QuickBooks-yritystiedoston puhdistamisen perusteet

Kun ymmärrät, mistä QuickBooksin arkistointi on kyse, prosessi on melko yksinkertainen. Voit tiivistää QuickBooks-yritystiedoston seuraavasti:

Valitse Tiedosto → Apuohjelmat → Tiivistä tiedot.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Condense Data -valintaikkunan.

Valitse Tapahtumat ennen tiettyä päivämäärää -valintanappi.

Tämä vaihtoehto kertoo QuickBooksille, että haluat tehdä kaksi asiaa: luoda arkistokopion QuickBooks-datatiedostosta ja pienentää toimivaa yritystiedostoa, jotta se ei ole niin suuri. QuickBooks pienentää yritystietotiedoston työversion kokoa poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, jos päätät vaiheessa 3 poistaa tapahtumat.

Määritä Poista tapahtumat ennen -päivämäärä.

Jos haluat määrittää päivämäärän, jota ennen suljetut tapahtumat tulee poistaa, kirjoita päivämäärä päivämääräruutuun. Jos haluat tiivistää tiedoston poistamalla tapahtumia esimerkiksi 31. joulukuuta 2016 tai sitä ennen, kirjoita päivämääräruutuun 1.1.2017 . Sinun ei kuitenkaan tarvitse tuntea pakkomielteitä poistaaksesi joukon suljettuja tapahtumia. Poistat suljetut tapahtumat vain, jos QuickBooks-yritystiedostosi kasvaa liian suureksi. Voit helposti työskennellä QuickBooks-yritystiedoston kanssa, joka on 25 Mt, 50 Mt tai jopa 100 Mt (megatavua).

Vaikka yleensä tiivistät QuickBooks-tiedoston poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, Tiivistä-komento luo myös tiedostoja ilman tapahtumia ja tiedostoja, joissa on vain tietty tietoalue. Jos haluat luoda tiedoston, joka sisältää luettelot ja asetukset, mutta ei tapahtumia, valitse Kaikki tapahtumat -valintanappi.

Muuten, voit käyttää Kaikki tapahtumat -vaihtoehtoa luodaksesi lähes tyhjän tiedoston, jota voit käyttää uudelleen (kuten koulutukseen). Jos haluat luoda QuickBooks-tiedoston, joka sisältää tietyn tapahtumaalueen, valitse Tapahtumat päivämääräalueen ulkopuolella -valintanappi ja kirjoita sitten ajanjakson varaavat päivämäärät Ennen- ja Jälkeen-ruutuihin.

Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, mitkä tapahtumat QuickBooksin tulee poistaa.

QuickBooks näyttää toisen Condense Data -valintaikkunan.

Määritä, kuinka tapahtumat tulee tiivistää.

Jos haluat tehdä yhteenvedon historiallisista tapahtumista, QuickBooks käyttää toista Condense Data -valintaikkunaa kysyäkseen, kuinka sen tulisi tehdä yhteenveto historiallisista tiedoista: yhdellä yhteenvetopäiväkirjakirjauksella, kuukausittaisilla päiväkirjakirjauksilla tai ilman yhteenvetoa. Valitse haluamasi yhteenvetotapaa vastaava valintanappi. (Yleensä käytät toista luettelossa olevaa vaihtoehtoa - QuickBooksin luomaan kuukausittaiset yhteenvetopäiväkirjakirjaukset - jotta voit silti luoda merkityksellisiä vertailevia kuukausiraportteja.)

Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, kuinka QuickBooksin tulee tehdä yhteenveto tapahtumista.

QuickBooks näyttää kolmannen Condense Data -valintaikkunan.

Määritä, kuinka varastotapahtumat tulee tiivistää, ja napsauta Seuraava.

Jos QuickBooks-tiedostosi sisältää varastotapahtumat, QuickBooks suosittelee, että poistat vanhat varastotapahtumat. Kun QuickBooks näyttää kolmannen Condense Data -valintaikkunan, voit käskeä QuickBooksia tekemään juuri tämän valitsemalla Summarize Inventory Transactions (Recommended) -valintanapin. (Jos et halua poistaa vanhoja tapahtumia, valitse Säilytä varastotapahtuman tiedot -valintanappi.)
Kun napsautat Seuraava, siirryt neljänteen Tiivistä tiedot -valintaikkunaan, joka kysyy, mitkä tapahtumat tulisi katsoa suljetuiksi.

Määritä poistettavat tapahtumat ja napsauta Seuraava.

QuickBooks pyytää hieman lisätietoja siitä, mikä on suljettu tai vanha tapahtuma, joka pitäisi poistaa. Valitset valintaruudut ilmoittaaksesi, pitäisikö poistopäivämäärää edeltävät tapahtumat poistaa, vaikka ne olisivat selvittämättömiä, merkitty tulostettavaksi, lähetettäväksi ja niin edelleen.
Kun napsautat Seuraava, siirryt viidenteen Condense Data -valintaikkunaan.

Määritä luettelon puhdistus, jonka pitäisi tapahtua, ja napsauta Seuraava.

Käytä viidettä Condense Data -valintaikkunaa kertoaksesi QuickBooksille, että vanhojen suljettujen tapahtumien poistamisen lisäksi sen pitäisi puhdistaa joitakin luetteloita. Voit valita valintaruudut, jotka käskevät QuickBooksia poistamaan käyttämättömät tilit, käyttämättömät asiakkaat, käyttämättömät toimittajat ja niin edelleen. Siivoamalla luettelosi poistamalla käyttämättömät luettelokohteet, et vain pienennä yritystiedoston kokoa, vaan myös helpotat ihmisten työskentelyä luettelon kanssa.

Kun napsautat Seuraava, QuickBooks näyttää kuudennen Condense Data -valintaikkunan. Valintaikkuna kertoo, että arkistointiprosessi alkaa QuickBooksin kopioinnilla datatiedostosta ja että tiivistystoiminto saattaa kestää useita minuutteja tai jopa useita tunteja.

Napsauta Aloita tiivistäminen.

QuickBooks aloittaa datatiedoston tiivistämisen.

Varmuuskopioi datatiedosto pyydettäessä.

Tiivistysprosessin alussa QuickBooks kehottaa sinua varmuuskopioimaan QuickBooks-yritystiedoston. QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi osana tiivistystoimintoa toimii samalla tavalla kuin QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi milloin tahansa.

Kun olet varmuuskopioinut QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion yritystiedostosta ja puhdistaa sitten yritystiedoston työversion ohjeidesi mukaan. Kuten aikaisemmissa vaiheissa todettiin, puhdistusprosessi voi kestää vain muutaman minuutin tai useita tunteja, jos tiedostosi on erittäin suuri.