QuickBooks 2010:n käyttäminen asiakkaan ajan laskuttamiseen

QuickBooks 2010 tarjoaa kaksi menetelmää sen ajan seurantaan, jonka aiot laskuttaa laskusta eränä. Laskutettavan ajan seurantaan voit käyttää viikoittaista tuntilomaketta, tai voit ajastaa tai tallentaa yksittäisiä toimintoja. Kumpikaan ajanseurantamenetelmä ei ole vaikea.

Viikoittaisen tuntilomakkeen käyttö Quicken-laskutukseen

Voit käyttää viikoittaista tuntilaskentamenetelmää seuraavasti:

Valitse Asiakkaat → Anna aika → Käytä viikoittaista työaikataulukkoa.

QuickBooks näyttää Weekly Timesheet -ikkunan.

Kirjoita Nimi-tekstiruutuun työntekijä, toimittaja tai muu palvelun suorittava henkilö.

Sinun pitäisi pystyä valitsemaan tämän henkilön nimi avattavasta Nimi-luettelosta. Jos et löydä sitä tästä luettelosta, kirjoita henkilön nimi ruutuun ja kerro pyydettäessä QuickBooksille, mikä luettelo (työntekijän, myyjän tai muut nimet) tulee lisätä.

Kun olet lisännyt työn suorittavan henkilön nimen, käytä Viikkoaikaraportti-ikkunan sarakkeita kuvaamaan, mistä laskutat.

Syötä asiakas tai työ, jolle työ on suoritettu, palvelukoodi, lyhyt kuvaus tai huomautus, palkanlaskennan kohde (jos käytät QuickBooksia palkanlaskennassa), luokka (jos seuraat luokkia) ja sitten vuorokaudessa käytetyt tunnit.

Voit kirjoittaa niin monta riviä Weekly Timesheet -ikkunaan kuin haluat. Jokainen rivi näkyy laskussa erikseen. Huomautukset näkyvät laskun kuvausalueella. Tästä syystä haluat käyttää asianmukaisia ​​ja kuvaavia huomautuksia.

QuickBook laskutettavat yksittäiset toiminnot

Jos haluat tallentaa palvelutoiminnot niiden tapahtuessa, toimi seuraavasti:

Valitse Asiakkaat → Anna aika → Aika/Syötä yksittäinen toiminto.

QuickBooks näyttää Time/Enter Single Activity -ikkunan.

Varmista, että Laskutettava-valintaruutu ikkunan oikeassa yläkulmassa on valittuna.

Valitsemalla Laskutettava-ruudun kerrot QuickBooksille, että sen tulee säilyttää tämä laskutettavan toiminnan tietue, jotta se voidaan sisällyttää myöhemmin laskuun.

Tallenna toiminnan päivämäärä Päivämäärä-tekstiruutuun.

Käytä Nimi-tekstiruutua tunnistaaksesi palvelun suorittavan henkilön.

Tunnista Asiakas:Työ -tekstikentässä asiakas tai työ, jolle palvelua suoritetaan.

Valitse sopiva palvelunimike avattavasta Palvelukohde-luettelosta ja sopiva palkkaerä Palkkasumma-luettelosta.

(Valinnainen) Jos seuraat luokkia, voit ennustettavasti käyttää myös avattavaa Luokka-luetteloa aktiviteetin luokitteluun.

Kirjoita lyhyt asianmukainen kuvaus palvelusta Notes-tekstiruutuun.

Tämä kuvaus näkyy laskussa, joten ole tarkkana kirjoittaessasi.

Kirjaa palveluun käytetty aika.

Voit joko tallentaa ajan manuaalisesti käyttämällä Kesto-tekstiruutua syöttääksesi ajan. Tai voit antaa QuickBooksin tallentaa toimintoon käyttämäsi ajan napsauttamalla Aloita-painiketta Kesto-osiossa, kun aloitat toiminnon, ja napsauttamalla Pysäytä-painiketta, kun lopetat toiminnon. Jos haluat keskeyttää ajastimen (esimerkiksi puhelun ajaksi), napsauta Tauko-painiketta.

Kun olet kuvaillut suorittamaasi toimintaa Aika/Syötä yksittäinen toiminta -ikkunassa, napsauta Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje -painiketta tallentaaksesi toimintatiedot.

Sisältää laskutusajan QuickBooksin kautta

Jos haluat lisätä laskuun laskutettavaa aikaa ja kustannuksia, luo vakiolasku. Kun olet tunnistanut asiakkaan, jolle olet syöttänyt ajan tai kustannukset, QuickBooks näyttää viestiruudun, jossa kysytään, haluatko laskuttaa ajasta tai kustannuksista. Jos napsautat Kyllä, QuickBooks näyttää Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkunan.

Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkunan Aika-välilehti näyttää kaikki ajat, jotka olet kirjannut asiakkaalle:

• Tiettyjen aikojen lisääminen laskuun: Napsauta jokaisen kerran Käytä-saraketta.

• Kaikkien aikojen valitseminen: Napsauta Valitse kaikki -painiketta.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta OK. QuickBooks lisää sitten jokaisen laskutettavan ajan riveinä laskuun. Tämä kuva näyttää, kuinka laskutettavan ajan tiedot näkyvät Luo laskuja -ikkunassa.