QuickBooks 2012 Pro ja Premier usean käyttäjän ympäristössä

QuickBooks Pro ja Premier 2012 antavat sinun määrittää useita salasanoja QuickBooks-datatiedostoon. Tässä on todella siistiä, että voit kertoa QuickBooksille rajoittamaan tiettyjä käyttäjiä ja salasanoja tekemään vain tiettyjä asioita.

Yrityksen omistajalla voi esimerkiksi olla salasana, jonka avulla hän voi tehdä mitä tahansa. Mutta esimerkiksi uudella kirjanpitäjällä voi olla salasana, joka sallii vain laskujen kirjaamisen järjestelmään.

Voit määrittää lisää käyttäjiä ja salasanoja QuickBooks Pro- ja QuickBooks Premier 2012 -versioissa seuraavasti:

Valitse Yritys→Määritä käyttäjät ja salasanat→Määritä käyttäjät -komento.

QuickBooks näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan, joka tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty ja jotka ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

Kerro QuickBooksille, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Lisää käyttäjä -painiketta.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan.

Tunnista käyttäjä ja anna salasana.

Anna jokaiselle käyttäjälle, jolle olet määrittämässä salasanaa, käyttäjätunnus kirjoittamalla lyhyt nimi – kenties käyttäjän etunimi – Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoitat käyttäjän salasanan sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi ja ilmoita sitten, haluatko rajoittaa uuden käyttäjän pääsyä.

Kun QuickBooks näyttää toisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan, ilmoita, haluatko rajoittaa käyttäjän pääsyä ja oikeuksia. Jos haluat rajoittaa pääsyä ja oikeuksia ( oikeudet ovat vain asioita, joita käyttäjä voi tehdä), valitse QuickBooksin valitut alueet -valintanappi.

Jos haluat, että käyttäjä voi tehdä mitä tahansa, valitse QuickBooksin kaikki alueet -valintanappi. Jos ilmoitat, että uudella käyttäjällä pitäisi olla pääsy kaikkiin QuickBooksin osiin, olet määrittänyt käyttäjän salasanan. Voit ohittaa loput vaiheet.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi ja kuvaile sitten myynti- ja myyntisaamisten tietojen ja tehtävien käyttöoikeutta.

Kun olet suorittanut vaiheen 4, QuickBooks näyttää kolmannen Set Up User Password and Access -valintaikkunan. Tämä on ensimmäinen kymmenestä valintaikkunasta, jotka ohjaavat sinut haastattelun läpi ja esittävät yksityiskohtaisia ​​kysymyksiä siitä, millainen käyttöoikeus jokaisella käyttäjällä tulisi olla tietylle alueelle.

Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten osto- ja ostoreskontraoikeuksia.

Kun olet suorittanut vaiheen 5 napsauttamalla Seuraava, QuickBooks näyttää neljännen Set Up User Password and Access -valintaikkunan, jonka avulla voit määrittää, mitä käyttöoikeuksia tällä uudella käyttäjällä on osto- ja laskutusalueilla. Voit valita Ei pääsyä, Täysi käyttöoikeus tai Valikoiva käyttöoikeus -valintanapin ja jonkin valikoivan käytön apupainikkeista.

Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten jäljellä olevat käyttäjäoikeudet ja käyttöoikeudet.

Kun napsautat Set Up User Password and Access -valintaikkunan kunkin version alareunassa näkyvää Seuraava-painiketta, QuickBooks näyttää useita muita versioita valintaikkunasta, joita QuickBooks käyttää kysyessään käyttäjäoikeuksista ja käyttöoikeuksista.

Rajoitat oikeuksia kaikilla näillä muilla alueilla samalla tavalla kuin myynti- ja myyntisaamisten sekä ostojen ja ostovelkojen alueilla. Ole vain huomaavainen läpikäydessäsi ja rajoita käyttäjän mahdollisuuksia. Haluat käyttäjillä olevan työnsä suorittamiseen tarvittavat oikeudet, mutta et halua antaa heille enempää oikeuksia kuin he tarvitsevat.

Määritä, voiko käyttäjä muuttaa tai poistaa tapahtumia.

Kun olet käynyt läpi noin puolen tusinaa versiota Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkunat, joissa kysytään tiettyjä kirjanpitoalueita, QuickBooks näyttää Muuta tai poista tapahtumat -version Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeudet -valintaikkunasta. Yleensä haluat rajoittaa käyttäjän mahdollisuuksia muuttaa tai poistaa tapahtumia.

Napsauta Seuraava ja tarkista sitten oikeuspäätöksesi.

Kun napsautat Seuraava, QuickBooks näyttää lopullisen version Set Up User Password and Access -valintaikkunasta. Se tunnistaa määrittämäsi tai sallimasi käyttöoikeudet. Tämän valintaikkunan avulla voit tarkastella jonkun oikeuksia. Jos huomaat, että olet määrittänyt oikeudet väärin, napsauta Takaisin-painiketta siirtyäksesi takaisin valintaikkunoissa kohtaan, jossa teit virheen.

Kun olet tarkistanut käyttäjäoikeudet ja käyttöoikeudet, napsauta Valmis.

Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; hänen oikeutensa rajoittuvat kuitenkin määrittämääsi.