QuickBooks-tiedostojen puhdistaminen ja tiivistäminen

Arkistointiprosessi QuickBooks 2015:ssä on melko yksinkertainen. Kun puhdistat ja arkistoit järjestelmääsi, sinun on tiivistettävä tiedostot. Voit tiivistää QuickBooks-yritystiedoston seuraavasti:

1 Valitse Tiedosto→ Apuohjelmat→ Tiivistä tiedot.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Condense Data -valintaikkunan.

2Valitse Tapahtumat ennen tiettyä päivämäärää -valintanappi.

Tämä vaihtoehto kertoo QuickBooksille, että haluat tehdä kaksi asiaa: luoda arkistokopion QuickBooks-datatiedostosta ja pienentää toimivaa yritystiedostoa, jotta se ei ole niin suuri. QuickBooks pienentää yritystietotiedoston työversion kokoa poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, jos päätät vaiheessa 3 poistaa tapahtumat.

3Määritä Poista tapahtumat ennen -päivämäärä.

Jos haluat määrittää päivämäärän, jota ennen suljetut tapahtumat tulee poistaa, kirjoita päivämäärä päivämääräruutuun. Jos haluat tiivistää tiedoston poistamalla tapahtumia esimerkiksi 31. joulukuuta 2012 tai sitä ennen, kirjoita päivämääräruutuun 1.1.2013 . Huomaa kuitenkin, että sinun ei tarvitse tuntea pakkomielteitä poistaaksesi joukon suljettuja tapahtumia.

Poistat suljetut tapahtumat vain, jos QuickBooks-yritystiedostosi kasvaa liian suureksi. Voit helposti työskennellä QuickBooks-yritystiedoston kanssa, joka on 25 Mt, 50 Mt tai jopa 100 Mt (megatavua).

Vaikka yleensä tiivistät QuickBooks-tiedoston poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, Tiivistä-komento luo myös tiedostoja ilman tapahtumia ja tiedostoja, joissa on vain tietty tietoalue. Jos haluat luoda tiedoston, joka sisältää luettelot ja asetukset, mutta ei tapahtumia, napsauta Kaikki tapahtumat -valintanappia. Muuten, voit käyttää Kaikki tapahtumat -vaihtoehtoa luodaksesi lähes tyhjän tiedoston, jota voit käyttää uudelleen (kuten koulutukseen).

Jos haluat luoda QuickBooks-tiedoston, joka sisältää tietyn alueen tapahtumia, napsauta Transactions Outside of Range -valintanappia ja anna sitten päivämäärät, jotka varaavat alueen ennen- ja jälkeen-ruutujen avulla.

4 Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, mitkä tapahtumat QuickBooksin tulee poistaa.

QuickBooks näyttää toisen Condense Data -valintaikkunan.

5Määritä, kuinka tapahtumat tulee tiivistää.

Jos teet yhteenvedon historiallisista tapahtumista, QuickBooks käyttää toista Condense Data -valintaikkunaa kysyäkseen, kuinka se tekisi yhteenvedon historiallisista tiedoista: yhdellä yhteenvetopäiväkirjakirjauksella, kuukausittaisilla päiväkirjamerkinnöillä tai ilman yhteenvetoa.

Valitse haluamasi yhteenvetotapaa vastaava valintanappi. (Yleensä käytät luultavasti toista lueteltua vaihtoehtoa - QuickBooksin luovan kuukausittaiset yhteenvetopäiväkirjakirjaukset - jotta voit silti luoda merkityksellisiä kuukausiraportteja.

6 Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, kuinka QuickBooksin tulee tehdä yhteenveto tapahtumista.

QuickBooks näyttää kolmannen Condense Data -valintaikkunan.

7Määritä, kuinka varastotapahtumat tulee tiivistää, ja napsauta Seuraava.

Jos QuickBooks-tiedostosi sisältää varastotapahtumat, QuickBooks suosittelee, että poistat vanhat varastotapahtumat. Kun QuickBooks näyttää kolmannen Condense Data -valintaikkunan, voit käskeä QuickBooksia tekemään juuri tämän valitsemalla Summarize Inventory Transactions -vaihtoehdon. (Jos et halua poistaa vanhoja tapahtumia, valitse Säilytä varastotapahtumatiedot -painike.)

Kun napsautat Seuraava, jatkat neljänteen Tiivistä tiedot -valintaikkunaan (ei näy), joka kysyy, mitkä tapahtumat on katsottava suljetuiksi.

8Määritä poistettavat tapahtumat ja napsauta Seuraava.

QuickBooks pyytää hieman lisätietoja siitä, mikä on suljettu tai vanha tapahtuma, joka pitäisi poistaa. Valitset valintaruudut ilmoittaaksesi, pitäisikö poistopäivämäärää edeltävät tapahtumat poistaa, vaikka ne olisivat selvittämättömiä, merkitty tulostettavaksi, lähetettäväksi ja niin edelleen.

Kun napsautat Seuraava, siirryt viidenteen Condense Data -valintaikkunaan.

9Määritä luettelon puhdistus, jonka pitäisi tapahtua, ja napsauta Seuraava.

Käytä viidettä Condense Data -valintaikkunaa kertoaksesi QuickBooksille, että vanhojen suljettujen tapahtumien poistamisen lisäksi sen pitäisi puhdistaa joitakin luetteloita. Voit valita Condense Data -valintaikkunan valintaruudut, jotka käskevät QuickBooksia poistamaan käyttämättömät tilit, käyttämättömät asiakkaat, käyttämättömät toimittajat ja niin edelleen.

Siivoamalla luettelosi poistamalla käyttämättömät luettelokohteet, et vain pienennä yritystiedoston kokoa, vaan myös helpotat ihmisten työskentelyä luettelon kanssa.

Kun napsautat Seuraava, QuickBooks näyttää Condense Data -valintaikkunan kuudennen sivun.

10 Vahvista tiivistys- ja arkistointitoiminto.

Kun olet kuvaillut, kuinka haluat QuickBooksin arkistoivan ja tiivistävän yritystiedoston, QuickBooks näyttää kuudennen Condense Data -valintaikkunan. Valintaikkuna kertoo, että arkistointiprosessi alkaa QuickBooksin kopioinnilla datatiedostosta ja että tiivistystoiminto saattaa kestää useita minuutteja tai jopa useita tunteja.

11 Napsauta Aloita tiivistys.

QuickBooks aloittaa datatiedoston tiivistämisen.

12Varmuuskopioi datatiedosto pyydettäessä.

Tiivistysprosessin alussa QuickBooks kehottaa sinua varmuuskopioimaan QuickBooks-yritystiedoston. QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi osana tiivistystoimintoa toimii samalla tavalla kuin QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi milloin tahansa.

Kun olet varmuuskopioinut QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion yritystiedostosta ja puhdistaa sitten yritystiedoston työversion ohjeidesi mukaan. Puhdistusprosessi voi kestää vain muutaman minuutin, tai se voi kestää useita tunteja, jos tiedostosi on erittäin suuri.