QuickBooksin käyttäminen varaston hallintaan valmistusyrityksessä

Varaston seuranta valmistusyrityksessä on vaikeampaa kuin muuntyyppisissä yrityksissä. Kun tiivistät kaiken oleelliseen QuickBooksissa, ongelma johtuu muutamasta hankalasta kirjanpitovaatimuksesta:

• Valmistusympäristössä valmistaja yhdistää raaka-ainetuotteet valmiiksi tuotteiksi. Tämä tarkoittaa – ja tämä on haastavin osa – että valmistusprosessi vähentää joidenkin tuotteiden (raaka-aineiden tai komponenttien) varastomäärää ja arvoa ja samalla lisää muiden, valmiiden tuotteiden määrää ja arvoa.
• Valmistusympäristössä säännöt sanovat, että et vain laske tuotteiden arvoa valmiiden tuotteiden varastoarvoihin. Lasketaan myös tuotteiden valmistukseen käytetyt työkustannukset ja tehtaan yleiskustannukset.

QuickBooks ratkaisee ensimmäisen valmistusvarastoihin liittyvän ongelman, mutta se ei ratkaise tai käsittele toista ongelmaa. Onneksi niin kauan kuin olet pieni valmistaja, sinun ei todennäköisesti tarvitse huolehtia liikaa toisesta ongelmasta. Sinun tulee kysyä tätä CPA:ltasi. Mutta älä huoli – kongressi ja Internal Revenue Service ovat tarjonneet joukon porsaanreikiä, jotka helpottavat kirjanpitoa pienille miehille.

Valmistetun varaston käsittely yksinkertaisella tavalla

Jos käytät QuickBooks Prota tai joitain QuickBooks Premierin aikaisempia versioita, et voi ottaa huomioon inventaarion valmistusta QuickBooksissa. Parasta, mitä voit tehdä, on ryhmitellä tuotteet yhdistettäväksi yksittäisiksi nimikkeiksi asiakkaan laskussa.

Tämä lähestymistapa kuulostaa huolimattomalta, mutta se ei ole aivan niin paha kuin aluksi luulisi. Voit valita, että asiakaslaskussa näytetään vain ryhmänimike. Tämä tarkoittaa - palatakseni esimerkkiin punaisia ​​ruusuja ja maljakoita myyvästä kukkakauppiasta - että kukkakauppias voi "valmistaa" tusinan punaisen ruusun kristallimaljakon ja näyttää sitten valmistetun tuotteen ryhmätuotteena asiakkaan laskussa.

Yksi ongelmallinen asia "käytä vain ryhmänimikettä" -lähestymistapassa on se, että se ei anna sinulle tapaa seurata valmiiden tuotteiden varastoarvoja.

Varaston kirjanpidon suorittaminen QuickBooksissa

Voit ottaa huomioon QuickBooks Premier- tai QuickBooks Enterprise Solutionsin varaston valmistuksen lisäämällä varaston kokoonpanotuotteet valmistamiesi tuotteiden nimikeluetteloon. Kirjaat myös tavaroiden valmistuksen samalla kun… no, valmistat niitä.

Oletetaan, että Pine Lake Porcelain enimmäkseen vain ostaa ja myy kahvimukeja ja muita posliinituotteita. Mutta oletetaan myös, että Pine Lake Porcelain kokoaa kerran vuodessa kokoelman punaisia ​​kahvimukkeja pakattuun ystävänpäivälahjapakkaukseen. Tässä tapauksessa QuickBooks voi tallentaa laatikollisen lahjasetin kokoonpanon, jossa yhdistyvät esimerkiksi neljä punaista kahvimukia, pahvilaatikko ja hieman pehmopaperikäärettä.

Varaston kokoonpanokohteiden lisääminen

Kuvaile valmistettuja tuotteita seuraavasti:

Valitse Listat → Tuoteluettelo.\

QuickBooks näyttää Tuoteluettelo-ikkunan.

Napsauta Tuote-painiketta Tuoteluettelo-ikkunassa ja valitse avattavasta luettelosta Uusi.

QuickBooks näyttää Uusi kohde -ikkunan.

Valitse Inventory Assembly -kohde avattavasta Tyyppi-luettelosta.

QuickBooks näyttää Inventory Assembly -version New Item -ikkunasta.

Määritä tili, jota käytetään tämän tuotteen hinnan seurantaan, kun myyt sen.

QuickBooks ehdottaa myytyjen tavaroiden hinta -tiliä. Jos olet kuitenkin luonut muita tilejä COGS-tilillesi, valitse toinen sopiva tili.

Kuvaile valmistettua tuotetta.

Kirjoita kuvaus tuotteesta, jonka haluat näkyvän asiakirjoissa, jotka asiakkaasi näkevät, kuten laskuissa. (QuickBooks ehdottaa oletuksena samaa kuvausta, jota käytit Ostotapahtumien kuvaus -tekstiruudussa.)

Syötä summa, jonka veloitat tuotteesta Myyntihinta -ruutuun.

Ilmoita, onko valmistettu tuote arvonlisäverovelvollinen käyttämällä Verotunnus-pudotusvalikkoa.

Käytä avattavaa Tulotili-luetteloa määrittääksesi tilin, jota haluat QuickBooksin käyttävän tuotteen myynnistä saatujen tulojen seurantaan.

Tunnista komponentit, jotka liittyvät valmiiseen esineeseen.

Käytä Materiaaliluettelo-luetteloa tunnistaaksesi yksittäiset komponentit ja varastokokoonpanon tekemiseen tarvittavat määrät. Jokainen komponenttikohde menee omalle riville luettelossa. Ei liian tarpeeton, mutta huomaa, että tunnistat sekä komponenttielementin että tarvittavien komponenttiosien lukumäärän.

Tunnista omaisuustili.

Määritä toinen nykyinen omaisuustili, jota haluat QuickBooksin käyttävän tämän varastonimikkeen arvon seurantaan.

Valitse rakennuspiste.

Käytä Build Point -ruutuja määrittääksesi tämän tuotteen pienimmän varastomäärän, joka voi olla jäljellä ennen kuin valmistat lisää. Kun varastotaso putoaa tähän määrään, QuickBooks lisää muistutuksen Muistutukset-luetteloon ilmoittaen, että sinun on tehtävä enemmän tuotetta.

Ohita On Hand- ja Total Value -ruudut.

Näetkö tuon On Hand -laatikon? Jätä se nollaan. Numeron syöttäminen nyt merkitsee luokittelemattoman tapahtuman tallentamista, etkä halua tehdä sitä. Mene eteenpäin ja jätä myös Kokonaisarvo-kentän arvoksi nolla.

Jätä Alkaen-ruutu tyhjäksi tai kirjoita nykyinen päivämäärä.

Ei sillä ole väliä.

Inventory Assembly -versio Uusi tuote -ikkunasta.

Esineiden valmistuksen tai kokoonpanon tallentaminen

Jos haluat rakentaa kokoonpanon, valitse Toimittajat → Varastotoiminnot → Rakenna kokoonpanot. QuickBooks näyttää Build Assemblies -ikkunan. Sinun tarvitsee vain valita rakennettava esine avattavasta Assembly Item -luettelosta ja kirjoittaa sitten rakentamasi määrä (tai joku onneton työtoveri) Rakennettava määrä -ruutuun oikeassa alakulmassa. Napsauta sitten joko Build & Close tai Build & New -painiketta. (Napsauta Build & New -painiketta, jos haluat tallentaa joidenkin muiden kohteiden kokoonpanon.)

Uusi kohde -ikkunan Build Assemblies -versio.

Tässä on joitain asioita, jotka on muistettava Build Assemblies -komennosta:

• QuickBooks näyttää ikkunan oikeassa yläkulmassa käsilläsi olevan kokoonpanon määrän ja tilauksen tehneiden asiakkaiden määrän. Se on melko hyödyllistä tietoa, joten muista, että se on siellä.
• Rakenna kokoonpanot -ikkunassa oleva taulukko näyttää, mitä tuotteesi sisältää. Ei sillä, että välität, mutta tämä on materiaaliluettelo.
• Materiaaliluettelon alaosassa QuickBooks näyttää enimmäismäärän kokoonpanoja, jotka voit tehdä nykyisen varastotilanteen perusteella.
• Kun rakennat tuotteen, QuickBooks säätää varastotuotemäärää. Jos teet laatikollisia lahjasarjoja, joissa kussakin on neljä punaista mukia ja kaksi käärepaperia, QuickBooks vähentää punaisten mukien ja käärepaperien kappalemääriä ja lisää laatikoitujen lahjasarjojen nimikemääriä, kun tallennat kokoonpanon rakentamisen.

Jotkut kokoonpanossa käytetyt komponentit eivät välttämättä ole varastotuotteita. Voit käyttää kokoonpanossa ei-varastollisia osia.

Useiden varastopaikkojen hallinta

QuickBooks Enterprise Solutions antaa sinun käsitellä varaston säilyttämisen useisiin paikkoihin liittyvät haasteet. Ota tämä ominaisuus, nimeltään Advanced Inventory Tracking, käyttöön valitsemalla Muokkaa → Asetukset -komento, napsauttamalla Nimikkeet ja varasto, napsauttamalla Yritysasetukset-välilehteä ja napsauttamalla sitten Varaston lisäasetukset -painiketta.

Jos käytät QuickBooksin Enterprise Solutions -versiota, QuickBooks näyttää valintaikkunoita, joiden avulla voit luoda luettelon varastopaikoista ja lisää kenttiä sopiviin ikkunoihin ja valintaikkunoihin, jotta voit seurata varastotuotteita sivustoittain. Jos et käytä QuickBooksin Enterprise Solutions -versiota, QuickBooks näyttää tietoja siitä, kuinka voit päivittää Enterprise Solutions -versioon.