QuickBooks 2015: 10 taloudellista vinkkiä yritysten omistajille

Yritysten omistajien tulee olla aktiivinen rooli yrityksen taloudellisessa puolella estääkseen kavalluksen tai väärennösyritykset. Tarkista QuickBooks-tilinpäätöksesi, pidä tarkasti silmällä, mihin rahat menevät, ja tiedä, kuka hoitaa talouden. Pidä yrityksesi turvassa ja hyvässä kunnossa noudattamalla näitä kymmentä talousvinkkiä.

Allekirjoita kaikki omat shekkisi

Tämä ei ole slam kirjanpitäjiä vastaan. Pienyrityksessä ihmisillä (etenkin täysimaksuisilla kirjanpitäjillä) on kuitenkin mahdollisuus huijata sinut helposti. Allekirjoittamalla kaikki shekit itse pidät sormesi rahavirtasi pulssissa. Kyllä, tämä käytäntö voi olla vaivalloista – sinun on kahlaa paperityötä aina, kun allekirjoitat shekkipinon – mutta muista vaihtoehto.

Muuten, jos olet kumppanuussuhteessa, sinun pitäisi olla vähintään pari kumppania allekirjoittanut shekit - tai ainakin suuret shekit.

Älä allekirjoita shekkiä väärin

Jos allekirjoitat useita shekkejä, saatat tuntea kiusauksen käyttää nopeaa ja raivokasta (väistämättä lukukelvoton) allekirjoitusta. Vaikka nimesi lukemattomaksi lukeminen on järkevää nimikirjoitellessasi baseball-palloja, älä tee sitä allekirjoittaessasi shekkejä. Selkeä allekirjoitus, erityisesti sellainen, jossa on persoonallinen tyyli, on erottuva. Aaltoileva viiva ristillä ja parilla pisteellä on helppo takoa.

Tarkista peruutetut sekit ennen kuin kirjanpitäjä tekee sen

Varmista, että tarkistat peruutetut sekit (tiliotteessa näkyvä sekkikuva), ennen kuin kukaan muu näkee kuukausittaisen tiliotteen.

Nämä tiedot eivät todellakaan ole kirjanpitäjien räyhäämistä. Silti yrittäjä voi todeta, väärentääkö joku shekkien allekirjoituksia, vain avaamalla tiliotteen ensimmäisenä ja tarkistamalla jokaisen peruutettujen shekkien allekirjoitukset.

Jos et tutki shekkejä, häikäilemättömät työntekijät – erityisesti kirjanpitäjät, jotka voivat päivittää pankkitilitiedot – voivat väärentää allekirjoituksesi rankaisematta. Ja he eivät jää kiinni, jos he eivät koskaan ylitä tiliä.

Tarkista pankin täsmäytys

Lyhyt asiaan liittyvä seikka: Jos et ole pankin täsmäytyksen suorittaja, muista tarkistaa työn tekijän suorittama täsmäytystyö. (Todennäköisesti kirjanpitäjäsi?) Tämä arvostelu ei tarkoita vain, että toinen silmä näkee työn ja huomaa virheet. Tämä arvostelu tarjoaa vielä yhden tilaisuuden varmistaa, ettei hauskaa bisnestä tapahdu.

Ja, oh, vielä yksi hankala kohta: etkö halua noudattaa kahta tai kolmea edellistä menettelyä? Silloin sinä – et pankki – voit syödä väärennösten kaltaiset tappiot.

Valitse kirjanpitäjä, joka tuntee tietokoneet

Älä huoli, sinun ei tarvitse pyytää FBI-taustatarkistusta, kun palkkaat kirjanpitäjän. Itse asiassa, jos käytät QuickBooksia, sinun ei tarvitse palkata ihmisiä, jotka tuntevat pienyritysten kirjanpitojärjestelmät. Mutta löydä ihmisiä, jotka osaavat pitää shekkikirjaa ja työskentelevät tietokoneen kanssa. Heillä ei pitäisi olla vaikeuksia ymmärtää QuickBooksia.

Tietenkään et halua ketään, joka juuri putosi naurisautosta. Mutta vaikka palkkaisit jonkun, joka ratsasti kaupunkiin yhdellä, sinulla ei tule olemaan paljon vaikeuksia saada kyseinen henkilö vauhtiin QuickBooksilla.

Jos mahdollista, etsi kirjanpitäjä, joka tuntee kaksinkertaisen kirjanpidon ja palkanlaskennan

Tässä on pari kommenttia ihanteellisen ehdokkaan teknisistä taidoista. … Kirjanpitäjä, joka tuntee kaksinkertaisen kirjanpidon, on erittäin hyödyllinen – vaikka ollakseni rehellinen, tällainen tieto ei todennäköisesti ole välttämätöntä.

Lisäksi, jos mahdollista, etsi joku, joka osaa tehdä palkanlaskennan – eikä vain liittovaltion palkkaveroasioita, vaan myös osavaltion palkkavero-apinoita. (Jos et löydä tällaista henkilöä, tiedä, että voit helposti ulkoistaa palkanlaskennan suurelle palkanlaskentapalvelulle.)

Tarkista säännöllisesti tilinpäätöksesi

Tuota ja katso säännöllisesti QuickBooksin vaivattomasti tuottamaa tuloslaskelmaa. Ole tottunut tarkastelemaan tasetasi ja sen omaisuus- ja velkaluetteloita. Tutustu ja löydä toinen tai kaksi raporttia, jotka antavat sinulle hyödyllisiä näkemyksiä yrityksesi rytmeistä ja riimeistä. (Kaikki tekemäsi virheet näkyvät muuten luultavasti hassuina numeroina taseessasi.)

Todennäköisesti voit pitää toiminnan melko lujan otteen katsomalla kahta tai kolmea helposti ymmärrettävää raporttia. Ja katsomalla näitä tilinpäätöksiä säännöllisesti – esimerkiksi kerran tai kahdesti viikossa – muutat kirjanpitojärjestelmästäsi hyödyllisen työkalun sekä houkuttelevien mahdollisuuksien havaitsemiseen että vaarallisten ansojen välttämiseen.

Tässä on tapa johtaa yrityksiäsi katsomalla kolmea QuickBooks-raporttia:

• Tuloslaskelma, jossa verrataan kuluvan vuoden ja edellisen vuoden lukuja tähän päivään asti (jotta näet, kuinka voit kuluvana vuonna verrattuna edelliseen vuoteen)

• Myyntisaamisten yhteenveto vanhenee (jotta näet, mitkä asiakkaat ja asiakkaat ovat erääntyneet)

• Tase (jotta voit seurata käteistäsi ja käyttöpääomaasi ja havaita hauskoja asioita)

Valitse sopiva kirjanpitojärjestelmä

Kun käytät QuickBooksia, käytät joko kassa- tai suoriteperusteista kirjanpitoa. Kassaperusteinen kirjanpito on hyvä, kun yrityksen kassavirta heijastelee sen myyntiä ja kassavirta heijastaa sen kustannuksia. Tämä tilanne ei kuitenkaan ole tilanne monissa yrityksissä. Esimerkiksi omakotitalojen sopimusrakentajalla voi olla käteistä (pankeista lainaamalla), mutta hän ei välttämättä tienaa rahaa. Vaihtoehtoisesti panttilainaajan omistaja, joka lainaa rahaa 22 prosentin korolla, saattaa ansaita rahaa, vaikka liiketoiminnasta valuisikin päivittäin rahaa.

Yleissääntönä on, että kun ostat ja myyt varastoa, suoriteperusteinen kirjanpito toimii paremmin kuin kassaperusteinen kirjanpito. Kassaperusteinen kirjanpito kuitenkin tyypillisesti lykkää tuloveroja.

Jos QuickBooks ei toimi yrityksellesi

QuickBooks on loistava pienyritysten kirjanpito-ohjelma. Mutta jos QuickBooks ei näytä sopivan tarpeisiisi – jos esimerkiksi tarvitset ohjelman, joka toimii paremmin valmistajalle tai joka sisältää jonkin erityisen toimialakohtaisen ominaisuuden – saatat haluta jonkin monimutkaisemmista (mutta myös tehokkaammista ) pienyritysten kirjanpitopaketit.

Ennen kuin siirryt QuickBooks Prosta tai QuickBooks Premieristä, muista tutustua QuickBooksin Enterprise Solutions -versioon, joka maksaa enemmän, mutta toimii myös suuremmissa yrityksissä. QuickBooksin Enterprise-versio näyttää ja toimii lähes identtisesti "tavallisten" versioiden kanssa. Jos tiedät QuickBooks Pron tai QuickBooks Premierin, tiedät jo (tai enimmäkseen tiedät) QuickBooks Enterprisen.

Jos QuickBooksin Enterprise-versio ei toimi, voit keskustella kirjanpitäjäsi kanssa toimialakohtaisista paketeista. (Jos olet esimerkiksi kaupallinen painotalo, jotkut toimittajat ovat saattaneet kehittää erityisen kirjanpitopaketin vain kaupallisia tulostimia varten.)

Pidä asiat yksinkertaisina

Kun hoidat pienyritysten talousasioita, pidä asiat mahdollisimman yksinkertaisina. Itse asiassa pidä yrityksesi asiat riittävän yksinkertaisina, jotta voit helposti selvittää, ansaitsetko rahaa ja onko liiketoiminta tervettä.

Tämä neuvo yksinkertaisuudesta saattaa kuulostaa oudolta, mutta joskus erittäin taitava ihmiset voivat rakentaa yrityksilleen hirvittävän monimutkaisia ​​rahoitusrakenteita, mukaan lukien monimutkaiset leasingjärjestelyt, labyrinttimaiset kumppanuus- ja yritysrakenteet sekä hienostuneet voitonjako- ja kustannustenjakojärjestelyt muiden yritysten kanssa. Nämä erittäin kehittyneet rahoitusjärjestelyt eivät tuota voittoa, kun otetaan huomioon kaikki kustannukset. Lisäksi tällaiset monimutkaiset järjestelyt muuttuvat lähes aina johtamisen ja kirjanpidon päänsärkyksi.