QuickBooks 2012 Enterprise Solutions usean käyttäjän ympäristössä

QuickBooks 2012:n avulla voit määrittää useita salasanoja QuickBooks 2012 -datatiedostoon. Tässä on todella siistiä, että voit käskeä QuickBooks 2012:ta rajoittamaan tiettyjä käyttäjiä ja salasanoja tekemään vain tiettyjä asioita.

Yrityksen omistajalla voi esimerkiksi olla salasana, jonka avulla hän voi tehdä mitä tahansa. Mutta esimerkiksi uudella kirjanpitäjällä voi olla salasana, joka sallii vain laskujen kirjaamisen järjestelmään.

Jos QuickBooks 2012:ta käyttää useampi kuin yksi henkilö, haluat määrittää lisää salasanoja. Voit tehdä tämän QuickBooks 2012 Enterprise Solutionsissa seuraavasti:

Valitse Yritys→Käyttäjät→Määritä käyttäjät ja roolit -komento.

QuickBooks 2012 näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan alla olevan kuvan mukaisesti. Käyttäjät ja roolit -valintaikkuna tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty, ja roolit, joita QuickBooks voi täyttää QuickBooksia käyttäessään. Käyttäjäluettelo, joka näkyy valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehdellä, tunnistaa myös, ketkä ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

Kerro QuickBooks 2012:lle, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Uusi-painiketta.

Kun napsautat tätä painiketta, QuickBooks näyttää kuvassa näkyvän Uusi käyttäjä -valintaikkunan.

Tunnista käyttäjä ja anna salasana.

Sinun on annettava jokaiselle käyttäjälle, jolle asetat salasanan, käyttäjätunnus. Voit tehdä tämän kirjoittamalla lyhyen nimen - ehkä käyttäjän etunimen - Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoitat käyttäjän salasanan sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

Tunnista käyttäjän rooli(t).

Käytä Käytettävissä olevat roolit -luetteloruutua valitaksesi roolit (tai tehtävät), jotka käyttäjä täyttää. Lisää sitten valittu rooli käyttäjän määritettyjen roolien luetteloon napsauttamalla Lisää-painiketta. Seuraavassa kuvassa näkyy käyttäjä Susan ja kirjanpitäjä, joka on lueteltu määrättynä roolina. Voit poistaa roolin käyttäjältä valitsemalla roolin Assigned Roles -luetteloruudusta ja napsauttamalla sitten Poista.

(Valinnainen) Muokkaa rooleja tarpeen mukaan.

Voit hienosäätää määrittämiäsi rooleja QuickBooksin avulla. Voit tehdä tämän valitsemalla Roolit-välilehden Käyttäjät ja roolit -valintaikkunassa ja napsauttamalla sitten roolia, jota haluat muuttaa, ja napsauttamalla Muokkaa-painiketta.

Kun QuickBooks näyttää Muokkaa roolia -valintaikkunan (katso alla oleva kuva), valitse kirjanpitotoiminto tai alue Alue ja toimet -luettelosta ja käytä sitten Alueen käyttöoikeustason painikkeita määrittääksesi, mitä valitun roolin käyttäjä voi tehdä.

Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei pitäisi olla pääsyä valitsemalla Ei mitään, Täysi tai Osittainen käyttöoikeus sopivasta valintanapista. Jos käyttäjällä pitäisi olla osittainen käyttöoikeus, valitse Osittainen painike ja valitse sitten Luo-, Muokkaa-, Poista-, Tulosta- ja Näytä saldo -ruudut tai poista niiden valinnat. Napsauta OK tallentaaksesi muutokset rooleihin ja palataksesi Käyttäjät ja roolit -valintaikkunaan.

Yleissääntönä on, että kun kyse on kirjanpidon ohjauksista, haluat tarjota mahdollisimman vähän käyttöoikeuksia. Jos joku ei tarvitse pääsyä QuickBooks-tietotiedostoon päivittäisiin tehtäviin, valitse Ei mitään -painike.

Mitä enemmän annat nuudeleilla kirjanpitojärjestelmässäsi, sitä suurempi on riski, että joku voi tuoda järjestelmään virheitä ja sitä helpommin teet jonkun varastamaan sinulta.

(Valinnainen) Tarkista käyttöoikeutesi.

Kun olet määrittänyt käyttäjän, sinun tulee (varovaisuuden vuoksi) tarkistaa käyttäjälle antamasi käyttöoikeudet. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehteä, valitsemalla käyttäjän ja napsauttamalla sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta.

Kun QuickBooks näyttää View Permissions -valintaikkunan, valitse käyttäjä ja napsauta sitten Näytä-painiketta. Seuraavassa kuvassa näkyy View Permissions -ikkuna, joka näyttää erittäin yksityiskohtaisen luettelon siitä, mitä käyttäjä voi tehdä ja mitä ei.