QuickBooks 2013 Pro ja Premier usean käyttäjän ympäristössä

QuickBooks Pro ja Premier 2013 antavat sinun määrittää useita salasanoja QuickBooks-datatiedostoon. Tässä on todella siistiä, että voit kertoa QuickBooksille sallia tiettyjen käyttäjien ja salasanojen tehdä vain tiettyjä asioita.

Yrityksen omistajalla voi esimerkiksi olla salasana, jonka avulla hän voi tehdä mitä tahansa. Mutta esimerkiksi uudella kirjanpitäjällä voi olla salasana, jonka avulla hän voi vain kirjata laskuja järjestelmään.

Voit määrittää lisää käyttäjiä ja salasanoja QuickBooks Pro- ja QuickBooks Premier 2013 -versioissa seuraavasti:

Valitse Yritys→Määritä käyttäjät ja salasanat→Määritä käyttäjät -komento.

QuickBooks näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan. Käyttäjät ja roolit -valintaikkuna tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty, ja roolit, joita QuickBooks voi täyttää QuickBooksia käyttäessään. Valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehden Käyttäjät-luettelossa näkyy myös, ketkä ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

Kerro QuickBooksille, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Lisää käyttäjä -painiketta.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan.

Tunnista käyttäjä ja anna salasana.

Anna jokaiselle käyttäjälle, jolle asetat salasanan, käyttäjätunnus. Voit tehdä tämän kirjoittamalla lyhyen nimen - ehkä käyttäjän etunimen - Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoita käyttäjän salasana sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

Tunnista käyttäjän rooli(t).

Käytä Käytettävissä olevat roolit -luetteloruutua valitaksesi roolit (tai tehtävät), jotka käyttäjä täyttää. Lisää sitten valittu rooli käyttäjän määritettyjen roolien luetteloon napsauttamalla Lisää-painiketta. Jos haluat siirtää roolin käyttäjältä, valitse rooli Assigned Roles -luetteloruudusta ja napsauta sitten Poista.

Uusi käyttäjä -valintaikkunan alareunassa oleva Kuvaus-ruutu kuvaa roolia yksityiskohtaisemmin, mukaan lukien QuickBooks-käyttäjän tyyppi, jolle voidaan yleensä määrittää valittu rooli.

(Valinnainen) Muokkaa rooleja tarpeen mukaan.

Voit hienosäätää määrittämiäsi rooleja QuickBooksin avulla. Voit tehdä tämän valitsemalla Roolit-välilehden Käyttäjät ja roolit -valintaikkunassa, napsauttamalla roolia, jota haluat muuttaa, ja napsauttamalla Muokkaa-painiketta. Kun QuickBooks näyttää Muokkaa roolia -valintaikkunan, valitse kirjanpitotoiminto tai alue Alue ja toimet -luettelosta ja käytä sitten Alueen käyttöoikeustason painikkeita määrittääksesi, mitä valitun roolin käyttäjä voi tehdä.

Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei pitäisi olla käyttöoikeuksia, valitsemalla Ei mitään -valintanapin. Voit ilmoittaa, että käyttäjällä tulee olla täysi käyttöoikeus valitsemalla Täysi-valintanappi. Jos käyttäjällä pitäisi olla osittainen käyttöoikeus, valitse Osittainen painike ja valitse sitten Luo-, Muokkaa-, Poista-, Tulosta- ja Näytä saldo -ruudut tai poista niiden valinnat. Napsauta OK tallentaaksesi muutokset ja palataksesi Käyttäjät ja roolit -valintaikkunaan.

Voit nähdä minkä tahansa roolin käyttöoikeudet alun perin valitsemalla jonkin alueen ja toiminnot -luettelon merkinnöistä. QuickBooks käyttää Area Access Level -painikkeita ja -ruutuja näyttääkseen roolin nykyiset asetukset.

(Valinnainen) Tarkista käyttöoikeutesi.

Kun olet määrittänyt käyttäjän, sinun tulee (varovaisuuden vuoksi) tarkistaa käyttäjälle antamasi käyttöoikeudet. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehteä, valitsemalla käyttäjän ja napsauttamalla sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta.

Kun QuickBooks näyttää View Permissions -valintaikkunan (ei näy), valitse käyttäjä ja napsauta sitten Näyttö-painiketta nähdäksesi View Permissions -ikkunan, joka näyttää erittäin yksityiskohtaisen luettelon siitä, mitä käyttäjä voi tehdä ja mitä ei.

(Valinnainen) Tarkista roolimuutoksesi.

Jos teet muutoksia roolin käyttöoikeuksiin, haluat todennäköisesti myös tarkistaa kyseiset muutokset. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Rooliluettelo-välilehteä, valitsemalla roolin ja napsauttamalla Näytä käyttöoikeudet -painiketta. QuickBooks näyttää toisen version Näytä käyttöoikeudet -valintaikkunasta, jossa luetellaan sinun ja QuickBooksin määrittämät roolit.

Valitse rooli, jonka haluat tarkistaa, ja napsauta sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. QuickBooks näyttää toisen version View Permissions -ikkunasta, jossa on yksityiskohtainen luettelo siitä, mitä joku roolissa voi tehdä ja mitä ei.

Kun olet tarkistanut käyttäjä- ja roolioikeudet, sulje kaikki avoimet ikkunat napsauttamalla Sulje ja sulje sitten kaikki avoimet valintaikkunat napsauttamalla Peruuta- tai Sulje-painiketta.

Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; hänen oikeutensa rajoittuvat kuitenkin määrittämääsi.

Kirjanpitäjät haluavat usein nähdä tiettyjen käyttäjien oikeudet. Tämä pätee erityisesti, jos CPA tarkastaa sinut osana vuosittaisia ​​tilinpäätöksiä. (Sinulle voidaan tehdä tarkastus, jos pankki haluaa esimerkiksi tarkastetun tilinpäätöksen.) QuickBooksin View Permissions -ikkuna on sulava tapa nähdä nämä tiedot verkossa, ja jos haluat tulostaa kopion käyttöoikeustiedoista, sinun tarvitsee vain napsauta ikkunan Tulosta-painiketta.