Raporttiikkunan käyttäminen QuickBooks 2011:ssä

Jos pidät Microsoft Windowsin kanssa työskentelystä mukavana, QuickBooks-raporttiikkunan käyttämisen pitäisi olla helppoa. QuickBooks näyttää sekä painikkeet että laatikot ikkunan yläreunassa. Näiden painikkeiden ja ruutujen avulla voit muuttaa Raportti-ikkunan näyttöä ja hallita Raportti-ikkunassa näkyviä tietoja.

Työskentely Raportti-ikkunan painikkeiden kanssa

Raportti-ikkunassa on tavallisesti kahdeksan eri painiketta: Muokkaa raporttia, Muista, Tulosta, Lähetä sähköposti, Vie, Piilota otsikko, Kutista ja Päivitä.

• Muokkaa raporttia: Muokkaa raporttia -painike näyttää Muokkaa raporttia -valintaikkunan. Tällä komentopainikkeella voit mukauttaa raporttia.

• Muista: Muisti-painike näyttää Muisti raportti -valintaikkunan. Kun olet muistanut nämä asetukset, voit myöhemmin tuottaa täsmälleen saman raportin valitsemalla muistiin tallennetun raportin alivalikosta Raportit→Muistitut raportit.

  

• Tulosta: Kun napsautat Tulosta, QuickBooks näyttää Tulosta raportit -valintaikkunan, jossa voit valita, miten ja missä raportti tulostetaan.

  

  Napsauta Esikatselu-painiketta Tulosta raportit -valintaikkunassa saadaksesi esikatseluikkunan näkyviin. Esikatselu-ikkuna näyttää, miltä tulostetut raporttisivut näyttävät.

• Sähköposti: Sähköposti-komentopainikkeella voit lähettää sähköpostilla kopion raportista liitteenä. Kun napsautat Sähköposti, QuickBooks käynnistää sähköpostiohjelman puolestasi.

• Vie: Jos napsautat Vie-painiketta, QuickBooks näyttää Vie raportti -valintaikkunan Perus-välilehden, jonka avulla voit kopioida raportin tiedot tiedostoon, jonka taulukkolaskentaohjelma, kuten Microsoft Excel, voi helposti avata.

  

  Jos haluat kopioida raportin olemassa olevaan Excel-laskentataulukkoon, valitse Olemassa oleva Excel-työkirja -vaihtoehto.

• Piilota otsikko: Napsauta Piilota otsikko -painiketta poistaaksesi otsikkotiedot, kuten yrityksen nimen. Jos piilotat otsikon, voit napsauttaa Piilota otsikko -painiketta uudelleen, jotta se tulee uudelleen näkyviin.

• Tiivistä: Tiivistä-painike tiivistää raportin tiedot. QuickBooks ei näytä alatilejä tiivistetyssä raportissa, vain tilejä. Jos haluat poistaa aiemmin tiivistämäsi raportin, napsauta Laajenna-painiketta.

• Päivitä: Päivitä-painike käskee QuickBooksia päivittämään raportin tiedot QuickBooks-datatiedoston muutosten varalta. Tämä kuulostaa aluksi hullulta, mutta voit itse asiassa jättää raporttiikkunat auki. Tämä tarkoittaa, että raporttiikkunassa voi näkyä tuloslaskelma esimerkiksi viikon takaa. Napsauttamalla Päivitä-painiketta QuickBooks tietää, että sen pitäisi päivittää raportti viimeisimmät muutokset.

Raportti-ikkunaruutujen käyttäminen

Raportti-ikkunassa on viisi ruutua: Päivämäärät, Alkaen, Mihin, Sarakkeet ja Lajitteluperuste. Näiden ruutujen avulla voit myös hallita Raportti-ikkunassa näkyviä tietoja ja niiden ulkoasua.

• Päivämäärät-, Alkaen- ja To-ruutujen avulla voit kertoa QuickBooksille, minkä raportointivälin haluat näyttää raportissa. Käytät näitä ruutuja kertoaksesi QuickBooksille, mille kuukaudelle, vuosineljännekselle, vuodelle tai muulle, että haluat raportin valmistettavan.

• Avattava Sarakkeet-luettelo näyttää joukon sarakevaihtoehtoja. Aluksi QuickBooks näyttää yhden kokonaissarakkeen raportille. Jos kuitenkin teet esimerkiksi raportin, joka sisältää yhteenvedon vuositulo- ja kulutiedoista, voit kertoa QuickBooksille avattavasta Sarakkeet-luettelosta, että haluat nähdä kuukausittaiset sarakkeet.

• Avattavasta Lajitteluperuste-luettelosta voit valita, kuinka tiedot järjestetään raportissa.