QuickBooks 2012 -tiivistystiedostotoiminto

QuickBooks 2015 Condense -toiminto tekee pari asiaa. Ensin se luo arkistokopion datatiedostosta ja käsittelee tiedoston, jotta se voi olla pienempi. Katso tarkemmat tiedot alla olevasta selityksestä:

• QuickBooks Condense -komento luo pysyvän kopion QuickBooks-datatiedostosta. (Tätä kutsutaan arkistokopion tiedoston.) Arkistokopiota yhtiön tiedoston merkitsee tilannekuvan yrityksen tiedoston kuin se on tiettynä ajankohtana.

  Jos jollakulla on myöhemmin kysyttävää - kenties kirjanpitäjälläsi tai liittovaltion tai osavaltion tilintarkastajalla - voit käyttää tiedostojen arkistokopiota näyttääksesi, miltä yritystiedosto näytti tietyllä hetkellä.

• Tiedoston tiivistysprosessi pienentää datatiedostoa tekemällä yhteenvedon monista vanhoista suljetuista, yksityiskohtaisista tapahtumista käyttämällä suuria hirviöpäiväkirjamerkintöjä.

Koska tämä tiivistäminen ja arkistointi voi olla hieman hämmentävää, tässä on nopea yhteenveto siitä, mitä tapahtuu, kun tiivistät QuickBooks-yritystiedoston. Tässä on mitä QuickBooks yleensä tekee prosessin aikana:

• Tallentaa arkistokopion yritystiedostoistasi : Kun tiivistät QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion kyseisestä tiedostosta.

• Poistaa vanhat suljetut tapahtumat : Osana Condense-prosessia QuickBooks antaa sinulle mahdollisuuden poistaa vanhat, suljetut tapahtumat QuickBooks-yritystiedoston nykyisestä toimivasta versiosta.

  Muista, että arkistointi luo arkistokopion QuickBooks-yritystiedostosta. Sinulla on kuitenkin edelleen QuickBooks-yritystiedoston toimiva versio. Tämä QuickBooks-yritystiedoston nykyinen toimiva versio puhdistetaan tai tiivistetään poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat.

  Suljetut tapahtumat ovat tapahtumia, joita QuickBooksin ei enää tarvitse seurata yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi vanha asiakkaan lasku – sen jälkeen, kun se on maksettu – on suljettu tapahtuma. Jollekin myyjälle kirjoitettu vanha shekki - sen jälkeen kun se on selvitetty pankista - on suljettu tapahtuma.

• Yhteenveto vanhoista, suljetuista tapahtumista : Koska vanhat suljetut tapahtumat poistetaan QuickBooks-tietotiedostosta, tiivistäminen luo tyypillisesti kuukausittaiset päiväkirjakirjaukset vanhoille, suljetuille tapahtumille ja sijoittaa nämä yhteenvetotapahtumat QuickBooks-datatiedoston nykyiseen, toimivaan versioon.

  Näiden kuukausittaisten päiväkirjamerkintöjen avulla voit jatkaa kuukausittaisten tilinpäätösten laatimista. Esimerkiksi vaikka arkistointi poistaa kaikki vanhat, suljetut tapahtumat esimerkiksi tammikuulta 2010, voit silti tuottaa kuukausittaiset tilinpäätökset tammikuulta 2010 vuonna 2013. QuickBooks käyttää tammikuun 2010 kuukausitilinpäätöksen laatimiseen yhteenvetoa. kuukausittaiset päiväkirjamerkinnät.

• Tyhjentää jäljitysketjun: Yksi QuickBooks-datatiedostojen puhdistamisen lähes piilotettu vaikutus koskee kirjausketjua. Jos puhdistat yritystiedoston ja ilmoitat, että yritystiedoston tulee olla tiivistetty, QuickBooks tyhjentää kirjausketjun ennen "poistetut suljetut tapahtumat on tai ennen" -päivää.

  Toisin sanoen siltä ajalta, jona QuickBooks poistaa vanhat, suljetut tapahtumat, se poistaa myös näiden tapahtumien kirjausketjun.

Tiivistä tiedosto prosessi tarkoittaa tyypillisesti kopion luomisesta QuickBooks tiedoston että tallennat ja laittaa pois jonnekin ja luomalla riisuttu versio toimi yhtiön tiedosto. Komento, jota käytät QuickBooks-yritystiedoston tiivistämiseen, mahdollistaa kuitenkin myös lähes tyhjien yritystiedostojen luomisen.

Useimpien ihmisten ei koskaan tarvitsisi käyttää tätä vaihtoehtoa. on vain yksi QuickBooks-käyttäjien luokka, joka saattaa haluta luoda lähes tyhjiä yritystiedostoja. CPA:t ja konsultit (jotka haluavat käyttää yritystiedostoa uudelleen toiselle liiketoimintayksikölle tai asiakkaalle) saattavat haluta käyttää tätä komentoa luodakseen yrityksen tietotiedostoja, joissa on jo useita luetteloita.