QuickBooks 2012 -tietotiedoston tiivistäminen

QuickBooks 2012 Condense -komento luo QuickBooks-datatiedostosta pysyvän kopion, jota kutsutaan arkistokopioksi. Arkistokopio yritystiedostosta on tilannekuva yrityksen tiedostosta sellaisena kuin se on olemassa tiettynä ajankohtana.

Jos jollakulla on myöhemmin kysyttävää - kenties kirjanpitäjältäsi tai liittovaltion tai osavaltion tilintarkastajalta - voit käyttää tietotiedoston arkistokopiota näyttääksesi, miltä yritystiedosto näytti tietyllä hetkellä

Kun ymmärrät, mistä arkistointi on kyse, se on melko yksinkertaista. Voit tiivistää QuickBooks-yritystiedoston seuraavasti:

Valitse Tiedosto→ Apuohjelmat→ Tiivistä tiedot.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Condense Data -valintaikkunan alla olevan kuvan mukaisesti.

Valitse Tapahtumat ennen tiettyä päivämäärää -valintanappi.

Tämä vaihtoehto kertoo QuickBooksille, että haluat tehdä kaksi asiaa: Luo QuickBooks-datatiedostosta arkistokopio ja pienennä toimivan yritystiedoston kokoa, jotta se ei ole niin suuri. QuickBooks pienentää yritystietotiedoston työversion kokoa poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, jos päätät vaiheessa 3 poistaa tapahtumat.

Määritä Poista tapahtumat ennen -päivämäärä.

Voit määrittää päivämäärän, jota ennen suljetut tapahtumat tulee poistaa, kirjoittamalla päivämäärä sille varattuun päivämääräruutuun. Jos haluat tiivistää tiedoston poistamalla tapahtumia esimerkiksi 31. joulukuuta 2009 tai sitä ennen, kirjoita päivämääräruutuun 31.12.2009 .

Huomaa kuitenkin, että sinun ei tarvitse tuntea pakkoa poistaaksesi joukon suljettuja tapahtumia. Poistat suljetut tapahtumat vain, jos QuickBooks-yritystiedostosi kasvaa liian suureksi. Voit helposti työskennellä QuickBooks-yritystiedoston kanssa, joka on kooltaan 25, 50 tai jopa 100 Mt (megatavua).

Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, mitkä tapahtumat QuickBooksin tulee poistaa. QuickBooks näyttää toisen Condense Data -valintaikkunan, kuten seuraavassa kuvassa näkyy.

Määritä, kuinka ja pitäisikö QuickBooksin tehdä yhteenveto tapahtumista, jotka se poistaa.

Käytä toista Tiivistä tiedot -valintaikkunaa osoittaaksesi, kuinka QuickBooksin tulee tehdä yhteenveto poistettavista tapahtumista. Voit antaa QuickBooksin tehdä yhteenvedon tapahtumista yhdellä päiväkirjakirjauksella tai kuukausittaisella päiväkirjakirjauksella – valinnan teet tekemällä sopivaa valintapainiketta.

Tai voit valita Älä luo yhteenvetoa -valintapainikkeen osoittaaksesi, että et halua QuickBooksin luovan yhteenvetopäiväkirjakirjausta sen poistamien tapahtumien tilalle. Napsauta Seuraava, kun olet valmis. QuickBooks näyttää kolmannen Tiivistä tiedot -valintaikkunan (ei näy), joka kysyy, kuinka varastotapahtumat tulisi tiivistää.

Määritä, kuinka varastotapahtumat tulee tiivistää.

Jos QuickBooks-tiedostosi sisältää varastotapahtumat, QuickBooks suosittelee, että poistat vanhat varastotapahtumat. Kun QuickBooks näyttää kolmannen Condense Data -valintaikkunan, voit käskeä QuickBooksia tekemään juuri tämän valitsemalla Poista varastotapahtumat -valintapainikkeen. Napsauta Seuraava jatkaaksesi neljänteen Tiivistä tiedot -valintaikkunaan (ei näy), joka kysyy, mitkä tapahtumat on katsottava suljetuiksi.

Määritä, mitkä tapahtumat katsotaan päättyneiksi.

Kun napsautat Seuraava siirtyäksesi Condense Data -valintaikkunan ohi, joka kysyy varastotapahtumista, QuickBooks pyytää hieman lisätietoja siitä, mikä tarkalleen on "suljettu" tai "vanha" tapahtuma, joka pitäisi poistaa.

Valitsemalla valintaruudut voit ilmoittaa, pitäisikö poistopäivämäärää edeltävät tapahtumat poistaa, vaikka ne olisivat selvittämättömiä, merkitty tulostettavaksi, lähetettäväksi ja niin edelleen. Ja sitten napsautat Seuraava siirtyäksesi viidenteen Condense Data -valintaikkunaan.

Määritä mikä tahansa luettelon puhdistus, jonka pitäisi tapahtua.

Käytä neljättä Condense Data -valintaikkunaa kertoaksesi QuickBooksille, että sen pitäisi myös puhdistaa jotkin luettelot. Voit valita valintaruudut Tiivistä tiedot -valintaikkunassa. Puhdistamalla luettelosi poistamalla käyttämättömät luettelokohteet, et vain pienennä yritystiedoston kokoa, vaan myös helpotat ihmisten työskentelyä luettelon kanssa.

Napsauta Seuraava.

QuickBooks näyttää Condense Data -valintaikkunan viidennen sivun seuraavan kuvan mukaisesti.

Vahvista tiivistys- ja arkistointitoiminto.

Kun olet kuvaillut, kuinka haluat QuickBooksin arkistoivan ja tiivistävän yritystiedoston, QuickBooks näyttää viidennen Condense Data -valintaikkunan. Tämä valintaikkuna pyytää sinua vahvistamaan päätöksesi arkistoida ja tiivistää datatiedosto. Käytä tätä valintaikkunaa vahvistaaksesi, että haluat arkistoida ja tiivistää tiedot.

Napsauta Aloita tiivistäminen.

QuickBooks aloittaa datatiedoston tiivistämisen.

Varmuuskopioi datatiedosto pyydettäessä.

Tiivistysprosessin alussa QuickBooks kehottaa sinua varmuuskopioimaan QuickBooks-yritystiedoston. QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi osana tiivistystoimintoa toimii samalla tavalla kuin QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi milloin tahansa.

Kun olet varmuuskopioinut QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion yritystiedostosta ja puhdistaa sitten yritystiedoston työversion ohjeidesi mukaan. Kuten aiemmissa vaiheissa todettiin, puhdistusprosessi voi kestää vain muutaman minuutin tai useita tunteja, jos tiedostosi on erittäin suuri.