varkaudet tapahtuvat, kun työntekijät keksivät kirjoittaa yrityksen pankkitilille shekkejä, joita omistaja ei näe. Yksi varma tapa löytää kuvitteellinen ja vilpillinen tapahtuma on pyytää omistajaa täsmäämään tiliote. Jos omistaja täsmäyttää tiliotteen, hän voi verrata tilin pankin kirjanpitoa yrityksen QuickBooks-kirjanpitoon. Kaikki ilmeiset erot voidaan korjata, mikä tarkoittaa, että QuickBooksin kirjanpitotiedot ovat tarkempia. Lisäksi kaikki hilseilevät, epäilyttävät liiketoimet tulevat ilmeisiksi, kun yrityksen omistaja tarkastelee tarkasti shekkejä.
• Ero kirjanpito fyysisestä huollosta mahdollisuuksien mukaan.Pienessä yrityksessä on vaikeaa aina erottaa jonkin toiminnan kirjanpito fyysisestä huoltajuudesta tai fyysisestä vastuusta. On vaikeaa erottaa varastokirjanpito fyysisestä säilytyksestä tai pääsystä kyseiseen varastoon. Esimerkiksi myymälävirkailija voi helposti varastaa savukkeita ja myös korjata varastokirjanpitoa savukkeiden kassamyynnin kautta. Siitä huolimatta, missä voit erottaa fyysisen säilytyksen kirjanpidosta, sisäänrakennettu virheentarkistus tapahtuu. Kirjanpidon suorittaja tarkastaa epäsuorasti, että omaisuuden fyysinen säilyttäjä on hoitanut omaisuutta. Jos fyysinen säilyttäjä varastaa esimerkiksi savuketölkkejä, se käy ilmi, kun kirjanpitäjä vertaa kirjanpitotietoja varaston fyysisiin tileihin. Samoin, henkilö, jolla ei ole käteistä ja pankkitiliä, ei voi helposti varastaa käteistä, vaikka hänellä olisi täydellinen pääsy käteisen kirjanpitoon. Voit pyytää CPA:lta apua suunnittelemaan tapoja erottaa omaisuuden fyysinen säilytys kirjanpito- ja kirjanpitotehtävistä. Ja sinun todella, todella pitäisi tehdä tämä. Valitettavasti työntekijöiden varkaudet ovat hyvin yleisiä.
• Kouluta työntekijöitä QuickBookien käyttöön. Sinun tulisi kouluttaa työntekijät käyttämään QuickBooksia, jos sinulla on minkä kokoinen yritys tahansa, kahdesta syystä:
  • Joku, joka osaa käyttää QuickBooksia, tekee vähemmän todennäköisesti tahattomia virheitä. QuickBooks ei ole vaikea käyttää, mutta se ei myöskään ole jotain, jota voit oppia tahtomattaan ilman apua. Jotkut liiketoimet ovat melko hankalia, etenkin tietyille yrityksille. Joten jos voit, on järkevää tarjota työntekijöille apua tai koulutusta tai molempia. Näiden resurssien avulla ihmiset voivat käyttää QuickBooksin ominaisuuksia mukavammin ja tarkemmin luodakseen taloustietoja, joiden avulla voit hallita liiketoimintaasi paremmin.
  • Sotkuiset kirjanpitotiedot naamioivat työntekijöiden varkauksia. Usein yksi asia, jonka näet, kun työntekijän varkaus tapahtuu, on todella sekaisin kirjanpito. Tästä syystä saatat joutua tilanteeseen, jossa huonosti koulutetut työntekijät luovat sotkuisen kirjanpitojärjestelmän, joka mahdollistaa työntekijävarkauden. Koulutus ei siis tarkoita vain sitä, että sinulla on tarkempia kirjanpitotietoja, vaan myös sitä, että sinulla on vähemmän todennäköistä, että sinulla on ympäristö, joka suosii varkauksia tai kavalluksia.
• Sulje QuickBooks-tiedosto. Jos suoritat Laskentaperiaatteet -kurssin, huomaat, että sulkeminen tarkoittaa sarjaa kirjanpitotoimenpiteitä, joita joku suorittaa nollatakseen tuotto- ja kulutilit, jotta uudesta vuodesta alkaen tulot ja kulut voidaan laskea helposti. QuickBooksissa sulkeutuutarkoittaa jotain muuta. Mutta haluat silti sulkea QuickBooks-tiedoston säilyttääksesi tietosi eheyden. Toimi näin: Valitse Muokkaa –> Asetukset -komento, valitse Kirjanpito, valitse Yritysasetukset-välilehti ja napsauta sitten Sulkemispäivämäärän päivämäärä/salasana -painiketta. Kun QuickBooks pyytää sinua, määritä sulkemispäivä ja salasana. Kun olet antanut nämä tiedot, QuickBooks kieltää tai rajoittaa käyttäjiä muuttamasta tai syöttämästä tapahtumia, jotka on päivätty ennen sulkemispäivää. (Vain ihmiset, joilla on salasana, voivat tehdä muutoksia tai syöttää tapahtumia, joiden päivämäärät ovat päättymispäivää aikaisemmat.)
• Hallitse QuickBooks-kirjanpitojärjestelmääsi. Ikävä kuulla, että monet yrittäjät eivät pidä kirjanpitojärjestelmää muuta kuin välineenä laskujen, palkkasekkien ja vuosittaiseen veroilmoitukseen tarvittavien tietojen tuottamiseen. Valitettavasti etäinen suhde kirjanpitojärjestelmään tarkoittaa, että yritysten omistajat eivät useinkaan koe tarvetta hallita aktiivisesti kirjanpitojärjestelmän tapahtumia.

Yli 30 vuoden CPA-työkokemukseen perustuva mielipide on, että tämä asenne on väärä. Kirjanpitojärjestelmän tulisi olla työkalu, jolla voit hallita liiketoimintaasi paremmin. Ja se voi olla sitä. Mutta jos se on työkalu yrityksesi parempaan hallintaan, sinun on hallittava järjestelmää. Toisin sanoen ehdotan kunnioittavasti, että otat vastuun siitä, että työntekijät ovat koulutettuja tekemään asioita, jotka suojaavat kirjanpitojärjestelmääsi (kuten varmuuskopioimaan tietotiedostot) ja varmistamaan, että he suorittavat asianmukaiset kirjanpitotoimenpiteet kuukausittain ja vuosittain. perusteella (kuten kaikkien laskujen lähettäminen, pankkitilien täsmäyttäminen, sotkuisten tapahtumien siivoaminen ja niin edelleen).

Tämän johdon vastuun ei tarvitse olla raskas. Voit melko helposti varmistaa, että ihmiset tekevät sellaisia ​​​​asioita, joita heidän pitäisi tehdä, luomalla joitain yksinkertaisia ​​tarkistuslistoja. Seuraavassa taulukossa on esimerkki kuukausittaisesta kirjanpidon tehtävälistasta.

Esimerkki kuukausittaisesta kirjanpidon tehtävälistasta

Tässä taulukossa on esimerkki vuosittaisen kirjanpidon tehtävälistasta. Näistä taulukoista voit rakentaa oman listan asioista, jotka kirjanpitäjän tai toimistopäällikön tulee tehdä kuukausittain tai jokaisen vuoden lopussa.

Esimerkki vuosittaisen kirjanpidon tehtäväluettelosta