QuickBooks 2013 -aloituskokeilusaldon luominen

Riippumatta siitä, käytätkö QuickBooks-asennusprosessin Express Start -versiota vai Advanced Setup/EasyStep Interview -versiota, et todellakaan saa täydellistä kokeilusaldoa QuickBooks-yritystiedostoon yksinkertaisesti määrittämällä. Olettaen, että noudatat edellisissä kappaleissa annettuja ohjeita ja vinkkejä, saat QuickBooksiin vain pankkitilisi, myyntisaamiset, varaston ja ostovelkojen saldot.

Silti sinun on syötettävä kaikki puuttuvat kokeilusaldotiedot myös QuickBooksiin, jotta voit saada hyviä raportteja QuickBooksista ja käyttää QuickBooksia taloudellisten tietojen toimittamiseen veroilmoituksiisi.

Jotta voit kirjata loppukoesaldosi, kirjoitat päiväkirjamerkinnän. Päiväkirjakirjaukseen kirjataan kaikkien muiden tiliesi jäljellä olevat koetaldosummat muunnos- tai aloituspäivänä: muut tilit kuin pankkitilisi, myyntisaamiset, ostovelat ja varasto.

Yksinkertaisena esimerkkinä, joka näyttää, kuinka tämä toimii, oletetaan, että sinulla on seuraavassa taulukossa näkyvä koetaldo.

Kokeilutaso

Huomaa, että pankkitilille ei kirjata saldoa, myyntisaamisille ei kirjata saldoa (tämä tili ei edes näy kokeilusaldossa) eikä varastolle tai ostovelalle kirjata saldoa (koska näillä tileillä on nolla saldot muuntopäivänä).

Tässä esimerkissä kassasaldo ei ole pankkitili, vaan se on itse asiassa käteistä: pöytälaatikko täynnä pieniarvoisia käytettyjä seteleitä, joiden sarjanumerot eivät ole peräkkäisiä.

Seuraava kuva näyttää, miltä Tee yleisiä päiväkirjamerkintöjä -ikkuna näyttää, kun se tallentaa puuttuvat koesaldotiedot. Kun tämä päiväkirjakirjaus on kirjattu, koesaldo on oikea aloituspäivänä.

Valitse Yritys→ Tee päiväkirjakirjaus -komento. Kun QuickBooks näyttää Yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkunan, käytä Tili-, Veloitus- ja Luotto-sarakkeita kirjaamaan päiväkirjakirjauksesi.

Jos ajatus päiväkirjamerkinnän tekemisestä pelottaa sinua, saatat joutua pieneen suolakurkkuun. Sinun on opittava työskentelemään kaksinkertaisen kirjanpidon parissa, jotta voit ottaa QuickBookin käyttöön muulloin kuin vuoden alussa.

Tämä tarkoittaa valitettavasti sitä, että jos olet perustamassa QuickBooksia joskus vuoden puolessa välissä, sinun on syötettävä yleinen päiväkirjakirjaus, jotta QuickBooks-asennuksen luoma omituisuus voidaan korjata. Jos et tiedä kuinka kaksinkertainen kirjanpito toimii – jos veloitukset ja hyvitykset eivät ole ystäviäsi – tarvitset todennäköisesti jonkun apua.

Huomautus: Tämän ei pitäisi olla suuri projekti – jos päätät soittaa CPA:lle. Jos CPA-tietosi tulee toimistollesi ja sinulla on koetili valmiina hänelle, hänen pitäisi kestää vain muutama minuutti tarvittavan yleisen päiväkirjamerkinnän kirjoittamiseen. Ehkä voit ostaa hänelle mukavan lounaan, ja se ratkaisee pisteet.

Tosielämän esimerkki loppuun

Okei, oikeita tunnustuksia. Esimerkki, jonka annan neljässä edellisessä kappaleessa? Et todennäköisesti ole tarpeeksi onnekas, että aloitussaldopäiväkirjasi on niin yksinkertainen. Joudut todennäköisesti käsittelemään pankkitiliä ja tilisaldoja myyntisaatavissasi, ostoveloissasi tai varastotileissäsi. Näytän nyt sinulle, kuinka tämä toimii.

Oletetaan, että sinulla on taulukossa 1-2 näkyvät koesaldot. Huomaa, että tässä esimerkissä (toisin kuin edellisessä esimerkissä) ensimmäinen näytettävä tili – 5 000 dollarin tili – on pankkitili.

Toinen koetasapaino

Tässä on hankala osa tämän koetasadon tallentamisesta. Sinun ei tarvitse kirjata kaikkia näitä koesaldotietoja päiväkirjakirjauksen kautta. Koska pankkitili, myyntisaamiset, ostovelat ja varastoosuudet on jo kirjattu, jos olet lisännyt asiakas-, toimittaja-, tuote- ja pankkitilitiedot QuickBooksin asennuksen aikana, sinun tarvitsee vain syöttää loput kokeilustasosta.

Koska et kuitenkaan kirjaa kaikkea koesaldoa, päiväkirjamerkintäsi ei vain vastaa todellista koesaldoasi, mutta se ei myöskään ole tasapainossa. Jotta se olisi tasapainossa, liität eron tiliin, jonka QuickBooks toimittaa juuri tällaiseen kirjanpitohulluuteen: Avaavan saldon pääomatili (katso seuraava kuva).