QuickBooks 2014 -toimittajaluettelon määrittäminen

Aivan kuten käytät QuickBooksin asiakasluetteloa pitääksesi kirjaa kaikista asiakkaistasi, käytät Toimittajaluetteloa pitääksesi kirjaa toimittajistasi. Kuten asiakasluettelo, toimittajaluettelossa voit kerätä ja tallentaa tietoja, kuten toimittajan osoitteen, yhteyshenkilön ja niin edelleen.

Voit lisätä toimittajan toimittajaluetteloosi seuraavasti:

1Valitse Vendors→ Vendor Center -komento.

Kun teet niin, QuickBooks näyttää Vendor Center -ikkunan.

2Lisää uusi toimittaja napsauttamalla Uusi toimittaja -painiketta ja valitsemalla sitten avattavasta luettelosta Uusi toimittaja.

QuickBooks näyttää Uusi myyjä -ikkunan.

3Anna toimittajalle nimi Toimittajan nimi -ruutuun.

Kuten Customer:Job -luettelon tapauksessa, käytät tätä nimeä viittaamaan QuickBooksin toimittajaan. Tästä syystä lyhenne on hyvä. Haluat vain jotain helposti syötettävää ja helposti muistettavaa.

4 (Valinnainen) Jos maksat toimittajallesi muussa valuutassa kuin tavallisesti kotivaluuttasi, valitse kyseinen valuutta Valuutta-pudotusvalikosta.

Jos kerroit QuickBooksille, että työskentelet useissa valuutoissa – olisit tehnyt tämän EasyStep Interview -asennusprosessin aikana – QuickBooks haluaa sinun tunnistavan, kun vastaanotat laskuja tai maksat myyjälle muussa valuutassa kuin kotivaluuttasi. (Huomaa: Kuvassa ei näy avattavaa Valuutta-luetteloruutua, koska usean valuutan seurantatoiminto ei ole käytössä.)

5(Yleinen sääntö) Ohita aloitussaldo- ja Alku-kentät.

Älä tee mitään aloitussaldo- ja Alku-laatikoille. Ihmiset, jotka eivät tiedä paremmin, käyttävät näitä ruutuja syöttääkseen alkusaldon myyjälle ja päivämäärän, jolloin summa on velkaa. Mutta tämä aiheuttaa ongelmia vasta myöhemmin. Jossain vaiheessa tulevaisuudessa tämän köyhän sielun kirjanpitäjän on löydettävä ja korjattava tämä virhe.

Kuten lisättäessä uusia asiakkaita, on kuitenkin poikkeus tavallisesta säännöstä.

Vaikka tavallinen sääntö on, että et halua asettaa toimittajalle alkusaldoa, tällä säännöllä on tärkeä poikkeus. Kirjaat ostovelkasaldosi muuntopäivänä asettamalla kullekin toimittajalle alkusaldon muuntopäivänä. QuickBooks käyttää näiden aloitussaldojen summaa määrittääkseen velkasi kokonaismäärän muuntopäivänä.

6 Anna myyjän osoitetiedot.

Osoitetiedot-välilehti sisältää joukon helposti ymmärrettäviä laatikoita, joita käytät toimittajan nimi- ja osoitetietojen keräämiseen. Kirjoitat ennakoivasti toimittajan koko nimen Yrityksen nimi -ruutuun.

Voit napsauttaa Osoitetiedot-välilehden Muokkaa-painikkeita näyttääksesi toisen valintaikkunan nimeltä Muokkaa osoitetietoja -valintaikkuna, jonka avulla voit kirjoittaa osoitteen tyypillisessä katuosoitteen, kaupungin, osavaltion ja postinumeron muodossa. Muokkaa-painikkeet näkyvät Laskutus- ja Lähettäjä-osoitelohkojen oikealla puolella.

7 Anna kaikki tarvittavat lisätiedot.

Maksuasetukset-välilehti kerää tärkeimmät toimittajatiedot, kuten tilinumeron, luottorajan ja maksuehdot, mutta jos napsautat Veroasetukset-, Tiliasetukset- tai Lisätiedot-välilehteä, QuickBooks näyttää kourallisen muita ruutuja, jotka voit käyttää tietojen keräämiseen ja tallentamiseen:

Veroasetukset-välilehden avulla voit kerätä toimittajan verotunnistenumeron, jotta voit (kuten liittovaltion verolaki toisinaan edellyttää) lähettää toimittajalle lomakkeen 1099 vuoden lopussa.

Tiliasetukset-välilehdellä voit määrittää, mitä tilejä QuickBooksin tulee käyttää tilikenttien esitäyttöön tehdessään tapahtumaa toimittajalle.

Lisätiedot -välilehden avulla voit luokitella toimittajan tyypin mukaan ja voit myös luoda muita mukautettuja kenttiä.

Jos maksat myyjälle ensimmäistä kertaa, hyvä ohje on hankkia hänen verotunnus. Jos joku ei anna sinulle verotunnustaan ​​– jolloin sinun on mahdotonta ilmoittaa hänelle suorittamistasi maksuista – se on luultavasti merkki jostain hieman viallisesta.

Jos napsautat Tilin asetukset -välilehteä (neljäs välilehti Uusi toimittaja -ikkunassa), QuickBooks näyttää laatikot, joiden avulla voit listata tilit, jotka haluat QuickBooksin automaattisesti täyttävän puolestasi, kun tallennat shekin jollekin toimittajalle tai kun tallentaa laskun joltakin myyjältä.

Jos esimerkiksi shekillä vuokranantajalle maksetaan aina vuokra- ja yleiskulut, voit pyytää QuickBooksia esitäyttöä käyttäen näitä kahta tiliä aina, kun ilmoitat kirjoittavasi shekin vuokranantajalle tai tallentavasi laskun vuokranantajalta.