QuickBooks 2014 -tietotiedoston tiivistäminen

QuickBooks Condense -komento luo pysyvän kopion QuickBooks-datatiedostosta. (Tätä kopiota kutsutaan tiedoston arkistokopioksi.) Yritystiedoston arkistokopio on tilannekuva yrityksen tiedostosta sellaisena kuin se on olemassa tietyllä hetkellä.

Jos jollakulla on myöhemmin kysyttävää - kenties kirjanpitäjälläsi tai liittovaltion tai osavaltion tilintarkastajalla - voit käyttää tiedostojen arkistokopiota näyttääksesi, miltä yritystiedosto näytti tietyllä hetkellä.

Kun ymmärrät, mistä arkistointi on kyse, prosessi on melko yksinkertainen. Voit tiivistää QuickBooks-yritystiedoston seuraavasti:

1 Valitse Tiedosto→ Apuohjelmat→ Tiivistä tiedot.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Condense Data -valintaikkunan.

2Valitse Tapahtumat ennen tiettyä päivämäärää -valintanappi.

Tämä vaihtoehto kertoo QuickBooksille, että haluat tehdä kaksi asiaa: luoda arkistokopion QuickBooks-datatiedostosta ja pienentää toimivaa yritystiedostoa, jotta se ei ole niin suuri. QuickBooks pienentää yritystietotiedoston työversion kokoa poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, jos päätät vaiheessa 3 poistaa tapahtumat.

3Määritä Poista tapahtumat ennen -päivämäärä.

Jos haluat määrittää päivämäärän, jota ennen suljetut tapahtumat tulee poistaa, kirjoita päivämäärä päivämääräruutuun. Jos haluat tiivistää tiedoston poistamalla tapahtumia esimerkiksi 31. joulukuuta 2010 tai sitä ennen, kirjoita päivämääräruutuun 1.1.2011.

Huomaa kuitenkin, että sinun ei tarvitse tuntea pakkoa poistaaksesi joukon suljettuja tapahtumia. Poistat suljetut tapahtumat vain, jos QuickBooks-yritystiedostosi kasvaa liian suureksi. Voit helposti työskennellä QuickBooks-yritystiedoston kanssa, joka on 25 Mt, 50 Mt tai jopa 100 Mt (megatavua).

Vaikka yleensä tiivistät QuickBooks-tiedoston poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, Condense-komento luo myös tiedostoja ilman tapahtumia. Jos haluat luoda tiedoston, joka sisältää luettelot ja asetukset, mutta ei tapahtumia, napsauta Kaikki tapahtumat -valintanappia. Muuten, voit käyttää Kaikki tapahtumat -vaihtoehtoa luodaksesi lähes tyhjän tiedoston, jota voit käyttää uudelleen (kuten koulutukseen).

4 Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, mitkä tapahtumat QuickBooksin tulee poistaa.

QuickBooks näyttää toisen Condense Data -valintaikkunan.

5Määritä, kuinka varastotapahtumat tulee tiivistää, ja napsauta Seuraava.

Jos QuickBooks-tiedostosi sisältää varastotapahtumat, QuickBooks suosittelee, että poistat vanhat varastotapahtumat. Kun QuickBooks näyttää toisen Condense Data -valintaikkunan, voit käskeä QuickBooksia tekemään juuri tämän valitsemalla Summarize Inventory Transactions -vaihtoehdon. (Jos et halua poistaa vanhoja tapahtumia, valitse Säilytä varastotapahtumatiedot -painike.)

Kun napsautat Seuraava, siirryt kolmanteen Tiivistä tiedot -valintaikkunaan (ei näy), joka kysyy, mitkä tapahtumat on katsottava suljetuiksi.

6Määritä poistettavat tapahtumat ja napsauta Seuraava.

QuickBooks pyytää hieman lisätietoja siitä, mikä on suljettu tai vanha tapahtuma, joka pitäisi poistaa. Valitset valintaruudut ilmoittaaksesi, pitäisikö poistopäivämäärää edeltävät tapahtumat poistaa, vaikka ne olisivat selvittämättömiä, merkitty tulostettavaksi, lähetettäväksi ja niin edelleen.

Kun napsautat Seuraava, siirryt neljänteen Condense Data -valintaikkunaan.

7Määritä luettelon puhdistus, jonka pitäisi tapahtua, ja napsauta Seuraava.

Käytä neljättä Condense Data -valintaikkunaa kertoaksesi QuickBooksille, että vanhojen suljettujen tapahtumien poistamisen lisäksi sen pitäisi puhdistaa joitakin luetteloita. Voit valita Condense Data -valintaikkunan valintaruudut, jotka käskevät QuickBooksia poistamaan käyttämättömät tilit, käyttämättömät asiakkaat, käyttämättömät toimittajat ja niin edelleen.

Siivoamalla luettelosi poistamalla käyttämättömät luettelokohteet, et vain pienennä yritystiedoston kokoa, vaan myös helpotat ihmisten työskentelyä luettelon kanssa.

Kun napsautat Seuraava, QuickBooks näyttää Condense Data -valintaikkunan viidennen sivun.

8 Vahvista tiivistys- ja arkistointitoiminto.

Kun olet kuvaillut, kuinka haluat QuickBooksin arkistoivan ja tiivistävän yritystiedoston, QuickBooks näyttää viidennen Condense Data -valintaikkunan. Valintaikkuna kertoo, että arkistointiprosessi alkaa QuickBooksin kopioinnilla datatiedostosta ja että tiivistystoiminto saattaa kestää useita minuutteja tai jopa useita tunteja.

9Napsauta Aloita tiivistys.

QuickBooks aloittaa datatiedoston tiivistämisen.

10 Varmuuskopioi datatiedosto pyydettäessä.

Tiivistysprosessin alussa QuickBooks kehottaa sinua varmuuskopioimaan QuickBooks-yritystiedoston. QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi osana tiivistystoimintoa toimii samalla tavalla kuin QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi milloin tahansa.

Kun olet varmuuskopioinut QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion yritystiedostosta ja puhdistaa sitten yritystiedoston työversion ohjeidesi mukaan. Kuten aikaisemmissa vaiheissa todettiin, puhdistusprosessi voi kestää vain muutaman minuutin tai useita tunteja, jos tiedostosi on erittäin suuri.