Pidä QuickBooks 2014 -tietosi luottamuksellisina

Kirjanpitotiedot ovat usein luottamuksellisia tietoja. QuickBooks-tietosi osoittavat, kuinka paljon rahaa sinulla on pankissa, mitä olet velkaa velkojille ja kuinka paljon (tai kuinka vähän!) voittoa yrityksesi tuottaa. Koska nämä tiedot ovat yksityisiä, ensimmäinen huolenaihe QuickBooks-kirjanpitojärjestelmän hallinnassa on tietojesi pitäminen luottamuksellisina.

Sinulla on kaksi toisiaan täydentävää tapaa pitää QuickBooks-tietosi luottamuksellisina. Ensimmäinen tapa säilyttää luottamuksellisuus perustuu Microsoft Windowsin sisäänrakennetuihin suojausominaisuuksiin. Toinen menetelmä perustuu QuickBooksin suojausominaisuuksiin.

Windowsin suojauksen käyttö

Voit käyttää Microsoft Windows 7:n tai 8:n, Windows Vistan tai Windows XP:n tarjoamaa suojausta rajoittaaksesi tiedoston – joko ohjelmatiedoston tai datatiedoston – käytön tietyille käyttäjille. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää Windows-tason suojausta kertoaksesi, kuka voi ja kuka ei voi käyttää QuickBooks-ohjelmaa tai käyttää QuickBooks-datatiedostoa.

Jos käytät jo Windows-tason suojausta, sinä (tai joku toimistossasi) osaat käyttää tätä työkalua estämään ohjelmatiedostojen ja datatiedostojen luvaton pääsy (tai käyttö). Käyttääksesi Windows-tason suojausta QuickBooksissa voit yksinkertaisesti soveltaa olemassa olevaa yleistietoasi QuickBooks-ohjelmatiedostoon tai QuickBooks-datatiedostoon.

Jos et vielä käytä Windows-tason suojausta, sinun ei tarvitse vaivautua opettelemaan Windowsin monimutkaista suojausjärjestelmää. Voit käyttää yksinkertaisempaa QuickBooks-suojausta.

QuickBooks-suojauksen käyttö

Voit suojata QuickBooks-tietojesi luottamuksellisuutta määrittämällä salasanan QuickBooks-yritystietotiedostoon. Voit tehdä tämän QuickBooksin asennusprosessin aikana.

Voit myös määrittää salasanan valitsemalla Yritys→Määritä käyttäjät ja salasanat→Vaihda salasanasi. Kun valitset tämän komennon, QuickBooks näyttää Vaihda QuickBooksin salasana -valintaikkunan.

Voit määrittää salasanan kirjoittamalla saman salasanan sekä Uusi salasana -tekstiruutuun että Vahvista uusi salasana -tekstiruutuun. Huomaa, että salasanasi liittyy käyttäjänimeen Admin (joka tarkoittaa järjestelmänvalvojaa).

Jos et ole vielä määrittänyt salasanaa, sinulla ei ole vanhaa salasanaa, joten et näe Vanha salasana -tekstiruutua. Jos käytät järjestelmänvalvojan salasanaa, sinun on annettava myös haastekysymys ja vastaus. (Tämän avulla voit palauttaa pääsysi QuickBooks-tiedostoosi, jos unohdat järjestelmänvalvojan salasanan.)

Ilmeisesti haluat asettaa salasanasi niin, että kukaan (ei edes tietokone) voi arvata sitä. Tämä tarkoittaa, että salasanasi ei saa olla sana sanakirjassa. Salasanasi ei myöskään saa olla numero. Ja salasanasi ei varsinkaan saa olla sana, lause tai nimi, jonka joku työtoveri voi helposti selvittää.

Parhaat salasanat (turvallisuuden näkökulmasta katsottuna) ovat järjettömiä kirjainten ja numeroiden yhdistelmiä, kuten f34t5s tai s3df43x2.

Kun olet asettanut salasanasi, sinun tulee vaihtaa se säännöllisesti. Voit vaihtaa salasanasi myös valitsemalla Yritys→Määritä käyttäjät ja salasanat→Vaihda salasanasi. QuickBooks näyttää jälleen Change QuickBooks Password -valintaikkunan.

Tällä kertaa sinun on syötettävä vanha salasanasi Vaihda salasana -tekstiruutuun. Sitten sinun on syötettävä uusi salasanasi sekä Uusi salasana -tekstiruutuun että Vahvista uusi salasana -tekstiruutuun.

QuickBooks vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan ennen kuin se avaa yritystietotiedoston. Jos esimerkiksi määrität salasanan yrityksesi tietotiedostolle, aina kun QuickBooks käynnistyy, se näyttää QuickBooks Login -valintaikkunan, johon kirjoitat käyttäjätunnuksesi ja salasanasi ja napsautat sitten OK. QuickBooks avaa datatiedoston. Jos et voi antaa salasanaa, QuickBooks ei avaa datatiedostoa.