QuickBooks 2012 -työskentelyn kirjanpidon tarkoitus

Tärkein asia, joka on ymmärrettävä kirjanpidosta, jotta saat parhaan hyödyn työstäsi QuickBooks 2012:ssa, on se, että se tarjoaa taloudellisia tietoja sidosryhmille. Jokainen tässä kuvattu kirjanpitotoiminto suoritetaan taitavasti kaikissa QuickBooksin versioissa: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier ja QuickBooks Enterprise.

Sidosryhmät ovat ihmisiä, jotka harjoittavat liiketoimintaa yrityksen kanssa tai ovat vuorovaikutuksessa yrityksen kanssa; niihin kuuluvat johtajat, työntekijät, sijoittajat, pankit, myyjät, valtion viranomaiset ja virastot, jotka voivat verottaa yritystä. Näiden sidosryhmien tiedontarpeet määräävät, mitä kirjanpitojärjestelmän on tehtävä.

Johtajien, sijoittajien ja yrittäjien tietotarpeet

Ensimmäiseen sidosryhmiin kuuluvat yrityksen johtajat, sijoittajat ja yrittäjät. Tämä ryhmä tarvitsee taloudellisia tietoja määrittääkseen, ansaitseeko yritys rahaa. Tämä ryhmä haluaa myös tietoa, joka antaa käsityksen siitä, onko yritys kasvamassa tai supistumassa ja kuinka terve tai sairas se on.

Tämä ryhmä tarvitsee usein yksityiskohtaisia ​​tietoja täyttääkseen velvollisuutensa ja velvollisuutensa. Esimerkiksi johtaja tai yrittäjä saattaa haluta tietää, mitkä asiakkaat ovat erityisen kannattavia tai kannattamattomia. Aktiivinen sijoittaja saattaa haluta tietää, mitkä tuotelinjat ovat kasvamassa tai supistumassa.

Siihen liittyvät tietovaatimukset koskevat omaisuus- ja velkakirjanpitoa. Omaisuuserä on jotain, että yritys omistaa, kuten käteistä, varaston, tai laitteita. Vastuu on joitakin velkaa tai velvoittaa yrityksen velkaa, kuten pankkilainoja ja ostovelkojen.

On selvää, että jollakin yrityksessä - ehkä johtajalla, kirjanpitäjällä tai kirjanpitäjällä - on oltava erittäin yksityiskohtaiset tiedot yrityksen pankkitileillä olevasta käteismäärästä, yrityksen varastosta tai hyllyillä olevasta varastosta, ja laitteet, joita yritys omistaa ja käyttää toiminnassaan.

Joku, joka työskentelee yrityksessä, johtaa yritystä tai sijoittaa aktiivisesti yritykseen, tarvitsee hyvää yleistietoa yrityksen talousasioista ja monissa tapauksissa erittäin yksityiskohtaista tietoa tärkeistä varoista (kuten käteisvaroista) ja veloista (esim. pankkilainat).

Ulkopuolisten velkojien tietotarpeet

Toiseen sidosryhmien ryhmään kuuluvat ulkopuoliset yritykset, jotka lainaavat rahaa yritykselle, ja luottotietotoimistot, jotka toimittavat tietoja näille lainanantajille. Esimerkiksi pankit haluavat tietää yrityksen talousasioista ja taloudellisesta tilasta ennen rahan lainaamista. Kirjanpitojärjestelmän on tuotettava ne taloudelliset tiedot, joita pankki tarvitsee ottaakseen lainahakemuksen huomioon.

Mitä tietoa lainanantajat haluavat? Lainanantajat haluavat tietää, että yritys on kannattava ja sillä on positiivinen kassavirta. Voitot ja positiiviset kassavirrat mahdollistavat yrityksen helpon velan takaisinmaksun. Pankki tai muu lainanantaja haluaa myös nähdä omaisuutta, joka voidaan pahimmassa tapauksessa realisoida lainan maksamiseksi – ja myös muita velkoja, jotka voivat olla vaatimuksena yrityksen omaisuudesta.

Myyjät vaativat yleensä myös taloudellisia tietoja yritykseltä. Myyjä lainaa usein rahaa yritykselle myöntämällä kauppaluottoa. Huomionarvoista tässä on, että myyjät vaativat joskus erityistä kirjanpitoa.

Esimerkiksi yksi toimittajien luokista, jonka kanssa Wiley Publishing, Inc:n kaltainen yritys käsittelee, ovat kirjoittajat. Maksaakseen tekijälle rojaltin, johon hän on oikeutettu, Wiley tekee kohtuullisen määrän työtä yksikkökohtaisten rojaltimäärien laskemiseksi ja raportoi ja toimittaa nämä summat tekijöille.

Muilla yrityksillä on joskus samanlaisia ​​taloudellisia raportointivaatimuksia myyjille. Franchise-yritykset (kuten mies tai nainen, joka omistaa ja ylläpitää paikallista McDonald'sia) maksavat franchising-maksun tulojen perusteella. Jälleenmyyjät voivat suorittaa erityistä kirjanpitoa ja raportointia saadakseen alennuksia ja kannustimia myymiensä tuotteiden valmistajilta.

Valtion virastojen tietotarpeet

Ennustettavat sidosryhmät, jotka vaativat yritykseltä taloudellisia tietoja, ovat liittovaltion ja osavaltion hallituksen virastot, joilla on lainkäyttövalta yritys. Esimerkiksi jokaisen yrityksen Yhdysvalloissa on raportoitava tuloistaan, kuluistaan ​​ja voitoistaan, jotta yritys voi laskea oikein liittovaltion hallitukselle maksettavan tuloveron ja maksaa sen sitten.

Yritysten, joilla on työntekijöitä, on myös raportoitava liittovaltion ja osavaltion hallitukselle näille työntekijöille maksetuista palkoista ja maksettava palkkaverot mittareiden, kuten työntekijöiden lukumäärän, työntekijöille maksettujen palkkojen ja aiempien työntekijöiden vaatimien työttömyysetuuksien, perusteella.

Tällaisten taloudellisten tietojen toimittaminen valtion virastoille on yrityksen kirjanpitojärjestelmän keskeinen tehtävä.

Yritysmuotojen luomisen tietotarpeet

Edellisissä kappaleissa kuvatun taloudellisen raportoinnin lisäksi kirjanpitojärjestelmät suorittavat tyypillisesti yhtä yrityksille avaintehtävää: yrityslomakkeiden tuottamista. Esimerkiksi kirjanpitojärjestelmä tuottaa melkein aina myyjälle maksamiseen tarvittavat shekit.

Lisäksi kirjanpitojärjestelmä laatii laskut ja palkkatarkastukset. Kehittyneemmät kirjanpitojärjestelmät, kuten suurten yritysten käyttämät, valmistelevat monia muita liiketoimintamuotoja, kuten ostotilauksia, kuukausittaisia ​​asiakaslausuntoja, hyvityslaskuja asiakkaille, myyntikuitit ja niin edelleen.