QuickBooks 2008 For LuckyTemplates -huijauslehti

Yrityksesi omaisuuteen voi kuulua kykysi työskennellä QuickBooks-kirjanpitoohjelmiston kanssa. Tämä kätevä huijauslehti auttaa sinua rakentamaan kirjanpidon osaamistasi – tiedostojen hallinnasta palkanlaskennan valmisteluun, tuoteluettelon kokoamisesta ostotilausten seurantaan QuickBooks 2008:n avulla.

Kuinka asettaa sulkemispäivä ja salasana QuickBooksissa

QuickBooks ei vaadi sinua tai anna sinun "sulkea" kuukausia ja vuosia, kuten vanhat manuaaliset kirjanpitojärjestelmät tekivät. (Kun "sulki" vanhan tilikauden, itse asiassa nollasit tuotto- ja kulutilit ja siirsit nettosumman omistajan pääomatileille.)

QuickBooks antaa sinun kuitenkin käyttää sulkemispäivää ja salasanaa. Päättymispäivä tavallaan estää ketään syöttämästä tapahtumia ennen määritettyä päivämäärää. Jos asetat esimerkiksi sulkemissalasanan, jonkun on annettava se ennen tapahtuman kirjoittamista tai ennen sulkemispäivää päivätyn tapahtuman muuttamista. Jos et aseta sulkemissalasanaa, joku yrittää syöttää tai muuttaa tapahtumaa, joka on päivätty ennen sulkemispäivää, saa varoituksen, mutta hän voi silti luoda tai muuttaa merkinnän.

Voit asettaa sulkemispäivän valitsemalla Muokkaa → Asetukset, napsauttamalla Kirjanpito-kuvaketta, napsauttamalla Yritysasetukset-välilehteä ja kirjoittamalla sitten sulkemispäivämäärä (luultavasti viimeksi päättyneen vuoden loppu) Päivämäärä, jolloin kirjat on suljettu -ruutuun. Jos haluat käyttää sulkemissalasanaa, napsauta Aseta salasana -painiketta ja käytä QuickBooksin näyttämää valintaikkunaa sulkusalasanan luomiseen.

Valmistautuminen palkkalaskentaan QuickBooks 2008:n avulla

Jos haluat käyttää jotakin QuickBooks Payroll -palveluvaihtoehdoista, koska haluat säästää rahaa, et pelkää pientä paperityötä tai ehkä haluat ylimääräistä joustavuutta, jonka voit tehdä itse, sinun on kirjauduttava sopiva palvelun maku.

Jos haluat ottaa käyttöön palkanlaskentapalvelun, valmistaudu Internetiin. Toimi seuraavasti:

Valitse QuickBooksissa Työntekijät → Palkanlaskenta → Tilaa palkanlaskentapalvelu.

QuickBooks muodostaa yhteyden Internetiin ja näyttää ensimmäisen sivun monisivuisesta verkkolomakkeesta, jonka avulla voit allekirjoittaa ja määrittää QuickBooks Payroll -palvelun.

Seuraa näytön ohjeita.

Huomautus: QuickBooks Payroll -palvelun määrittäminen edellyttää, että sinulla on tarkat palkkatiedot kaikista työntekijöistäsi vuodesta alkaen sekä valtion ennakonpidätysprosenttitiedot. Haluat kerätä kaikki nämä tiedot ennen kuin aloitat. Palkkalaskennan määrittäminen – olettaen, että sinulla on tiedot käsillä ja että sinulla on vain kourallinen työntekijöitä – ei pitäisi kestää paljon enempää kuin puoli tuntia.

Suunnittele palkkasi.

Kun olet kirjautunut (ja epäsuorasti määrittänyt) QuickBooks Payroll -palveluun, sinun on ajoitettava tulevat palkanlaskentatoimesi. Voit tehdä tämän valitsemalla Työntekijät → Lisää tai muokkaa palkkataulukoita -komentoa.

Kun QuickBooks näyttää Payroll Schedule List -ikkunan, napsauta Payroll Schedule -painiketta ja sitten Uusi. Kun QuickBooks pyytää sinua, kuvaile aikataulusi. Jos esimerkiksi määrität viikoittaista palkanlaskentaa, nimeä se esimerkiksi perjantain palkanlaskentaan. Lisäksi kuvaile tiheyttä viikoittain, kahdesti viikoittain, puolikuukausittain ja niin edelleen.

Kuvaile työntekijöitäsi.

Sinun on kuvattava jokainen työntekijäsi ja sinun on määritettävä, mihin palkkataulukkoon he kuuluvat. Valitse Työntekijät → Työntekijäkeskus. Napsauta Uusi työntekijä -painiketta. Käytä sitten QuickBooksin näyttämän ikkunan välilehtiä ja anna työntekijän nimi, osoite, sosiaaliturvatunnus ja niin edelleen. Huomaa, että käytät Palkka- ja kompensaatiovälilehteä työntekijän palkan määrittämiseen ja työntekijän määrittämiseen aikataulun mukaiseen palkanlaskentaan.

Luettelokohteiden inaktivointi QuickBooks 2008:ssa

Yksi QuickBooksin siisteistä ominaisuuksista on, että sen avulla voit yksinkertaistaa luetteloitasi piilottamalla kohteet, jotka eivät ole enää aktiivisia, mukaan lukien ne, joiden odotat olevan aktiivisia myöhemmin. Jos sinulla on kausityöntekijöitä, voit piilottaa heidät Työntekijäluettelostasi sellaisina vuodenaikoina, jolloin he eivät ole töissä. Tai jos myyt muisto-avainketjuja vain viiden vuoden välein, voit estää niitä sotkemasta tuoteluetteloasi loppuvuosina. Voit myös deaktivoida asiakkaat ja toimittajat heidän vastaavista luetteloistaan.

Jos haluat deaktivoida jotain luettelosta, sinun tarvitsee vain avata luettelo ja kaksoisnapsauttaa kohdetta. Kun QuickBooks avaa nimikkeen, työntekijän, asiakkaan tai toimittajan, jonka haluat poistaa käytöstä, valitse Nimike on ei-aktiivinen -valintaruutu. (Valintaruudun nimi muuttuu sen mukaan, mitä yrität poistaa käytöstä.) Napsauta sitten OK. QuickBooks piilottaa tämän jäsenen luettelostasi. Kun seuraavan kerran näytät luettelon, Sisällytä ei-aktiivinen -ruutu tulee näkyviin.

Voit tarkastella ja muokata luettelosi piilotettuja jäseniä napsauttamalla Sisällytä ei-aktiivisia -ruutua. Kaikki ei-aktiiviset jäsenet näkyvät X-kuvakkeilla vieressä. Jos haluat aktivoida jäsenen uudelleen, sinun tarvitsee vain napsauttaa X-kuvaketta, jolloin jäsen aktivoidaan uudelleen.

QuickBooks pitää kirjaa ostotilauksista

Voit luoda QuickBooks-myyntipisteitä, vaikka tilaat tavaroita puhelimitse tai World Wide Webin kautta – eli aina, kun et pyydä tavaroita kirjallisesti. Täyttämällä ostotilauksia voit määrittää, mitä tuotteita sinulla on tilauksessa ja milloin tuotteet saapuvat. Sinun tarvitsee vain kysyä QuickBooksilta: "Mitä on tilattu ja milloin se on tulossa?" Sinun ei enää koskaan tarvitse raahata aivojasi muistaaksesi, oletko tilannut nuo Thingamajigit ja doohickeyt.

Ja kun lasku tulee, se on jo eritelty ostotilauslomakkeessa. Kun olet kirjoittanut kaikki ostotilauksesi tuotteet, sinun ei tarvitse täyttää sekin Kohteet-välilehteä, kun maksat laskun. Tai jos maksat laskuja velkasitoumustavalla, sinun ei tarvitse täyttää Kohteet-välilehteä Anna laskut -ikkunassa. Kun tavarat saapuvat, sinun tarvitsee vain ilmoittaa QuickBooksille; tuotteet lisätään heti varastoluetteloosi.

Käytä ostotilauksia tilaamillesi tuotteille eli tuotteille, jotka vastaanotat ja maksat tulevaisuudessa. Jos ostat tuotteita tiskiltä tai vastaanotat tuotteita, joita et ole tilannut, et tietenkään tarvitse ostotilausta. Sinun tarvitsee vain maksaa lasku ja varastoida juuri ostamasi tuotteet.