QuickBooks 2014 -tietotiedoston varmuuskopioinnin perusteet

Äärimmäisen tärkeä tehtävä, joka joko sinun tai jonkun työtoverin on suoritettava, on QuickBooks-datatiedoston varmuuskopiointi. Harvat tietokoneesi kiintolevylle tallennetut kohteet ansaitsevat yhtä paljon huolenpitoa kuin QuickBooks-datatiedosto. Aivan kirjaimellisesti QuickBooks-datatiedosto kuvaa yrityksesi talousasioita. Et todellakaan halua menettää datatiedostoa.

Tietotiedoston katoaminen voi esimerkiksi tarkoittaa, että et tiedä kuinka paljon rahaa sinulla on, et tiedä tienaatko vai menetätkö rahaa, etkä pysty helposti tai tarkasti laatimaan vuosittasi. veronpalautukset.

Onneksi QuickBooks-datatiedoston varmuuskopiointi on melko yksinkertaista. Sinun on suoritettava vain yhdeksän vaihetta:

1Valitse Tiedosto→Luo kopio -komento.

QuickBooks näyttää Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan, jossa on kolme vaihtoehtoa: mahdollisuus tallentaa varmuuskopio QuickBooks-tiedostosta, vaihtoehto luoda kannettava yritystiedosto ja mahdollisuus luoda kirjanpitäjän kopio.

2Haluat tallentaa varmuuskopion, joten napsauta Varmuuskopiointi -valintapainiketta; jatka sitten napsauttamalla Seuraava.

Voit luoda joko täyden varmuuskopiotiedoston tai kannettavan yritystiedoston, kun kopioit QuickBooks-tiedoston. Kannettava yritystiedosto on pienempi kuin varmuuskopiotiedosto, joten sitä on helpompi liikkua. Voit esimerkiksi lähettää helpommin sähköpostitse kannettavan yritystiedoston.

Kannettavien yritystiedostojen ongelma on seuraava: QuickBooksin on työskenneltävä lujasti puristaakseen kannettavan yrityksen tiedostot pieneen kokoon. QuickBooksin on myös tehtävä enemmän työtä purkaakseen tiedoston myöhemmin, kun haluat työskennellä sen kanssa.

Kun napsautat Seuraava, Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkuna tulee näkyviin. Voit siirtyä suoraan Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunaan valitsemalla Tiedosto → Luo varmuuskopio -komennon.

3 Ilmoita, haluatko tallentaa QuickBooks-varmuuskopiotiedoston yrityksesi tietokoneelle vai QuickBooksin ulkopuoliseen tietokeskukseen.

Napsauta Paikallinen varmuuskopiointi osoittaaksesi, että haluat tallentaa tiedostosi varmuuskopion tietokoneen kiintolevylle tai jollekin siirrettävälle tallennusvälineelle, kuten flash-asemalle.

4Valitse varmuuskopiointipaikka napsauttamalla Asetukset-painiketta.

QuickBooks näyttää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunan.

5Määritä, mihin kansioon tai levyn sijaintiin yritystiedosto tulee varmuuskopioida.

Kirjoitat vain polun nimen suoraan ruutuun, joka kertoo minne varmuuskopiot tallennetaan.

Jos et osaa kirjoittaa polun nimeä, napsauta Selaa-painiketta. Kun QuickBooks näyttää Selaa kansioita -valintaikkunan, valitse sen kansioluettelosta levy tai kansio, jota haluat käyttää QuickBooks-varmuuskopiointiin.

6 (Valinnainen) Valitse varmuuskopiointiasetukset.

Voit myös käyttää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunaa määrittääksesi, milloin QuickBooksin tulee muistuttaa sinua varmuuskopioinnista ja kuinka QuickBooksin tulee varmuuskopioida:

Aikaleimojen lisääminen: Jos haluat lisätä varmuuskopion päivämäärän ja kellonajan varmuuskopiotiedoston nimeen, valitse Lisää varmuuskopion päivämäärä ja aika tiedostonimeen -valintaruutu.

Varmuuskopioiden rajoittaminen: Jos haluat käskeä QuickBooksia pääsemään eroon vanhoista varmuuskopioista, valitse Rajoita tämän kansion varmuuskopioiden määrä X:ään -valintaruutu ja määritä sitten, kuinka monta varmuuskopiota haluat säilyttää käyttämällä viereistä tekstiruutua.

Varmuuskopiomuistutusten asettaminen: Valitse Muistuta minua varmuuskopioimaan, kun suljen yritystiedostoni joka X. -valintaruutu ja sen vieressä oleva tekstiruutu määrittääksesi, että haluat saada muistutuksen QuickBooks-tiedoston varmuuskopioinnista, kun suljet QuickBooksin. Intervallivaihtoehtojasi ovat joka kerta, joka toinen kerta, joka kolmas kerta ja niin edelleen.

Tietojen vahvistuksen ottaminen käyttöön: Käytä vahvistuspainikkeita kertoaksesi QuickBooksille, että sen tulee tarkistaa tietojen eheys, kun se varmuuskopioi tietosi. Valitse Täydellinen vahvistus -valintanappi saadaksesi QuickBooksin parhaan ja kattavimman vahvistuksen.

Vaihtoehtoisesti, jos sinulla ei ole aikaa tarkistaa muutaman sekunnin ylimääräisiä tietoja, joita tietojen vahvistus vaatii, valitse Nopeampi vahvistus -valintanappi. Parempi vielä, heittää varovaisuus täysin tuuleen – varovaisuus koskee joka tapauksessa vauvoja – ja valitse Ei vahvistusta -valintanappi.

7 Napsauta OK, kun olet määrittänyt varmuuskopion sijainnin ja asetukset, ja napsauta sitten Seuraava.

QuickBooks näyttää valintaikkunan (ei näy), joka kysyy, milloin haluat varmuuskopioida.

8Määritä, milloin haluat varmuuskopioida.

Yleensä haluat varmuuskopioida, kun valitset Tallenna kopio tai Varmuuskopioi -komennon. Tässä tapauksessa, kun QuickBooks näyttää Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan, jossa kysytään "milloin"-kysymys, napsauta Tallenna se nyt -painiketta.

Voit kuitenkin myös käskeä QuickBooksia ajoittamaan QuickBooks-datatiedoston varmuuskopioinnit säännöllisesti jonkin fiksun suunnitelman mukaan napsauttamalla - kun QuickBooks kysyy "milloin"-kysymyksen - napsauttamalla Tallenna se nyt ja Ajoita tulevat varmuuskopiot -painikkeita tai napsauttamalla Vain ajoita tulevaisuus. Varmuuskopiot-painike.

Jos kerrot QuickBooksille, että haluat ajoittaa varmuuskopiot, QuickBooks näyttää pari valintaikkunaa, joita käytät uuden varmuuskopiointiaikataulun luomiseen nimeämällä aikataulu ja asettamalla päivät ja kellonajat, jolloin varmuuskopiointi tulee ajoittaa.

9Sulje Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna napsauttamalla Valmis.

Kun olet määrittänyt, kuinka varmuuskopiointitoiminnon tulee toimia, napsauta Valmis. QuickBooks varmuuskopioi (tai luo kopion) nykyisestä QuickBooks-yritystiedostosta ja tallentaa uuden tiedostokopion varmuuskopiointipaikkaan.