QuickBooksin puhdistus- ja arkistointistrategiat

Päättäminen, milloin ja miten haluat puhdistaa tai arkistoida QuickBooks-yritystiedoston, on enimmäkseen tervettä järkeä. Ensin sinun tulee harkita, tarvitseeko sinun tiivistää yritystiedostoa ollenkaan.

Jos QuickBooks toimii edelleen kohtuullisella nopeudella, jos et tule hulluksi monien luetteloiden käyttämättömien kohteiden takia tai jos datatiedosto ei ole kasvanut hirvittävän suureksi (yli 100 megatavua), sinun ei ehkä tarvitse tiivistyä. Monissa tapauksissa et saavuta mitään hyötyä siivoamisesta. Ja jos et siivoa, sinulla on silti täydelliset ja yksityiskohtaiset taloustiedot käden ulottuvilla.

Puhdistustoiminnon suorittaminen ei välttämättä pienennä QuickBooks-datatiedoston kokoa. Siksi, jos sinulla on todellakin oltava pienempi datatiedosto, sinun tulee ensin suorittaa puhdistustoiminto ja sitten tallentaa ja palauttaa kannettava QuickBooks-datatiedosto.

Tässä on toinen terveen järjen käsitys QuickBooks-yritystiedostojen puhdistamisesta ja arkistointista: Sinun tulee luoda QuickBooks-datatiedostosta arkistokopio. Itse asiassa luo arkistokopio QuickBooks-datatiedostosta vuoden lopussa, sen jälkeen, kun sinä tai CPA:si olet tehnyt viimeiset säädöt vuoteen.

On hyvä idea luoda arkistokopio QuickBooks-tietotiedostosta, jota käytetään veroilmoituksesi ja mahdollisten tilinpäätösten laatimiseen, koska voit aina myöhemmin selittää jonkin ilmoituksen tai tilinpäätöksen numeron katsomalla arkistokopiota datatiedostosta. .

Yksi QuickBooksin käytön ongelmista on, että ihmiset voivat tarkoituksella tai vahingossa muuttaa vanhoja tapahtumia. Tämä tarkoittaa, että joku voi valitettavasti muuttaa tapahtumia QuickBooks-datatiedostossa edellisenä vuonna. Kun tämä muutos tapahtuu, joku, joka katsoo QuickBooks-datatiedostoa myöhemmin, ei ehkä pysty selittämään veroilmoituksessa tai tilinpäätöksessä olevaa numeroa.

Jos joku esimerkiksi palaa takaisin ja muuttaa edellisen vuoden tapahtumaa ja tätä tapahtumaa käytetään vuoden kokonaistulojen laskemiseen, et voi enää käyttää QuickBooks-tietoja veroilmoituksesi ja tilinpäätösten lukujen selittämiseen. tulot.

Onneksi, kun sinulla on arkistokopio QuickBooks-tietotiedostosta – QuickBooks-datatiedostosta, joka toimitti numerot veroilmoitukseesi ja tilinpäätökseen – voit aina nähdä, mitkä QuickBooks-tapahtumat tukevat tiettyä veroilmoitusnumeroa tai tilinpäätösnumeroa.

Jos olet edelleen hämmentynyt tästä asiasta – ja se on hieman hankalaa – kysy ongelmasta veroneuvojaltasi tai CPA:ltasi. Hän voi selittää sinulle vaaran muuttua QuickBooksin tiedoissa, joita on käytetty ilmoituksen tai tilinpäätöksen laatimiseen sen jälkeen, kun tämä ilmoitus on laadittu tai sen jälkeen, kun kyseiset tilinpäätökset on julkaistu ja jaettu.