QuickBooksin ohjatun asennustoiminnon suorittaminen

Kun olet asentanut QuickBooks 2021 -ohjelman, asennusohjelma voi käynnistää QuickBooksin automaattisesti ja käynnistää sitten QuickBooks Setup -ohjelman. Voit myös käynnistää QuickBooks Setup -ohjelman käynnistämällä QuickBooks- ohjelman samalla tavalla kuin minkä tahansa ohjelman ja valitsemalla sitten Tiedosto → Uusi yritys.

Suuri tervetulotoivotus

Perustetaan yrityksesi! QuickBooks Setup -näyttö (katso kuva) tulee näkyviin, kun valitset Tiedosto→Uusi yritys. Näytöllä pääset alkuun antamalla yleisiä tietoja uuden yrityksen perustamisesta QuickBooksissa. Haluat todennäköisesti lukea tämän näytön tiedot. Kun olet valmis aloittamaan, napsauta Pikakäynnistys-painiketta tai Yksityiskohtainen aloitus -painiketta.

QuickBooks-asennusikkuna, jossa näkyy tervetuloviesti

Express Start -menetelmä

QuickBooks tarjoaa nopeutetun version QuickBooks-asennusprosessista, jota voit käyttää, kun et halua mukauttaa asennusta. Jos napsautat Express Start -painiketta, QuickBooks kerää hieman tietoa yrityksestäsi ja perustaa näiden tietojen perusteella yritystiedoston, jonka pitäisi toimia yrityksesi kaltaisessa yrityksessä.

Kun olet napsauttanut Express Start luodaksesi yritystiedoston, QuickBooks kehottaa sinua kuvaamaan ihmisiä (asiakkaita, myyjiä ja työntekijöitä), joiden kanssa teet liiketoimintaa, myymäsi tuotteet ja pankkitilisi. Annat nämä kuvaukset selaamalla useita näyttöjä ja täyttämällä näytön laatikoita ja laskentataulukoita.

Yksityiskohtainen aloitusmenetelmä

Jos napsautat Yksityiskohtainen aloitus -painiketta, se käynnistää EasyStep-haastattelun, joka opastaa sinut läpi joukon näyttöjä, jotka ovat täynnä tietoja, joiden avulla voit määrittää melko tarkasti, miltä QuickBooksin määrittämän yritystiedoston pitäisi näyttää.

Siirry EasyStep-haastattelun seuraavaan näyttöön napsauttamalla Seuraava-painiketta. Voit siirtyä edelliseen näyttöön napsauttamalla Takaisin-painiketta. Jos lannistut ja haluat luovuttaa, napsauta Poistu-painiketta. Mutta yritä olla masentumatta.

Toimita yrityksen tiedot

EasyStep-haastattelun ensimmäisillä näytöillä kerätään useita tärkeitä yleistietoja yrityksestäsi, mukaan lukien yrityksesi nimi ja virallinen nimi, yrityksesi osoite, toimiala, liittovaltion verotunnus, ensimmäinen kuukausi tilivuosi (yleensä tammikuu), tuloverolomakkeen tyyppi, jota yrityksesi käyttää raportoidakseen IRS:lle, ja toimiala tai yrityksen tyyppi (vähittäiskauppa, palvelu ja niin edelleen). EasyStep-haastattelun ensimmäinen näyttö tulee näkyviin.

EasyStep-haastattelun ensimmäinen näyttö kerää yleisiä yritystietoja.

QuickBooks ei ole kovin älykäs osakeyhtiöiden (LLC) verokirjanpitosäännöissä. LLC:tä voidaan käsitellä yksityisyrityksenä, jos sillä on yksi omistaja, ja yhtiöyhtymänä, jos sillä on useampi kuin yksi omistaja. Mutta LLC:t voivat myös valita, että niitä kohdellaan S- tai C-yhtiöinä. Jos olet tehnyt tällaisen valinnan LLC:llesi, muista ilmoittaa, että LLC on S- tai C-yhtiö.

Kerättyään nämä yleiset yritystiedot QuickBooks luo yritystietotiedoston, joka tallentaa yrityksesi taloudelliset tiedot. QuickBooks ehdottaa oletusnimeä tai QuickBooks-datatiedostoa yrityksen nimen perusteella. Sinun tarvitsee vain hyväksyä ehdotettu nimi ja ehdotettu kansion sijainti (ellet halua tallentaa tiedostoa Asiakirjat-kansioon, mikä ei ole huono idea).

Uuden yrityksen tiedostonimi -valintaikkuna

QuickBookien mukauttaminen

Kun QuickBooks on kerännyt edellisissä kappaleissa mainitut yleiset yritystiedot, EasyStep-haastattelu kysyy sinulta joitain hyvin tarkkoja kysymyksiä siitä, miten ajat yritystäsi, jotta se voi määrittää QuickBooks-asetukset. Asetukset itse asiassa ottavat käyttöön tai poistavat QuickBooksin erilaisia ​​kirjanpitoominaisuuksia, mikä ohjaa ohjelman toimintaa ja ulkoasua. Tässä ovat kysymyksiä, joita EasyStep-haastattelu kysyy QuickBooks-asetusten määrittämiseksi:

• Ylläpitääkö yrityksesi varastoa?
• Haluatko seurata ostamaasi ja myymääsi varastoa?
• Keräätkö myyntiveroa asiakkailtasi?
• Haluatko käyttää myyntitilauksia asiakkaiden tilausten ja jälkitilausten seuraamiseen?
• Haluatko käyttää QuickBooksia työntekijöiden palkanlaskennan apuna?
• Tarvitseeko sinun seurata useita valuuttoja QuickBooksissa, koska olet tekemisissä asiakkaiden ja myyjien kanssa muissa maissa, ja onko näillä ihmisillä uskallusta säännöllisesti maksaa tai laskuttaa sinua muussa valuutassa kuin maassasi?
• Haluatko seurata aikaa, jonka sinä tai työntekijäsi käytät asiakkaiden työhön tai projekteihin?
• Miten haluat käsitellä laskuja ja maksuja (kirjoita sekit suoraan tai syötä laskut ensin ja maksut myöhemmin)?

Aloituspäivän asettaminen

Ehkä tärkein päätös minkä tahansa kirjanpitojärjestelmän perustamisessa on päivä, jona aloitat uuden järjestelmän käytön. Tätä päivää kutsutaan muunnospäiväksi. Tyypillisesti haluat aloittaa kirjanpitojärjestelmän käytön vuoden ensimmäisenä päivänä tai uuden kuukauden ensimmäisenä päivänä. Niinpä yksi toinen suuri kysymys, joka sinulta kysytään, koskee muunnospäivää. Sinua pyydetään määrittämään alkamispäivä näytetyn valintaikkunan avulla.

EasyStep Interview -valintaikkuna, jossa voit valita aloituspäivän

Helpoin aika ottaa uusi kirjanpitojärjestelmä käyttöön on vuoden alussa. Syy? Pääset syöttämään yksinkertaisemman kokeilusaldon. Esimerkiksi vuoden alussa syötät vain varojen, velkojen ja oman pääoman tilisaldot.

Milloin tahansa muulloin voit myös syöttää tilikauden tulo- ja kulutilin saldot vuoden alusta. Yleensä sinulla on nämä vuosittaiset tulo- ja kulutiedot saatavilla vain kuun alussa. Tästä syystä ainoa mahdollinen alkamispäivämäärä, jonka voit valita, on kuukauden alku.

Tässä tapauksessa saat vuosittaiset tulot edellisen kuukauden loppuun asti edellisestä kirjanpitojärjestelmästäsi. Jos olet esimerkiksi käyttänyt Sage 50 Accountingia, hanki vuosittaiset tulo- ja kulusummat Sagelta.

Kun olet antanut aloituspäivän, toimittanut yrityksen perustiedot, tunnistanut suurimman osan kirjanpitoasetuksistasi ja määrittänyt päivämäärän, jolloin haluat aloittaa QuickBooksin käytön, olet melkein valmis.

Jos napsautat Poistu-painiketta, QuickBooks jättää sinut QuickBooks-ohjelmaan valmiina töihin. EasyStep-haastatteluprosessi ei kuitenkaan ole ikuisesti menetetty. Pääset takaisin haastatteluun avaamalla tiedosto, jota olit luomassa. Kun teet sen, EasyStep-haastattelu käynnistyy uudelleen.

Tarkista ehdotettu tilikartta

EasyStep-haastattelun lopussa toimialatyypistäsi toimittamiesi tietojen ja IRS:lle jättämäsi veroilmoituslomakkeen perusteella QuickBooks ehdottaa tilien aloitusjoukkoa, jota kirjanpitäjät kutsuvat tilikartaksi . Nämä tilit ovat luokkia, joilla voit seurata tulojasi, kulujasi, varojasi, velkojasi ja omaa pääomaa. Tämä kuva näyttää näytön, jonka EasyStep Interview näyttää näiden tilien näyttämiseksi.

EasyStep-haastattelunäyttö näyttää suositellut tulo- ja kulutilit.

Tilit, jotka QuickBooks merkitsee sekillä, kuten näyttö selittää, ovat suositeltuja tilejä. Jos et tee mitään muuta, käytät (ainakin aloittamiseen) QuickBooksissa näitä tarkastettuja tilejä. Voit poistaa ehdotetun tilin napsauttamalla valintamerkkiä. QuickBooks poistaa valintamerkin, mikä tarkoittaa, että tili ei ole osa lopullista tilikarttaa. Voit myös napsauttaa tiliä lisätäksesi valintamerkin ja sisällyttääksesi tilin aloitustilitaulukkoon.

Voit napsauttaa luettelon alaosassa olevaa Palauta suositukset -painiketta palataksesi alkuperäiseen suositeltuun tilikarttaan (jos teit muutoksia, joita et myöhemmin halua).

Kun ehdotettu tilikartta näyttää sinusta sopivalta, napsauta Seuraava. On hienoa hyväksyä QuickBooksin ehdotukset, koska voit muuttaa tilitaulukkoa myöhemmin.

Lisää tietosi yritystiedostoon

Riippumatta siitä, käytätkö yritystiedoston luomiseen Express Start -menetelmää vai Yksityiskohtainen aloitus/EasyStep -haastattelu -menetelmää, QuickBooks kehottaa sinua syöttämään omat tietosi yritystiedostoon sen jälkeen, kun sinä ja QuickBooks olet määrittänyt yritystiedoston.

QuickBooks Setup -näyttö, joka kehottaa syöttämään omat tietosi yritystiedostoon

Asiakkaat, myyjät ja työntekijät

Kuvaile asiakkaita, toimittajia ja työntekijöitä napsauttamalla ensimmäistä Lisää-painiketta. QuickBooks kysyy, onko mahdollista saada nämä tiedot jostain muualta, kuten sähköpostiohjelmasta tai sähköpostipalvelusta (Outlook, Gmail ja niin edelleen), vai haluatko syöttää tiedot laskentataulukkoon manuaalisesti. Aiot todennäköisesti syöttää tiedot manuaalisesti, joten napsauta asianmukaista painiketta ja napsauta sitten Jatka. Kun QuickBooks näyttää laskentataulukkoikkunan (katso seuraava kuva), kirjoita jokainen asiakas, toimittaja tai työntekijä omalle rivilleen ja muista sisällyttää sekä nimi- että osoitetiedot. Napsauta Jatka (ei näy), kun olet valmis. Sitten QuickBooks kysyy (käyttämällä näyttöä, jota en näytä tässä), haluatko syöttää aloitussaldot - summat, jotka olet velkaa tai olet velkaa - asiakkaille ja myyjille.

QuickBooks Setup -näyttö kerää tietoja ihmisistä, joiden kanssa teet liiketoimintaa.

Myymäsi palvelut ja varastotuotteet

Kuvaile myymiäsi tavaroita napsauttamalla toista Lisää-painiketta. QuickBooks kysyy myymistäsi tavaroista – myytkö palveluita, myytkö varastotuotteita ja haluatko esimerkiksi seurata sellaisia ​​myymiäsi varastotuotteita. Vastaa näihin kysymyksiin napsauttamalla tilanteesi mukaista valintapainiketta ja napsauta sitten Jatka.

Kun QuickBooks näyttää laskentataulukkoikkunan (ei näy), kuvaile jokaista myymääsi tuotetta erillisellä laskentataulukkorivillä. Muista myös kuvata kaikki varastossa olevat tavarat, kun muutat QuickBooksiksi. Napsauta Jatka, kun olet valmis. Jos myyt useamman kuin yhden tyyppistä tuotetta, sinun on toistettava tämä prosessi jokaiselle tuotetyypille.

Yrityspankkitilit

Kuvaile yrityksesi pankkitiliäsi (tai pankkitilejäsi) napsauttamalla kolmatta Lisää-painiketta. Kun QuickBooks näyttää Lisää pankkitilit -taulukkoikkunan (ei näy), anna kunkin pankkitilin nimi, tilinumero ja saldo muuntopäivänä. Kun olet syöttänyt nämä tiedot, napsauta Jatka.