QuickBooks 2019 -tiedostonhallintavinkkejä

Okei, sinun ei tarvitse huolehtia datatiedostoista, joihin QuickBooks 2019 tallentaa taloustietosi. QuickBooks tekee melkein kaiken likaisen työn. Sinulla on kuitenkin muutamia taloudenhoitotehtäviä hoidettavana.

QuickBooksin varmuuskopiointi on (ei niin) vaikeaa

Pääsääntönä on, että varmuuskopioit aina, kun työskentelet sellaisen parissa, jota et halua tehdä uudelleen. Jotkut ihmiset ajattelevat, että viikon työmäärä on mitätön; toisten mielestä kuukauden työ on mitätöntä.

Tässä on mitä tämä kirjoittaja tekee varmuuskopioidakseen tiedostonsa. Hän tekee varmuuskopion joka viikko syötettyään viikon tiedot. Sitten hän kiinnittää levyn (voit käyttää mitä tahansa irrotettavaa levyä, kuten USB-muistitikkua tai kirjoitettavaa CD-levyä) salkkuinsa, jotta jos jotain kauheaa tapahtuu (kuten meteori iskeytyy toimistorakennukseen), hän ei menetä molempia tietokone ja varmuuskopiolevy tiedoineen.

Kuulostaa aika hyvältä järjestelmältä, vai mitä? Itse asiassa tällä strategialla on ongelmansa:

• Koska hän varmuuskopioi viikoittain, hän saattaa joutua syöttämään uudelleen jopa viikon verran tietoja, jos tietokone kaatuu viikon lopulla. Jos sinulla on suuri transaktiovolyymi – jos esimerkiksi kirjoitat satoja laskuja tai kirjoitat satoja shekkejä joka viikko – haluat todennäköisesti varmuuskopioida useammin, ehkä joka päivä.
• Toinen ongelma strategiassani on vain etänä mahdollinen, mutta silti mainitsemisen arvoinen: Jos tietokoneen kiintolevylle tallennetuille QuickBooks-tiedostoille sekä varmuuskopio-flash-asemalle, CD-R-, CD-RW- tai CD-RW-levylle tallennetuille tiedostoille tapahtuu jotain pahaa. Jollakin muulla irrotettavalla tiedontallennuslaitteella, hän olisi sananlaskun purossa ilman melaa. (Siirrettävä levy epäonnistuu paljon todennäköisemmin kuin kiintolevy, ja se on helpompi kadottaa.) Jos tämä pahin skenaario todella toteutuu, hänen on aloitettava alusta vuoden alusta.

Jotkut ihmiset, jotka ovat uskonnollisesti varovaisia, kierrättävät kolme sarjaa varmuuskopiolevyjä vähentääkseen tämän onnettomuuden mahdollisuutta. He myös siirtävät säännöllisesti yhden kopion paikan ulkopuolelle, kuten tallelokeroon. Tässä skenaariossa, kun varmuuskopioit tietosi, kirjoitat vanhimman varmuuskopiolevysarjan päälle.

Oletetaan, että varmuuskopioit tietosi joka viikko, ja kiintolevysi ei vain kaadu, vaan myös syttyy liekkipalloksi, joka nousee korkealle yöhön. Tiedostojen palauttamiseen käytät viimeisintä varmuuskopiosarjaa – viikon vanhoja, enintään. Jos jotain on vialla näissä tiedostoissa, käytät seuraavaksi - viimeisintä - kaksi viikkoa vanhaa sarjaa. Jos jotain on vialla näissä tiedostoissa, käytät viimeistä sarjaa - kolme viikkoa vanhoja. Tällä tavalla sinulla on kolme mahdollisuutta saada toimiva sarja – mukava osa turvaa muutaman ylimääräisen levyn tai tallennuslaitteen hinnalla.

Kaksi viimeistä kommenttia varmuuskopiointistrategioista ja -taktiikoista:

• QuickBooks toimittaa online-varmuuskopiointityökalun, jonka avulla voit myös vähentää tietojesi menettämisen riskiä, ​​jos kadotat varmuuskopiosi. Jos olet todella huolissasi tietojen turvallisuudesta ja sinulla on ylimääräistä 100–200 dollaria vuodessa, sinun kannattaa käyttää säännöllisesti (päivittäin?) QuickBooksin online-varmuuskopiointipalvelua.
• Voit ehkä yhdistää QuickBooks-tietojesi varmuuskopion toiseen varmuuskopiointitapaasi. Tämä menetelmä voi olla toinen manuaalinen vaihtoehto, jossa voit kopioida tiedostoja siirrettävään tallennuslaitteeseen, kuten hän käyttää. Tai saatat pystyä käyttämään toista online-varmuuskopiointijärjestelmää, kuten Carbonitea , joka käyttää automaattista järjestelmää suojaamaan kaikki tietosi.

Varmuuskopiointi nopealla ja likaisella tavalla

Olet kiireinen. Sinulla ei ole aikaa huijata. Haluat vain tehdä kelvollista varmuuskopiointityötä ja olet päättänyt, kuinka usein aiot tehdä sen. Kuulostaako sinun tilanteeltasi? Toimi sitten seuraavasti:

1. Aseta tyhjä levy sopivaan asemaan tai liitä USB-tallennuslaite.

Voit varmuuskopioida mille tahansa siirrettävälle levylle, mukaan lukien flash-muistilaitteet, kannettavat kiintolevyt ja kirjoitettavat CD-levyt. Huomaa kuitenkin, että Intuit (valmistaja QuickBooks) suosittelee ei käytä QuickBooks varmuuskopio käsky liikuttaa varmuuskopio tiedoston päälle CD. Sen sijaan se suosittelee, että varmuuskopioit tiedoston kiintolevyllesi ja käytät sitten Windowsin file-copy-komentoa polttaaksesi tiedoston levylle. Tämä kiertävä lähestymistapa pyrkii ratkaisemaan joitakin CD-kirjoitusongelmia, joita ihmiset kohtaavat varmuuskopioiessaan suoraan CD-levylle QuickBooksista.

Hänen pitäisi myöntää, että voit varmuuskopioida mille tahansa kiinteälle levylle, kuten kiintolevylle tai verkkolevylle, mutta irrotettavan levyn etuna on, että voit tallentaa sen johonkin muuhun paikkaan. Kompromissina voit käyttää verkkolevyä. Et yleensä halua käyttää kiintolevyäsi (vaikka se on parempi kuin ei mitään), koska yksi QuickBooks-tietoihisi mahdollisesti kohdistuvista katastrofeista on kiintolevyn vika.

Voit myös varmuuskopioida QuickBooks-tiedostosi online-tallennusalueelle.

2. Jos tallennat tietoja useammasta kuin yhdestä yrityksestä, varmista, että yritys, jonka tiedot haluat varmuuskopioida, on aktiivinen yritys.

Haluat varmuuskopioida oikean yrityksen. Tarkistaaksesi, onko oikea yritys aktiivinen, katso QuickBooks-sovellusikkunan otsikkopalkki, joka nimeää aktiivisen yrityksen. (Jos et muista asentaneeni useita tiedostoja, älä huoli. Sinulla on luultavasti vain yksi tiedosto – tavallinen tapaus.)

Jos käytät QuickBooksia monen käyttäjän tilassa, sinun on vaihdettava yhden käyttäjän tilaan ennen tiedoston varmuuskopiointia. Voit tehdä tämän valitsemalla Tiedosto → Vaihda yhden käyttäjän tilaan.

3. Aloita varmuuskopiointi valitsemalla Tiedosto → Varmuuskopioyritys → Luo paikallinen varmuuskopio.

QuickBooks näyttää Luo varmuuskopio -valintaikkunan.

Luo varmuuskopio -valintaikkuna.

4. Kerro QuickBooksille, minne haluat varmuuskopioida QuickBooks-datatiedoston.

Kun QuickBooks näyttää Luo varmuuskopio -valintaikkunan - joka näkyy - määritä varmuuskopion sijainti valitsemalla Online Backup tai Local Backup -valintanappi.

Varmuuskopioida QuickBooks-tiedostosi paikallisesti valitsemalla Paikallinen varmuuskopiointi -vaihtoehto.

5. Kuvaile, kuinka QuickBooksin tulee varmuuskopioida tiedostosi .

Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkuna.

Kun ensimmäinen Luo varmuuskopio -valintaikkuna on edelleen näkyvissä, napsauta Asetukset-painiketta. QuickBooks näyttää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunan, jossa voit määrittää, kuinka ja milloin QuickBooks varmuuskopioi datatiedostosi:

• Valitse oletussijainti. Määritä, missä varmuuskopiotiedoston tulee sijaita. Voit tehdä tämän joko kirjoittamalla varmuuskopiokansion polun Kerro meille, minne varmuuskopiot tallennetaan -ruutuun (vakain tapa) tai napsauttamalla Selaa-painiketta ja käyttämällä sitten Windowsin näyttämää Selaa kansiota -valintaikkunaa. oletusvarmuuskopion sijainti.
• Hienosäädä varmuuskopiointitoimintoa. Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunassa on muutamia valintaruutuja, joiden avulla voit hienosäätää vanhaa QuickBooksin varmuuskopiointitoimintoa. Valintaruutu, jonka otsikko on Lisää varmuuskopioinnin päivämäärä ja kellonaika tiedostonimeen, jos valittuna, tekee juuri sen, mitä se sanoo. Valintaruutu, jonka otsikko on Rajoita tämän kansion varmuuskopioiden määrä [X]:ksi, käskee QuickBooksia rajoittamaan QuickBooks-tiedostosi varmuuskopioiden määrää, jonka se tallentaa varmuuskopiokansioon. Varmuuskopioiden oletusmäärä on kolme, minkä pitäisi olla kunnossa.
• Määritä varmuuskopion muistutussääntö. Voit valita valintaruudun Muistuta minua varmuuskopioimaan, kun suljen yritystiedoston [X] kertaa, jos haluat pyytää QuickBooksia muistuttamaan sinua aina niin usein varmuuskopioinnista. Oletuksena QuickBooks muistuttaa sinua joka neljäs, kun suljet datatiedoston, mutta voit korvata tekstiruudun arvon määrittääksesi jonkin muun varmuuskopion muistutuksen tiheyden.
• Valitse tietojen vahvistusvaihtoehto. QuickBooks tarjoaa kolme tietojen vahvistusvaihtoehtoa: Täydellinen vahvistus (turvallinen, mutta hidas), nopeampi vahvistus (nopea, mutta ei niin perusteellinen) ja ei vahvistusta (säästyy nyt vähän aikaa valtavien ongelmien riskillä myöhemmin). Täydellinen vahvistus -vaihtoehto on se, mitä QuickBooks ja minä molemmat suosittelemme.

Kun olet lopettanut Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunan, napsauta OK ja napsauta sitten Seuraava. QuickBooks näyttää toisen Luo varmuuskopio -valintaikkunan.

Toinen Luo varmuuskopio -valintaikkuna.

6. Määritä, milloin QuickBooksin pitäisi varmuuskopioida tiedostosi.

Toisessa Ohjattu varmuuskopiointi -valintaikkunassa on vaihtoehtopainikkeet, joiden avulla voit ajoittaa varmuuskopioinnin. Jos haluat varmuuskopioida paikan päällä, valitse Tallenna se nyt -valintanappi.

Huomautus: Erittäin, ja tarkoitan hyvin, ensimmäisen kerran varmuuskopioida QuickBooks tiedosto käyttämällä Luo varmuuskopio komento, QuickBooks ei kysy, kun se tulee varmuuskopioida tiedosto. Se vain varmuuskopioi datatiedoston ohittaen tämän vaiheen.

7. Vahvista varmuuskopiotiedoston sijainti ja nimi.

Kun toinen Ohjattu varmuuskopiointi -valintaikkuna tulee näkyviin, napsauta Seuraava. QuickBooks näyttää Tallenna varmuuskopio -valintaikkunan. Jos suoritit vaiheen 5 onnistuneesti, olet jo määrittänyt oikean kansion sijainnin varmuuskopiotiedostolle. Varmista varmuuden vuoksi, että Tallenna varmuuskopio -valintaikkunassa näkyvä tiedostonimi ja kansion sijainti ovat oikein. Jos kansion sijainti ei ole oikea, valitse uusi kansion sijainti avattavasta Tallenna kohteeseen -valikosta. Jos tiedostonimi ei ole oikea, muokkaa Tiedostonimi-tekstiruudussa näkyvää nimeä.

Tallenna varmuuskopio -valintaikkuna.

8. Napsauta Tallenna.

QuickBooks varmuuskopioi tiedostosi ja näyttää viestiruudun, joka kertoo, että se on varmuuskopioinut tiedostosi. Viesti kertoo myös varmuuskopiotiedoston nimen ja kansion sijainnin.

QuickBook-tiedostojen varmuuskopiointi verkossa

Voit varmuuskopioida tietosi verkossa nopeasti ja helposti. Jos teet niin, sinun ei enää tarvitse muistaa tehdä varmuuskopioita ja viedä niitä muualle. Saat lisätietoja online-varmuuskopioinnista valitsemalla Tiedosto → Luo varmuuskopio ja napsauttamalla sitten Lisätietoja QuickBooks Online Backupista -linkkiä.

Online Backup -palvelu on melkoisen hyvä idea, jos sinulla on nopea Internet-yhteys, mutta palvelu maksaa vähän rahaa. Palvelutasosta riippuen maksat vähintään 100–200 dollaria vuodessa, mutta voit määrittää palvelun niin, että QuickBooks varmuuskopioi automaattisesti tiedot ja jopa muut tärkeät tiedostot säännöllisesti.

Kaksi viimeistä kohtaa QuickBooksin online-varmuuskopiointivaihtoehdon käytöstä:

• Tiedon vuoksi, sinun on huolehdittava turvallisuudesta. (Voit lukea lisää turvatoimista QuickBooksin verkkosivustolta, mutta tietosi ovat yhtä turvassa verkossa kuin toimistossasi.)
• Useimpien ihmisten tulisi käyttää ServiceOnline-sivuston ulkopuolista varmuuskopiointia Intuitin tarjoamilla hinnoilla, mikä vaikuttaa todella erinomaiselta yritykseltä, jossa QuickBooks-datatiedostot ovat tärkeitä.

Varmuuskopioitujen QuickBooks-tietojen palauttaminen

Mitä tapahtuu, jos menetät kaikki QuickBooks-tietosi? Ensinnäkin rohkaisen sinua tuntemaan olosi omahyväiseksi. Ota kuppi kahvia. Nojaa taaksepäin tuolissasi. Huuhtele pari minuuttia. Sinulla, ystäväni, ei ole mitään hätää. Noudatit ohjeita.

Okei, sinulla voi olla yksi tai kaksi ongelmaa, mutta voit luultavasti syyttää niistä PC-gremlinejä. Jos tietojesi menettämisen aiheuttanut katastrofi joutui roskakoriin myös muihin tietokoneesi osiin, sinun on ehkä asennettava QuickBooks uudelleen. Saatat myös joutua asentamaan uudelleen kaikki muut ohjelmistosi.

Kun olet ihastellut riittävästi (ja yhdistänyt tietokoneesi uudelleen, jos se oli katastrofin syy), tee varovasti seuraavat toimet palauttaaksesi QuickBooks-tietosi:

1. Hanki varmuuskopiotiedostot.

Etsi luomasi varmuuskopio ja lataa se sopivaan asemaan (levylle) tai USB-porttiin (muistitikkua tai ulkoista lähdettä varten). Jos käytät ulkoista levyä, tee mitä tahansa erityistä, mitä tarvitset päästäksesi kyseiseen laitteeseen, kuten kytke ulkoisen levyn virta päälle.

2. Käynnistä QuickBooks ja valitse Tiedosto → Avaa tai palauta yritys.

QuickBooks näyttää Avaa tai palauta yritys -valintaikkunan.

Avaa tai palauta yritys -valintaikkuna.

3. Ilmoita, että haluat palauttaa QuickBooks-datatiedostosi varmuuskopion; napsauta sitten Seuraava.

Kuinka teet tämän, on selvää, eikö? Valitse Palauta varmuuskopio -valintanappi.

4. Kerro QuickBooksille, oletko varmuuskopioinut paikallisesti vai verkossa; napsauta sitten Seuraava.

QuickBooks näyttää Avaa tai palauta yritys -valintaikkunan (ei näy).

5. Valitse Paikallinen varmuuskopiointi -valintapainike osoittaaksesi, että olet tehnyt paikallisen varmuuskopion, ja napsauta sitten Seuraava.

6. Tunnista varmuuskopiotiedosto, jota haluat käyttää; napsauta sitten Avaa.

QuickBooks näyttää Open Backup Copy -valintaikkunan. Jos tiedät yrityksen tiedostonimen ja sijainnin, voit kirjoittaa nämä tiedot niille varattuihin kenttiin. Jos et tiedä näitä tietoja, etsi avattavasta Etsi-valikosta asema, joka sisältää varmuuskopioitavan tiedoston. valitse sitten palautettava varmuuskopiotiedosto ja napsauta Avaa. QuickBooks näyttää Open or Restore Company -valintaikkunan (ei näy), mikä kertoo, että seuraava vaihe (jossa määrität palautuspaikan) on melko tärkeä.

Avaa varmuuskopio -valintaikkuna.

7. Määritä palautetun tiedoston sijainti; napsauta sitten uudelleen Seuraava.

QuickBooks näyttää Tallenna yritystiedosto nimellä -valintaikkunan. Käytä Tiedostonimi-tekstiruutua ja avattavaa Tallenna kohteeseen -valikkoa löytääksesi tiedoston, jonka haluat korvata.

Tallenna yritystiedosto nimellä -valintaikkuna.

Jos tiedät yrityksen tiedostonimen ja sijainnin, voit kirjoittaa nämä tiedot annettuihin tekstiruutuihin. Jos et tiedä näitä tietoja, käytä avattavaa Tallenna kohteeseen -valikkoa varmistaaksesi, että sijoitat palautetun tiedoston oikeaan kansioon oikealla asemalla.

8. Napsauta Tallenna.

Jos tiedosto, jota yrität palauttaa, on jo olemassa, näet viestiruudun, jossa kerrotaan siitä.

9. Napsauta Kyllä, jos haluat korvata tiedoston ja korvata sen varmuuskopiolevylle tallennetulla tiedostolla, tai napsauta Ei, jos haluat säilyttää alkuperäisen kopion.

QuickBooks voi pyytää salasanaasi varmistaakseen, että sinulla on järjestelmänvalvojan lupa palauttaa tiedosto. Sitten, jos kaikki menee hyvin, näet viestiruudun, jossa sanotaan niin. Hengitä syvään helpotuksesta ja kiitä.

Kun palautat tiedoston, korvaat tiedoston nykyisen version varmuuskopiointivälineelle tallennetulla varmuuskopioversiolla. Älä palauta tiedostoa huvin vuoksi. Palauta tiedosto vain, jos nykyinen versio siirretään roskakoriin ja haluat aloittaa alusta käyttämällä varmuuskopiolevylle tallennettua versiota.

Sinun on syötettävä uudelleen kaikki sen jälkeen, kun teet varmuuskopion. Olet hämmentynyt. Onneksi perääntymisestäsi ei ole kulunut niin kauan.

Käyttäen kirjanpitäjän kopiota

Kun käsittelen QuickBooks-tiedostoillasi käytettävissä olevia siivousasioita, mainitsen kirjanpitäjän kopiointiominaisuuden.

Aloitan sanomalla, että en todellakaan pidä tästä ominaisuudesta. Kokemukseni mukaan - ja yritykseni palvelee satoja QuickBooksia käyttäviä pieniä yrityksiä - Accountant's Copy ei toimi niin hyvin käytännössä. Mutta saatat haluta kokeilla sitä joka tapauksessa.

Kirjanpitäjän kopion avulla kirjanpitäjäsi voi tehdä muutoksia QuickBooks-datatiedostosi erityiskopioon samalla, kun jatkat päivittäisten tapahtumiesi kirjoittamista perustiedostoon. Kun kirjanpitäjä palauttaa päivitetyn tiedoston, voit yhdistää muutokset takaisin perustiedostoon.

Voit käyttää kirjanpitäjän kopiotoimintoa valitsemalla Tiedosto → Luo kopio. Valitse Tilinpitäjän kopio -vaihtoehto ja noudata sitten näytön ohjeita. Voit tuoda kirjanpitäjän muutokset myöhemmin. Jos tarvitset apua tämän ominaisuuden kanssa, keskustele kirjanpitäjäsi kanssa.

Sinun ei pitäisi koskaan päivittää QuickBooksin uudempaan versioon, kun kirjanpitäjäsi työskentelee edelleen Accountant's Copyn kanssa. Sinun ei pitäisi ainakaan tehdä tätä, jos aiot käyttää kirjanpitäjän muutoksia. Jos käytössä on aktiivinen kirjanpitäjän kopio, näytölläsi näkyy se aivan yläreunassa yrityksen nimen vieressä.

Työskentely kannettavien tiedostojen kanssa

QuickBooks sisältää kannettavat tiedostot -ominaisuuden. Kannettava tiedosto on pienempi, tiivistetty versio QuickBooks tiedoston. Kannettava tiedosto on itse asiassa tarpeeksi pieni, jotta voit luultavasti lähettää sen sähköpostitse kirjanpitäjällesi, siskollesi Portlandissa tai minulle.

Luo kannettava tiedosto valitsemalla Tiedosto → Luo kopio. Kun QuickBooks näyttää ensimmäisen Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan, valitse Portable Company File -valintapainike, napsauta Seuraava ja noudata sitten näytön ohjeita. Prosessi muuten muistuttaa varmuuskopiointiprosessia. Minusta tiedoston tallentaminen työpöydälle on todella helppoa. Sitten voit liittää sen helposti sähköpostiisi ja lähettää sen. Kun toinen osapuoli on vastaanottanut tiedoston, voit vetää kopiosi roskakoriin. Todellinen tiedostosi säilyy ennallaan. (Kannettavan tiedoston on yleensä oltava 10 Mt tai pienempi, jotta se voidaan lähettää useimpien sähköpostipalvelujen kautta.)

Kannettavan tiedoston avaamiseksi henkilön (tämä voi olla kirjanpitäjäsi, sisaresi Portlandissa tai minä) tulee valita Tiedosto → Avaa tai palauta yritys. Kun QuickBooks näyttää Avaa tai palauta yritys -valintaikkunan, tämä toinen henkilö vain määrittää tiedoston, jonka hän haluaa avata kannettavana tiedostona, ja noudattaa sitten näytön ohjeita.

Tarkastusketjun käyttäminen

Jostain kummallisesta syystä Bernie Madoffin jälkeisessä kirjanpidon maailmassa ihmiset ovat paljon kiinnostuneempia QuickBooks Audit Trail -ominaisuudesta. Tämän uudemman kiinnostuksen vuoksi haluan jakaa kolme asiaa, jotka sinun on tiedettävä QuickBooks Audit Trail -ominaisuuden käyttämisestä:

• Tarkastus trail on yksinkertaisesti lista muutoksista. QuickBooks Audit Trail - joka on yksinkertainen raportti, jossa luetellaan QuickBooks-datatiedoston muutokset - antaa sinun nähdä kuka muutti mitä.
• Et voi poistaa Audit Trail -ominaisuutta käytöstä QuickBooksin uusimmissa versioissa. Näin ollen jokainen muutos, jonka teet (tai jonka joku muu toimistossasi tekee) QuickBooksissa, tallennetaan.
• Voit tulostaa seurantaraportin valitsemalla Raportit → Kirjanpitäjä ja verot → Kirjausketju.

Sulkusalasanan käyttäminen

QuickBooks ei vaadi – tai edes anna sinun – ”sulkea” kuukausia ja vuosia, kuten vanhat manuaaliset kirjanpitojärjestelmät tekivät. (Kun "sulki" vanhan tilikauden, itse asiassa nollasit tuotto- ja kulutilit ja siirsit sitten nettosumman omistajan pääomatileille.)

QuickBooks antaa sinun kuitenkin käyttää sulkemispäivää ja salasanaa. Päättymispäivä tavallaan estää ketään syöttämästä tapahtumia ennen määritettyä päivämäärää. Jos asetat esimerkiksi sulkemissalasanan, jonkun on annettava tämä salasana ennen tapahtuman kirjoittamista tai ennen sulkemispäivää päivätyn tapahtuman muuttamista. Jos et aseta sulkemissalasanaa, joku yrittää syöttää tai muuttaa tapahtumaa, joka on päivätty ennen sulkemispäivää, saa varoituksen, mutta hän voi silti luoda tai muuttaa merkinnän.

Aseta sulkemispäivä valitsemalla Muokkaa → Asetukset, napsauttamalla Kirjanpito-kuvaketta, napsauttamalla Yritysasetukset-välilehteä ja napsauttamalla sitten Aseta päivämäärä/salasana -painiketta, jotta QuickBooks näyttää Aseta sulkemispäivämäärä ja salasana -valintaikkunan. Syötät sulkemispäivämäärän (luultavasti viimeksi päättyneen vuoden lopun) Sulkemispäivä-tekstiruutuun ja kirjoitat sitten salasanan (kahdesti): Sulkemispäivän salasana -tekstiruutuun ja Vahvista salasana -tekstiruutuun. Huomautus: Valitse valintaruutu, jonka otsikko on Sulje pois arviot, myyntitilaukset ja ostotilaukset sulkemispäivän rajoituksista, jotta et menetä pääsyä näihin tapahtumiin osana sulkemista.

Aseta sulkemispäivämäärä ja salasana -valintaikkuna.

Älä aseta päättymispäivää ja salasanaa QuickBooks-tiedostolle, jonka haluat lähettää kirjanpitäjällesi, jotta hän voi laatia veroilmoituksesi. Verokirjanpitäjäsi on luultavasti tehtävä muutoksia QuickBooks-tiedostoosi synkronoidakseen asiat tietueiden ja veroilmoituksesi välillä. Haluat "lukita" edellisen vuoden vasta, kun veroilmoituksesi on valmis.