QuickBooks 2010 -toimittajaluettelon määrittäminen

QuickBooks 2010:ssä käytät myyjäluetteloa pitääksesi kirjaa toimittajistasi. Toimittajaluettelon avulla voit kerätä ja tallentaa tietoja, kuten toimittajan osoitteen, yhteyshenkilön ja niin edelleen. Voit lisätä toimittajan toimittajaluetteloosi muutamalla helpolla vaiheella.

1Valitse QuickBooksissa Vendors→ Vendor Center.

QuickBooks näyttää Vendor Center -ikkunan.

2Napsauta Uusi toimittaja -painiketta.

QuickBooks näyttää Uusi myyjä -ikkunan.

3Kirjoita nimi Toimittajan nimi -tekstiruutuun.

Käytät tätä nimeä viittaamaan myyjään QuickBooksissa, joten lyhenne on hyvä. Haluat vain jotain helposti syötettävää ja helposti muistettavaa.

4 (Valinnainen) Jos maksat toimittajallesi muussa valuutassa kuin tavallinen kotivaluuttasi, valitse kyseinen valuutta Valuutta-pudotusvalikosta.

Jos kerroit QuickBooksille, että työskentelet useissa valuutoissa – olisit tehnyt tämän EasyStep Interview -asennusprosessin aikana – QuickBooks haluaa sinun tunnistavan, kun vastaanotat laskuja tai maksat myyjälle muussa valuutassa kuin kotivaluuttasi. ( Huomaa: tämän luettelon kuvassa ei näy avattavaa Valuutta-luetteloruutua, koska usean valuutan seurantatoiminto ei ole käytössä.)

5Ohita aloitussaldo- ja Alku-tekstiruudut.

Vaikka tavallinen sääntö on, että et halua asettaa toimittajalle alkusaldoa, tällä säännöllä on tärkeä poikkeus. Kirjaat ostovelkasaldosi muuntopäivänä asettamalla kullekin toimittajalle alkusaldon muuntopäivänä. QuickBooks käyttää näiden aloitussaldojen summaa määrittääkseen velkasi kokonaismäärän muuntopäivänä.

6 Anna myyjän osoitetiedot niille varattuihin tekstiruutuihin.

Osoitetiedot-välilehti sisältää joukon helposti ymmärrettäviä laatikoita, joita käytät toimittajan nimi- ja osoitetietojen keräämiseen. Kirjoitat esimerkiksi toimittajan koko nimen Yrityksen nimi -tekstiruutuun.

7 (Valinnainen) Napsauta Osoitteen tiedot -painiketta.

Näkyviin tulee Muokkaa osoitetietoja -valintaikkuna, jossa voit kirjoittaa osoitteen tyypillisessä katuosoitteen, kaupungin, osavaltion ja postinumeron muodossa.

8 (Valinnainen) Jos napsautat Osoitteen tiedot -painiketta, anna osoitetiedot ja napsauta sitten OK sulkeaksesi Muokkaa osoitetietoja -valintaikkunan.

Palaat Uusi toimittaja -ikkunan Osoitetiedot-välilehteen.

9Napsauta Lisätiedot-välilehteä.

QuickBooks näyttää kourallisen tekstiruutuja.

10 Kirjoita näihin tekstikenttiin tiedot, jotka haluat kerätä ja tallentaa.

Voit esimerkiksi tallentaa tilinumerosi myyjän kanssa, toimittajan tyypin, maksuehdot, joita käytät maksaessasi toimittajalle, luottorajasi ja toimittajan verotunnuksen.

11Napsauta Tilin esitäyttö -välilehteä (kolmas välilehti, joka on käytettävissä Uusi toimittaja -valintaikkunassa).

QuickBooks näyttää tekstilaatikoita, joiden avulla voit luetteloida tilit, jotka haluat QuickBooksin automaattisesti täyttävän puolestasi, kun tallennat sekin myyjälle tai kun tallennat laskun myyjältä. DHR – Korvaisin molemmat esiintymät "jotkut" sanalla "tämä". "Jotkin"-sanan käyttäminen saa vaikutelman siitä, että se on yleinen syöte, vaikka se on itse asiassa jokaiselle toimittajalle ominaista.

12Syötä tarvittavat tiedot tekstiruutuihin.

Jos esimerkiksi shekillä vuokranantajalle maksetaan aina vuokra- ja yleiskulut, voit pyytää QuickBooksia esitäyttöä käyttämällä näitä kahta tiliä aina, kun ilmoitat kirjoittavasi shekin tai tallentavasi laskun vuokranantajalta.

13Kun olet syöttänyt kaikki haluamasi tiedot, napsauta OK.

Palaat toimittajakeskukseen, jonka voit sulkea tai lisätä uuden toimittajan napsauttamalla Uusi toimittaja -painiketta uudelleen.