Säännöllisten inventointijärjestelmien käyttäminen QuickBooksissa 2017

Voit käyttää yksinkertaista lähestymistapaa varastokirjanpitoon QuickBooks 2017:n avulla. Sen sijaan, että seuraat yksittäisiä varastotuotteita käyttämällä jatkuvaa varastojärjestelmää – mikä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että seuraat jokaista tuotetta, kun se siirtyy yritykseesi ja ulos asiakkaan autosta tai tila-autosta. — Voit käyttää yksinkertaista jaksollista järjestelmää. Sinun on tiedettävä, kuinka säännöllinen varastojärjestelmä toimii QuickBooksissa. On myös hyvä tietää, mikä on huonoa ja mikä hyvää säännöllisen varastojärjestelmän käytössä.

Kuinka säännölliset varastojärjestelmät toimivat QuickBooksissa

Jos käytät säännöllistä varastojärjestelmää, määrität Muun käyttöomaisuuden tyyppisen tilin nimeltä Varasto. Sitten aina kun ostat varastoa, luokittelet varastooston tälle väärennetylle varastotilille. (Tiliä kutsutaan "väärennetyksi" varastotiliksi, koska se ei ole QuickBooksin todellinen varastotili.)

Kun haluat kirjata kuukausittain myytyjen tavaroiden kustannukset, käytät päiväkirjakirjausta siirtääksesi asianmukaisen osan väärennetystä varastotilistä myytyjen tavaroiden hinta -tilillesi. Mistä tiedät, mikä osa sinun pitäisi siirtää? Hyvä kysymys. Lyhyesti sanottuna, arvaat historiallisen myytyjen tavaroiden kustannusten prosenttiosuutesi perusteella.

Tässä on esimerkki siitä, miten tämä toimii: Oletetaan, että ikimuistoisista ajoista lähtien myytyjen tavaroiden kustannukset ovat olleet 45 prosenttia myyntituloistasi ja että viime kuussa myit tavaraa 10 000 dollarin arvosta. Tässä tapauksessa 45 prosenttia 10 000 dollarista (4 500 dollaria) vastaa myymäsi varaston kustannuksia. Näin ollen siirrät 4 500 dollaria väärennetyn varaston tililtä myytyjen tavaroiden kustannuksiin.

Ennustettavasti tämä karkea ja valmis lähestymistapa tarkoittaa, että varastosi ja myytyjen tavaroiden hintaluvut ovat vääriä. Joten vuoden lopussa suoritat edelleen fyysisen varaston laskennan selvittääksesi tarkalleen, mitä sinulla todella on varastossa. Tässä vaiheessa sinun on säädettävä varaston ja myytyjen tavaroiden kustannusten saldot niin, että ne vastaavat fyysistä varastotasi.

Saattaa olla, että vuoden aikana karkea 45 prosentin luku on merkinnyt sitä, että olet siirtänyt 5 000 dollaria liikaa varastosta myytyjen tavaroiden kustannuksiin. Tässä tapauksessa siirrät 5 000 dollaria myytyjen tavaroiden hinnasta ja takaisin varastoon. Tai saatat huomata, että siirsit 5 000 dollaria liian vähän varastosta myytyjen tavaroiden kustannuksiin. Voit korjata tämän ongelman siirtämällä vielä 5 000 dollaria varastosta myytyjen tavaroiden kustannuksiin.

Viimeinen lyhyt huomautus säännöllisen varaston käyttämisestä: Et käytä varastotuotteita, jos käytät säännöllistä varastoa. Joten se, mitä laitat laskuihin tai myyntikuitteihin, on vain yleinen, ei-varastollinen osa.

Säännöllisen inventaarion hyvät ja huonot puolet

Säännöllinen varastojärjestelmä on hyvä tietyntyyppisille yrityksille. Jos sinulla on liian monta kohdetta seurataksesi esimerkiksi QuickBooksin kohdeluettelon avulla, tässä kuvattu lähestymistapa voi olla hengenpelastaja.

Säännölliset inventointijärjestelmät aiheuttavat kuitenkin joitain ongelmia. Tässä on neljä suurinta ja pahinta ongelmaa:

• Et todellakaan tiedä, mitkä tuotteet menevät hyvin ja mitkä eivät, koska et seuraa myyntiä varastotuotekohtaisesti. Tämä tarkoittaa, että et voi varastoida enemmän kuumaa myyntiä ja vähemmän tavaraa, joka ei myy.
• Et tiedä, mitä sinulla todella on varastossasi, paitsi silloin, kun teet vuoden lopun fyysisen inventaarion. (Et tiedä kuinka monen dollarin arvosta varastoa sinulla on tai mitä tuotemääriä sinulla on.)
• Koska et tee tuotetason säätöjä fyysisen varastosi perusteella, et tiedä, mitkä tuotteet ovat alttiita kutistumaan ongelmista, kuten varkaudesta, rikkoutumisesta ja pilaantumisesta.
• Sinun on tehtävä päiväkirjamerkinnät, jotka kirjaavat dollarien siirtymisen varastosta ja myytyjen tavaroiden kustannuksiin. Nämä päiväkirjamerkinnät eivät ole hirveän vaikeita, mutta niiden selvittäminen ensimmäisellä kerralla voi olla hieman hankalaa.

Sinun on päätettävä, haluatko vai haluatko käyttää yksinkertaisempaa säännöllistä inventaariojärjestelmää, huolimatta tällaisen järjestelmän aiheuttamista ongelmista. Viimeinen ajatus: Monet pienet yritykset, erityisesti pienet jälleenmyyjät, käyttävät menestyksekkäästi säännöllisiä varastojärjestelmiä.