QuickBooks 2015 -työn määrittäminen

QuickBooks 2015:ssä voit seurata laskuja asiakkaan tai asiakkaan ja työn mukaan. Tämä saattaa kuulostaa oudolta, mutta jotkut yritykset laskuttavat asiakkaita (ehkä useita kertoja) tietyistä töistä. Otetaan tapaus rakennusalan alihankkijasta, joka tekee perustöitä kouralliselle omakotitalojen rakentajille. Tämä rakennusaliurakoitsija todennäköisesti laskuttaa asiakkaitaan työkohtaisesti ja jokaista asiakasta hän laskuttaa samasta työstä useita kertoja.

Hän esimerkiksi laskuttaa Poverty Rock Buildersia perustustyöstä osoitteessa 1113 Birch Street, kun hän kaataa jalustan ja sitten uudelleen, kun hän laskee lohkon. 1028 Fairviewissa sama perustamistyö vaatii myös useamman kuin yhden laskun.

Jotta voit määrittää työpaikkoja asiakkaille, sinun on ensin kuvattava asiakkaat. Toimi sitten seuraavasti:

Valitse Asiakkaat → Asiakaskeskus.

QuickBooks näyttää Asiakaskeskus-ikkunan.

Napsauta hiiren kakkospainikkeella asiakasta, jolle haluat määrittää työn, valitse näkyviin tulevasta kontekstivalikosta Lisää työ ja napsauta Lisää työ -välilehteä.

QuickBooks näyttää Uusi työ -ikkunan. Käytät tätä ikkunaa työn kuvaamiseen. Suuri osa tämän ikkunan tiedoista näkyy laskussa.

Lisää työn nimi.

Kursori on Työn nimi -tekstiruudussa. Kirjoita vain työn tai projektin nimi.

(Valinnainen) Jos seuraat asiakkaan saldoja työn mukaan, syötä työn aloitussaldo.

Siirrä kohdistin Alkusaldo-tekstiruutuun ja kirjoita asiakkaan kuvailemasta työstä velkaa muuntopäivänä.

Kirjoita nykyinen päivämäärä tekstikenttään.

Tunnista asiakas.

Jos valitsit väärän asiakkaan vaiheessa 2, kurkista avattavaan Asiakasluetteloon. Nimeäkö se oikean asiakkaan? Jos ei, aktivoi avattava luettelo ja valitse oikea asiakas.

(Valinnainen) Nimeä yhteystietosi ja täytä muut asiaankuuluvat tiedot.

Voit kirjoittaa yhteystietosi ja vaihtoehtoisen yhteyshenkilön nimen Koko nimi -tekstiruutuihin. QuickBooks täyttää Yhteystiedot-tekstiruudun puolestasi. Tätä ei luultavasti tarvitse kertoa sinulle, mutta täytä Puhelin-, Faksi-, Sähköposti- ja Web-sivuston tekstikentät, jotta sinulla on nämä tiedot käsillä.

Syötä työn laskutusosoite.

Voit käyttää Laskutus-tekstiruutua ilmoittaaksesi asiakkaan työn laskutusosoitteen. Koska on todennäköistä, että työn laskutusosoite on sama kuin asiakkaan laskutusosoite, QuickBooks kopioi laskutusosoitteen Asiakasluettelosta. Mutta tarvittaessa tee muutoksia.

Valitse toimitusosoite.

Voit käyttää Toimitusosoite-tekstiruutua työn toimitusosoitteen ilmoittamiseen. Napsauta Kopioi-painiketta, jos toimitusosoite on sama kuin laskutusosoite.

Napsauta Maksuasetukset-välilehteä ja kuvaile asiakkaan maksujärjestelyt.

Käyttämällä Maksuasetukset-välilehteä voit esimerkiksi tallentaa tilinumeron ja haluamasi maksutavan. Voit asettaa asiakkaan luottorajan käyttämällä Luottoraja-ruutua. Voit myös tallentaa luottokorttimaksutiedot asiakkaille, jotka haluavat sinun säilyttävän korttinumeronsa.

(Suuresti valinnainen) Napsauta Lisätiedot-välilehteä ja luokittele työ.

Voit määrittää työtyypin avattavasta Asiakastyyppi-luettelosta. Ainoat alkutyypit oletusluettelossa ovat Mainoksesta, Viittauksesta, Vähittäismyynti ja Tukkumyynti. Voit luoda muita tyyppejä valitsemalla avattavasta Asiakastyyppi-luettelosta Lisää uusi (jotta QuickBooks näyttää Uusi asiakastyyppi -valintaikkunan) ja täyttämällä sitten tyhjät kohdat.

(Valinnainen) Napsauta Työn tiedot -välilehteä ja lisää työtehtävän tiedot.

Voit käyttää Työn tiedot -välilehden avattavaa Työn tila -luetteloa valitaksesi Ei mitään, Odottaa, Myönnetty, Meneillään, Suljettu tai Ei myönnetty sen mukaan, kumpi on sopivin. Aloituspäivä on tietysti päivä, jolloin aloitat työn. Kuten kukaan tietää, suunniteltu loppu ja päättymispäivä eivät välttämättä ole samat. Älä täytä lopetuspäivää ennen kuin työ on todella valmis.

Työn kuvaus -kenttä voi sisältää mitä tahansa hyödyllistä tietoa, joka mahtuu yhdelle riville, ja Työtyyppi on ylimääräinen kenttä, jota voit käyttää. (Jos käytät tätä kenttää, voit lisätä uuden työtyypin valitsemalla Työtyyppi-luettelosta Lisää uusi.)

Tallenna työn tiedot napsauttamalla OK tai Seuraava.

Kun olet lopettanut työn kuvauksen, sinulla on kaksi vaihtoehtoa: Voit lisätä työn luetteloon ja palata Asiakaskeskus-ikkunaan napsauttamalla OK-painiketta tai lisätäksesi työn luetteloon ja pitääksesi Uusi työ -ikkunan näytöllä napsauttamalla Seuraava. jotta voit lisätä työpaikkoja.

Voit muokata työn tietoja samalla tavalla kuin muokkaat asiakastietoja. Tuo Asiakaskeskus-ikkuna näkyviin valitsemalla Asiakas→ Asiakaskeskus. Kun QuickBooks näyttää ikkunan, kaksoisnapsauta työtä ja tee muutokset näkyviin tulevassa Muokkaa työtä -ikkunassa.

Jos haluat lisätä suuren määrän asiakkaita tai työpaikkoja Asiakkaat-luetteloon samanaikaisesti, avaa Asiakaskeskus-ikkuna, napsauta Uusi asiakas ja työ -painiketta ja valitse sitten Lisää useita asiakkaita: Työt -vaihtoehto. QuickBooks näyttää Lisää/muokkaa useita luettelomerkintöjä -laskentataulukon, jonka avulla voit kerätä ja muokata kaikkia samoja tietoja kuin tavalliset Asiakkaat ja työt -ikkunat.

Voit myös poistaa työntekijän luettelosta, jos se alkaa olla täynnä työntekijöiden nimiä, jotka eivät enää työskentele sinulle. Odota niiden inaktivointia, kunnes vuosi on päättynyt ja W-2-lomakkeet on tulostettu.