QuickBooks 2012 -tietotiedoston varmuuskopioinnin perusteet

Äärimmäisen tärkeä tehtävä, joka joko sinun tai jonkun työtoverin on suoritettava, on QuickBooks 2012 -datatiedoston varmuuskopiointi. Aivan kirjaimellisesti QuickBooks-datatiedosto kuvaa yrityksesi talousasioita. Et todellakaan halua menettää datatiedostoa.

Tietotiedoston katoaminen voi esimerkiksi tarkoittaa, että et tiedä kuinka paljon rahaa sinulla on, et tiedä tienaatko vai menetätkö rahaa, etkä pysty helposti tai tarkasti laatimaan vuosittasi. veronpalautukset.

Onneksi QuickBooks-datatiedoston varmuuskopiointi on melko yksinkertaista. Sinun on suoritettava vain kolme vaihetta:

Valitse Tiedosto→Luo kopio -komento.

QuickBooks näyttää Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan, jossa on kolme vaihtoehtoa: mahdollisuus tallentaa varmuuskopio QuickBooks-tiedostosta, vaihtoehto luoda kannettava yritystiedosto ja mahdollisuus luoda kirjanpitäjän kopio.

Haluat tallentaa varmuuskopion, joten napsauta Varmuuskopio-valintapainiketta. Napsauta sitten Seuraava jatkaaksesi.

Voit luoda joko täyden varmuuskopiotiedoston tai kannettavan yritystiedoston, kun kopioit QuickBooks-tiedoston. Kannettava yritystiedosto on pienempi kuin varmuuskopiotiedosto, joten sitä on helpompi liikkua.

Voit esimerkiksi lähettää helpommin sähköpostitse kannettavan yritystiedoston. Kannettavien yritystiedostojen ongelma on seuraava: QuickBooksin on työskenneltävä lujasti puristaakseen kannettavan yrityksen tiedostot pieneen kokoon. QuickBooksin on myös tehtävä enemmän työtä purkaakseen tiedoston myöhemmin, kun haluat työskennellä sen kanssa.

Kun napsautat Seuraava, näkyviin tulee Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkuna, joka näkyy alla olevassa kuvassa.

Voit siirtyä suoraan alla näkyvään Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunaan valitsemalla Tiedosto → Luo varmuuskopio -komennon.

Ilmoita, haluatko tallentaa QuickBooks-varmuuskopiotiedostosi paikalliseen yritykseesi vai QuickBooksin ulkopuoliseen palvelinkeskukseen.

Napsauta Paikallinen varmuuskopiointi osoittaaksesi, että haluat tallentaa tiedostosi varmuuskopion tietokoneesi kiintolevylle.

Napsauta Asetukset-painiketta valitaksesi varmuuskopion sijainnin.

QuickBooks näyttää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunan alla olevan kuvan mukaisesti.

Määritä, mihin kansioon tai levyn sijaintiin yritystiedosto tulee varmuuskopioida.

Kirjoitat vain polun nimen suoraan ruutuun, joka kertoo minne varmuuskopiot tallennetaan.

(Valinnainen) Valitse varmuuskopiointivaihtoehdot.

Voit myös käyttää yllä näkyvää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunaa määrittääksesi, milloin QuickBooksin tulee muistuttaa sinua varmuuskopioinnista ja kuinka QuickBooksin tulee varmuuskopioida:

Aikaleimat: Jos haluat lisätä varmuuskopion päivämäärän ja kellonajan varmuuskopiotiedoston nimeen, valitse Lisää varmuuskopion päivämäärä ja aika tiedostonimeen -valintaruutu.

Varmuuskopioiden rajoittaminen: Jos haluat kertoa QuickBooksille, että sen pitäisi päästä eroon vanhoista varmuuskopioista, valitse Rajoita varmuuskopioiden lukumäärää tässä kansiossa -valintaruutu ja määritä sitten, kuinka monta varmuuskopiota haluat säilyttää käyttämällä viereistä tekstiruutua.

Varmuuskopiomuistutukset: Valitse Muistuta minua varmuuskopioimaan, kun suljen yritystiedoston -valintaruutu ja sen vieressä oleva tekstiruutu määrittääksesi, että haluat saada muistutuksen QuickBooks-tiedoston varmuuskopioinnista joka kerta, joka toinen kerta, joka kolmas kerta jne. edelleen, että suljet QuickBooksin.

Tietojen vahvistus: Käytä vahvistuspainikkeita kertoaksesi QuickBooksille, että sen tulee tarkistaa tietojen eheys, kun se varmuuskopioi tietosi. Merkitse Täydellinen vahvistus -painike QuickBooksin parhaan ja kattavimman vahvistuksen saamiseksi.

Napsauta OK, kun olet määrittänyt varmuuskopion sijainnin ja asetukset, ja napsauta sitten Seuraava.

QuickBooks näyttää valintaikkunan, joka kysyy, milloin haluat varmuuskopioida.

Päätä, milloin haluat varmuuskopioida.

Yleensä haluat varmuuskopioida, kun valitset Tallenna kopio tai Varmuuskopioi -komennon. Voit kuitenkin myös käskeä QuickBooksia ajoittamaan QuickBooks-datatiedoston varmuuskopiot säännöllisesti jonkin nerokkaan suunnitelman mukaan.

Jos kerrot QuickBooksille, että haluat ajoittaa varmuuskopiot, QuickBooks näyttää pari valintaikkunaa, joita käytät uuden varmuuskopiointiaikataulun luomiseen nimeämällä aikataulu ja kertomalla päivät ja kellonajat, jolloin varmuuskopiointi tulee ajoittaa.

Napsauta Valmis sulkeaksesi Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna.

Kun olet määrittänyt, kuinka varmuuskopiointitoiminnon tulee toimia, napsauta Valmis. QuickBooks varmuuskopioi (tai luo kopion) nykyisestä QuickBooks-yritystiedostosta ja tallentaa uuden tiedostokopion varmuuskopiointipaikkaan.