QuickBooks 2014 -aloituskokeilusaldon luominen

Riippumatta siitä, käytätkö QuickBooks-asennusprosessin Express Start -versiota vai Advanced Setup/EasyStep Interview -versiota, et itse asiassa saa täydellistä kokeilusaldoa QuickBooks-yritystiedostoon yksinkertaisesti määrittämällä. Saat QuickBooksissa vain pankkitilisi, myyntisaamiset, varaston ja ostovelkojen saldot.

Silti sinun on syötettävä kaikki puuttuvat kokeilusaldotiedot myös QuickBooksiin, jotta voit saada hyviä raportteja QuickBooksista ja käyttää QuickBooksia taloudellisten tietojen toimittamiseen veroilmoituksiisi.

Jotta voit kirjata loppukoesaldosi, kirjoitat päiväkirjamerkinnän. Päiväkirjakirjaukseen kirjataan kaikkien muiden tiliesi jäljellä olevat koetaldosummat muunnos- tai aloituspäivänä: muut tilit kuin pankkitilisi, myyntisaamiset, ostovelat ja varasto.

Yksinkertaisena esimerkkinä, joka näyttää, kuinka tämä toimii, oletetaan, että sinulla on taulukossa näkyvä koetaldo. Huomaa, että pankkitilille ei kirjata saldoa, myyntisaamisille ei kirjata saldoa (koska tämä tili ei edes näy koesaldossa), eikä saldoa kirjata varastolle tai ostoveloille (koska näillä tileillä on nolla saldoa muuntopäivänä).

Kokeilutaso

Tässä esimerkissä (mutta ei seuraavassa esimerkissä) kassasaldo ei ole pankkitili, vaan se on itse asiassa käteistä: pöytälaatikko täynnä pieniarvoisia käytettyjä seteleitä, joiden sarjanumerot eivät ole peräkkäisiä.

Kuvassa näkyy, miltä Tee yleisiä päiväkirjamerkintöjä -ikkuna näyttää, kun se tallentaa puuttuvat koesaldotiedot taulukosta. Kun tämä päiväkirjakirjaus on kirjattu, koesaldo on oikea aloituspäivänä.

Jos haluat kokeilla tätä itse ilman lisäohjeita, valitse Yritys→Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -komento. Kun QuickBooks näyttää Yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkunan, käytä Tili-, Veloitus- ja Luotto-sarakkeita kirjaamaan päiväkirjakirjauksesi.

Jos ajatus päiväkirjamerkinnän tekemisestä pelottaa sinua, saatat joutua pieneen suolakurkkuun. Sinun on opittava työskentelemään kaksinkertaisen kirjanpidon parissa, jotta voit ottaa QuickBookin käyttöön muulloin kuin vuoden alussa.

Tämä tarkoittaa valitettavasti sitä, että jos asennat QuickBooksia joskus vuoden puolessa välissä, sinun on syötettävä yleinen päiväkirjakirjaus korjataksesi QuickBooks-asennuksen luoma omituisuus. Jos et tiedä kuinka kaksinkertainen kirjanpito toimii – jos veloitukset ja hyvitykset eivät ole ystäviäsi – tarvitset todennäköisesti jonkun apua.

Tämän ei pitäisi olla suuri projekti, jos päätät kutsua CPA:ta. Jos hän tulee toimistollesi ja sinulla on koetili valmiina hänelle, hänen pitäisi kestää vain muutama minuutti tarvittavan yleisen päiväkirjamerkinnän kirjoittamiseen. Ehkä voit ostaa hänelle mukavan lounaan, ja se ratkaisee pisteet.

Et todennäköisesti ole tarpeeksi onnekas, että aloitussaldopäiväkirjasi on niin yksinkertainen. Joudut todennäköisesti käsittelemään pankkitiliä ja tilisaldoja myyntisaatavissasi, ostoveloissasi tai varastotileissäsi.

Oletetaan, että sinulla on tässä taulukossa näkyvät koesaldot. Huomaa, että tässä esimerkissä (toisin kuin edellisessä esimerkissä) ensimmäinen näytettävä tili - 5 000 dollarin tili - on pankkitili.

Kokeilutaso

Tässä on hankala osa tämän koetasadon tallentamisesta. Sinun ei tarvitse - toistan, ei tarvitse - tallentaa kaikkia näitä koesaldotietoja päiväkirjamerkinnän kautta. Koska pankkitili, myyntisaamiset, ostovelat ja varastoosuudet on jo kirjattu, jos olet lisännyt asiakas-, toimittaja-, tuote- ja pankkitilitiedot QuickBooksin asennuksen aikana, sinun tarvitsee vain syöttää loput kokeilustasosta.

Koska et kuitenkaan kirjaa kaikkea koesaldoa, päiväkirjamerkintäsi ei vain vastaa todellista koesaldoasi, mutta se ei myöskään ole tasapainossa. Tasapainottaaksesi sen, liität erotuksen tiliin, jonka QuickBooks toimittaa juuri tällaiseen kirjanpitohulluuteen: Avaavan saldon osaketili.