QuickBooks 2021 -kirjanpitoasetusten määrittäminen

Kirjanpitoasetukset-valintaikkunan Omat asetukset -välilehti tarjoaa yhden vaihtoehdon: Voit kertoa QuickBooks 2021:lle, että haluat sen täyttävän tiedot automaattisesti kirjattaessa yleistä päiväkirjakirjausta.

Älä kuitenkaan ärsyynty personoinnin puutteesta. Tämä yksilöllisesti räätälöityjen mieltymysten lähes täydellinen puute on järkevää, jos ajattelee sitä. Yrityksen kirjanpidon on toimittava samalla tavalla Janelle kuin Joelle ja Susanille.

Sinulla on kuitenkin mahdollisuus asettaa useita yrityksen kirjanpitoasetuksia. Tämä on jälleen järkevää, jos ajattelee sitä. Eri yritykset käyttävät kirjanpitojärjestelmiään eri tavoin.

Tässä kuvassa näkyy Kirjanpitoasetukset-valintaikkunan Yritysasetukset-välilehti.

Kirjanpitoasetukset-valintaikkunan Yritysasetukset-välilehti

Tilinumeroiden käyttäminen QuickBooksissa

Oletuksena QuickBooks antaa sinun käyttää nimiä tilien tunnistamiseen tilikarttaluettelossa tai tililuettelossa. Palkkakulujen seuraamiseen käyttämäsi tili voidaan kutsua esimerkiksi "palkiksi", mutta voit valita Käytä tilinumeroita -valintaruudun kertoaksesi QuickBooksille, että haluat käyttää tilinumeroita tilien nimien sijaan tilien tunnistamiseen. Suuremmat yritykset ja yritykset, joilla on erittäin pitkät tililuettelot, käyttävät usein tilinumeroita. Kun käytät numeroita, voit hallita helpommin sekä tilien järjestystä tilinpäätöksessä että uusien tilien lisäämistä Tilikartta-luetteloon.

Näytä vain pienin alatili -valintaruutu (katso edellistä kuvaa) antaa sinun kertoa QuickBooksille, että sen tulee näyttää tilinpäätöksessä pienin alatili korkeamman emotilin sijaan. QuickBooksin avulla voit luoda alatilejä, jotka ovat tilejä tilien sisällä. Voit myös luoda alatilejä, jotka ovat alatilien sisäisiä tilejä. Käytät alatilejä seurataksesi tarkemmin varoja, velkoja, oman pääoman määriä, tuloja ja kuluja.

Yleisten kirjanpitoasetusten asettaminen QuickBooksissa

Yritysasetukset-välilehti (ei näy) sisältää seuraavat viisi yleistä kirjanpitovalintaruutua sekä päivämäärävaroitukset ja sulkemispäivän asetukset. Valintaruudut ovat luultavasti itsestäänselviä kaikille, jotka ovat tehneet jonkin verran kirjanpitoa QuickBooksin kanssa, mutta uusille QuickBooks-käyttäjille tässä on lyhyt kuvaus siitä, mitä kukin tekee:

• Käytä tilinumeroita: Käytä tilinumeroita -valintaruutu, jos se on valittuna, antaa sinun syöttää tilinumeron tapahtumaa varten. Asiaan liittyvä valintaruutu Näytä vain pienin alatili käskee QuickBooksia näyttämään vain alatilin nimen ja tilinumeron (jos käytät sellaista) tilin koko perinnön sijaan. Jos käytät useita alatilien tasoja, tämä vaihtoehto voi todella puhdistaa näkymiä, mikä helpottaa tarkastelemasi tilin tunnistamista.
• Vaadi tilejä: Vaadi tilejä -valintaruutu, jos valittuna, kertoo QuickBooksille, että sinun on määritettävä tili tapahtumaa varten. Tässä on järkeä. Jos et käytä tilejä seurataksesi summia, jotka virtaavat yritykseen ja sieltä ulos, et todellakaan tee kirjanpitoa. Nöyränä mielestäni ei olisi koskaan järkevää poistaa Vaadi tilejä -valintaruudun valintaa.
• Käytä luokkaseurantaa tapahtumissa:Käytä luokkaseurantaa tapahtumissa -valintaruudun avulla voit kertoa QuickBooksille, että haluat käyttää paitsi tilejä taloustietojesi seuraamiseen, myös luokkien avulla voit jakaa tilitason tiedot toisella tavalla. Tämä kuulostaa monimutkaiselta, mutta se on todella yksinkertaista. Esimerkiksi tililuettelon avulla voit seurata tuloja ja menoja tulo- ja kululuokkien mukaan. Voit seurata kuluja käyttämällä luokkia, kuten palkat, vuokrat ja tarvikkeet. Siksi luokat tarjoavat sinulle tavan seurata näitä tietoja toisessa ulottuvuudessa. Voit jakaa palkkakulut esimerkiksi yrityksesi kahdessa toimipaikassa käytettyihin palkkoihin. Ravintoloitsija, jolla on kaksi ravintolaa, saattaa haluta tehdä tämän. Huomaa, että QuickBooks tarjoaa myös ruutuja, jotka voit tarkistaa osoittaaksesi, että QuickBooksin pitäisi kehottaa sinua määrittämään luokkia ja määrittämään luokkia tileille,
• Määritä automaattisesti yleinen päiväkirjakirjaus: Tämä valintaruutu käskee QuickBooksin määrittämään numerot yleisille päiväkirjakirjauksille, jotka kirjoitat Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -komennolla. Haluat jättää tämän valintaruudun valituksi. Yleiset päiväkirjamerkinnät muuten kirjoittaa yleensä CPA:si tai ammatillinen kirjanpitäjäsi.
• Varoita kirjattaessa tapahtumaa kertyneisiin voittovaroihin : Tämä valintaruutu käskee QuickBooksin näyttämään varoitusviestin aina, kun yrität (tai joku muu yrittää) veloittaa tai hyvittää sen kertyneitä voittovaroja suoraan. (Tavallisesti et halua veloittaa tai hyvittää kertyneiden voittovarojen tiliä suoraan, ja vain ammattitaitoiset kirjanpitäjät kirjaavat tapahtumat suoraan kertyneisiin voittovaroihin joka tapauksessa.)
• Piilota alkusaldokentät nimissä ja nimikkeissä: Valitse tämä ruutu, jos haluat käskeä QuickBooksille piilottaa alkusaldotiedot asiakkailta, toimittajilta, muilta nimiltä ja nimikkeiltä.
• Päivämäärävaroitukset: Päivämäärävaroitukset -ruudut kertovat QuickBooksin varoittavan sinua, kun syötät (tai joku muu tekee) tapahtuman, jonka päivämäärä on liian kaukana menneisyydestä tai liian kaukana tulevaisuudesta. Jos valitset jommankumman Päivämäärävaroitukset -ruuduista, haluat myös määrittää, kuinka monta päivää on liian kaukana menneisyydestä tai liian kaukana tulevaisuudesta.
• Sulkemispäivä-asetus: Sulkemispäivä-ruudussa voit määrittää päivämäärän, jota ennen QuickBooks-datatiedostoa ei voi muuttaa. Toisin sanoen, jos asetat sulkemispäiväksi 31. joulukuuta 2021, kerrot QuickBooksille, että et halua tehdä muutoksia QuickBooks-datatiedostoon ennen tätä päivämäärää. Tämä tarkoittaa, että joku ei voi muokata tapahtumaa, joka on päivätty ennen sulkemispäivää ilman pelottavaa varoitusviestiä. Se tarkoittaa myös sitä, että joku ei voi syöttää tapahtumaa käyttämällä päivämäärää ennen tätä sulkemispäivää. Voit napsauttaa Aseta päivämäärä/salasana -painiketta avataksesi valintaikkunan, jossa voit määrittää sulkemispäivän ja luoda salasanan, jota tarvitaan, kun joku haluaa lisätä vanhan tapahtuman tai muokata vanhaa tapahtumaa.

Kauan sitten QuickBooksin aiemmissa versioissa voit ottaa kirjausketjuominaisuuden käyttöön ja poistaa sen käytöstä käyttämällä Tiliasetukset-valintaikkunan Yritysasetukset-välilehteä. Kaikissa QuickBooksin uusimmissa versioissa on kuitenkin aina käytössä oleva kirjausketju, joten et näe enää Kirjauspolku-valintaruudun kirjanpitoasetusta. Kirjausketju muuten vain pitää luetteloa siitä, kuka tekee mitäkin muutoksia tapahtumiin. Kirjanpitäjät rakastavat ennustettavasti kirjauspolkuja. Kirjausketjujen avulla joku, kuten CPA tai Internal Revenue Servicen tilintarkastaja, voi tulla jälkikäteen ja selvittää, miksi tilin saldo on mitä se on.