Puhdistus- ja arkistointistrategian valitseminen QuickBooks 2011:n avulla

Sen päättäminen, milloin ja miten haluat puhdistaa tai arkistoida QuickBooks 2011 -yritystiedoston, on enimmäkseen maalaisjärkeä. Ensin sinun tulee harkita, tarvitseeko sinun tiivistää yritystiedostoa ollenkaan. Jos QuickBooks toimii edelleen kohtuullisella nopeudella, jos et tule hulluksi monien luetteloiden käyttämättömien kohteiden takia tai jos datatiedosto ei ole kasvanut hirvittävän suureksi (suurempi kuin 100 Mt), sinun ei ehkä tarvitse tiivistyä. Monissa tapauksissa et saavuta mitään hyötyä siivoamisesta. Ja jos et siivoa, sinulla on silti täydelliset yksityiskohtaiset taloustiedot käden ulottuvilla.

Puhdistustoiminnon suorittaminen ei välttämättä pienennä QuickBooks-datatiedoston kokoa. Jos sinulla on todellakin oltava pienempi datatiedosto, sinun pitäisi ensin suorittaa puhdistustoiminto ja sitten tallentaa ja palauttaa kannettava QuickBooks-datatiedosto.

Toinen osa QuickBooks-yritystiedostojen puhdistamisesta ja arkistointista on toinen terve järki: Sinun tulisi luoda QuickBooks-datatiedostosta arkistokopio. Suosittelemme, että luot arkistokopion vuoden lopussa sen jälkeen, kun sinä tai CPA on tehnyt viimeiset säädöt vuoteen. On hyvä idea luoda arkistokopio QuickBooks-tietotiedostosta, jota käytetään veroilmoituksesi ja mahdollisten tilinpäätösten laatimiseen, koska voit aina myöhemmin selittää jonkin ilmoituksen tai tilinpäätöksen numeron katsomalla tiedostojen arkistokopiota.

Joskus ihmiset muuttavat vanhoja liiketoimia tahallaan tai vahingossa. Tämä tarkoittaa, että joku voi valitettavasti muuttaa tapahtumia QuickBooks-datatiedostossa edellisenä vuonna. Kun tämä muutos tapahtuu, joku myöhemmin QuickBooks-datatiedostoa katsova ei ehkä pysty selittämään veroilmoituksessa tai tilinpäätöksessä olevaa numeroa. Jos joku esimerkiksi palaa myöhemmin takaisin ja muuttaa edellisen vuoden tapahtumaa ja tätä tapahtumaa käytetään vuoden kokonaistulojen laskemiseen, et voi enää käyttää QuickBooks-tietoja veroilmoituksesi ja tilinpäätösten lukujen selittämiseen. kokonaistulot.

Onneksi, kun sinulla on arkistokopio QuickBooks-tietotiedostosta – QuickBooks-datatiedostosta, joka toimitti numerot veroilmoitukseesi ja tilinpäätökseen – voit aina nähdä, mitkä QuickBooks-tapahtumat tukevat tiettyä veroilmoitusnumeroa tai tilinpäätösnumeroa.

Jos olet edelleen hämmentynyt tästä asiasta – ja se on hieman hankalaa – kysy ongelmasta veroneuvojaltasi tai CPA:ltasi. Hän voi selittää sinulle vaaran muuttua QuickBooksin tiedoissa, joita on käytetty ilmoituksen tai tilinpäätöksen laatimiseen sen jälkeen, kun tämä ilmoitus on laadittu tai sen jälkeen, kun kyseiset tilinpäätökset on julkaistu ja jaettu.