Paranna kassavirtaasi QuickBooks 2019:n avulla

Sinun on tiedettävä, miten voit seurata, mitä asiakkaasi ovat sinulle velkaa, ja kuinka arvioida rahoituskulut. Älä kuitenkaan huoli. Voit seurata asiakkaan velkaa kahdella tavalla. Todennäköisesti yksinkertaisin tapa on avata Asiakaskeskus valitsemalla Asiakas → Asiakaskeskus.

Valitse seuraavaksi asiakas Asiakkaat ja työpaikat -luettelosta (joka näkyy ikkunan vasemmassa reunassa). QuickBooks avaa sivun, jossa luetellaan tapahtumat asiakkaalle. Se näyttää myös asiakkaan yhteystiedot. Tämä kuva näyttää asiakkaan Asiakaskeskuksen tiedot.

Asiakaskeskuksen ikkuna

Sinun tulee myös olla tietoinen siitä, että QuickBooks tarjoaa useita hienoja myyntisaatavia (A/R) -raportteja. Pääset näihin raportteihin napsauttamalla Raportit-kuvaketta ja valitsemalla Asiakkaat ja saamiset. Tai voit valita Raportit → Asiakkaat ja saamiset. QuickBooks näyttää sitten alivalikon, jossa on noin puoli tusinaa raporttia, jotka kuvaavat, kuinka paljon rahaa asiakkaat ovat sinulle velkaa. Jotkut raportit esimerkiksi järjestävät avoimet laskut eri ryhmiin laskujen iän perusteella. (Näitä raportteja kutsutaan ikääntymisiksi. ) Jotkut raportit sisältävät yhteenvedon vain laskuista tai maksuista. Ja joissakin raporteissa näkyy jokaisen asiakkaan avoin tai maksamaton saldo.

Voit tulostaa asiakkaalle lähetettävän tiliotteen valitsemalla Asiakkaat → Luo tiliotteet. Luo lausunnot -valintaikkunassa voit kuvata, mille asiakkaille haluat tulostaa tiliotteet ja ajanjaksot, joille tiliotteet näkyvät. Napsauta sitten Tulosta tai Lähetä sähköpostilla, jos haluat tulostaa tiliotteet tai lähettää ne sähköpostitse. Lausunnot ovat käteviä tapoja muistuttaa unohtavia asiakkaita tai asiakkaita erääntyneistä summista. Muuten, sinun ei tarvitse lähettää lausuntoja kaikille joka kuukausi. CPA-käytännössäni lähetän tiliotteita pari kertaa vuodessa asiakkaille, joiden tilit ovat erääntyneet. Tämä ystävällinen muistutus tuottaa aina kourallisen nopeita maksuja ja kiusallisia anteeksipyyntöjä.

Kuinka arvioida rahoituskuluja QuickBooks 2019:ssä

QuickBooks arvioi maksamattomien avointen laskujen rahoituskulut ottamatta huomioon maksamattomia maksuja. Tästä syystä sinun kannattaa varmistaa, että käytät kaikki maksut ja hyvityslaskut avoimeen laskuun ennen rahoituskulujen arvioimista.

Arvioi rahoituskulut seuraavasti:

1. Valitse Muokkaa → Asetukset, napsauta Finance Charge -kuvaketta vasemmalla olevasta luettelosta ja napsauta sitten Yritysasetukset-välilehteä.

Jotta voit arvioida rahoituskulut, sinun on ensin määritettävä ne.

Vain QuickBooks-järjestelmänvalvoja voi muuttaa yrityksen rahoitusveloitusasetuksia, ja hän voi tehdä sen vain yhden käyttäjän tilassa.

QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan kuvan mukaisesti. (Jos olet arvioinut rahoituskuluja aiemmin, QuickBooks näyttää Assess Finance Charges -ikkunan. Voit näyttää Asetukset-valintaikkunan ja tarkistaa tai muokata rahoituskulujen asetuksia napsauttamalla Asetukset-painiketta Arvioi rahoituskulut -ikkunassa.)

Rahoituskulujen Asetukset-valintaikkuna

2. Syötä vuosikorko, jota haluat käyttää rahoituskulujen laskemiseen.

Siirrä kohdistin Vuosikorko (%) -tekstiruutuun ja anna vuosikorko.

3. (Valinnainen) Anna vähimmäisrahoituskulu, jos sellainen on olemassa.

Siirrä kohdistin Vähimmäisrahoitusmaksu -tekstiruutuun ja kirjoita vähimmäisveloitus. Jos esimerkiksi veloitat aina vähintään 25 dollaria erääntyneestä laskusta, kirjoita 25.

4. Syötä armonpäivien lukumäärä, jonka annat.

Armon päivät. Se kuulostaa tavallaan taiteelliselta elokuvalta tai vakavalta romaanilta, eikö niin? Pohjimmiltaan tämä luku on se, kuinka monta päivää löysyyttä olet valmis vähentämään ihmisiä. Jos kirjoitat lisäaika (päivät) -tekstiruutuun 30, QuickBooks alkaa arvioida rahoituskuluja vasta 30 päivän kuluttua laskun erääntymisestä.

5. Määritä, mitä tiliä haluat käyttää rahoituskulujen seuraamiseen.

Aktivoi avattava Rahoituslaskutustili-valikko ja valitse Tulo- tai Muu tulotyyppi -tili.

6. Ilmoita, haluatko periä rahoituskuluja rahoituskuluista.

Onko tässä lausunnossa järkeä? Jos veloitat joltakin rahoituskuluja, mutta hän ei maksa rahoitusmaksua, lopulta myös tämä maksu erääntyy. Joten mitä teet seuraavan kerran, kun arvioit rahoituskuluja? Lasketko rahoituskulun rahoituskuluista? Jos haluat tehdä tämän – ja jos osavaltion ja paikalliset lait sallivat sen – valitse Arvioi rahoituskulut erääntyneistä rahoituskuluista -valintaruutu.

7. Kerro QuickBooksille, pitäisikö sen laskea rahoituskulut eräpäivästä vai laskun päivämäärästä alkaen.

Valitse joko Eräpäivä tai Lasku/laskutuspäivä -vaihtoehto. Kuten arvata saattaa, lasket suurempia rahoituskuluja, jos korkoa alkaa kertyä laskupäivänä.

8. Kerro QuickBooksille, pitäisikö sen tulostaa rahoituskululaskuja.

Valitse valintaruutu Merkitse rahoituskululaskut "Tulostettaviksi", jos haluat tulostaa myöhemmin laskut laskemistasi rahoituskuluista.

9. Napsauta OK.

Kun olet Asetukset-valintaikkunassa kertonut QuickBooksille, kuinka rahoituskulut tulee laskea, napsauta OK.

10. Valitse Asiakkaat → Arvioi rahoituskulut tai napsauta aloitusnäytössä olevaa Rahoituskulut -kuvaketta.

Näkyviin tulee Arvioi rahoituskulut -ikkuna, kuten kuvassa. Tässä ikkunassa näkyvät kaikki QuickBooksin laskemat rahoituskulut asiakkaan mukaan järjestettyinä.

Arvioi rahoituskulut -ikkuna

11. Anna rahoituskulujen arviointipäivä.

Siirrä kohdistin Arviointipäivä-tekstiruutuun ja kirjoita päivämäärä, jolloin arvioit rahoituskuluja. Olen valmis veikkaamaan, että nykyinen päivämäärä on. (Tämä päivämäärä on myös laskun päivämäärä, jota käytetään rahoituskululaskuissa, jos luot niitä.)

12. Vahvista, mille asiakkaille haluat arvioida rahoituskulut.

QuickBooks merkitsee aluksi kaikki rahoituskulut, mikä tarkoittaa, että se perustaa uuden laskun jokaiselle rahoituskululle. (QuickBooks merkitsee rahoituskulut pienellä valintamerkillä.) Jos haluat poistaa (tai myöhemmin merkitä) rahoituskulut, napsauta sitä. Voit poistaa kaikkien maksujen merkinnät napsauttamalla Poista kaikki merkinnät -painiketta. Merkitse kaikki maksut napsauttamalla Merkitse kaikki -painiketta.

Voit tuottaa perintäraportin mille tahansa Arvioi rahoituskulut -ikkunassa luetelluista asiakkaista tai työtehtävistä valitsemalla asiakkaan nimen ja napsauttamalla Perintähistoria-painiketta.

13. Napsauta Assess Charges -painiketta.

Kun Arvioi rahoituskulut -ikkuna kuvaa oikein rahoituskulut, jotka haluat arvioida, napsauta Arvioi kulut. Olet lopettanut rahoituskululaskelmat ja -arvioinnit.

Kuinka käsitellä talletuksia QuickBooksissa

Kun käsittelen kassavirtasi parantamista, haluan mainita lyhyesti yhden muun tehokkaan kassavirtatekniikan – ja keskustella tämän tekniikan edellyttämästä kirjanpidosta.

Yksi helppo tapa parantaa kassavirtaasi on hyväksyä tai vaatia asiakkailta tai asiakkailta ennakkotalletuksia tai pidäkkeitä ennen varsinaisen työn tekemistä. Toisin sanoen, ennen kuin aloitat työn tai tilaat varaston tai teet mitä tahansa, mikä on yrityksesi ensimmäinen askel myynnin loppuunsaattamiseksi, keräät kylmää, kovaa rahaa.

Valitettavasti nämä asiakkaiden talletukset, kuten niitä kutsutaan, aiheuttavat hieman kirjanpitoongelmia. Kysymys kuuluu pohjimmiltaan, kuinka kirjataan shekki tai käteistalletus tavaroista, joita et ole vielä tehnyt tai myynyt? Sinulla on kaksi perusvaihtoehtoa:

• Helppo tapa: Voit tallentaa ostokuitin palvelusta tai tuotteesta. Tällä tavalla lasket yritykseesi tulevan käteisen ja tunnistat tuotot. Huomaa myös, että jos talletusta ei palauteta – ja kassavirtasyistä talletuksen ei pitäisi olla palautettavissa – sinun tulee laskea tulot, kun saat talletuksen, jos olet kassaperusteinen veronmaksaja. (Olet todennäköisesti kassaperusteinen veronmaksaja, mutta kysy veroneuvojaltasi, jos et ole varma.)
• Tarkka tapa: Voit tunnistaa talletuksen uudeksi velaksi. Voit tehdä tämän luomalla päiväkirjamerkinnän, joka kirjaa kassatilisi lisäyksen ja joka kirjaa lisäyksen asiakastalletustilille. Jos talletus on palautettavissa ja olet kassaperusteinen veronmaksaja tai jos suoriteperusteinen veronmaksaja, sinun kannattaa luultavasti käyttää tätä menetelmää. Kun myynti on suoritettu ja laskutettu myöhemmin, käytä Asiakastalletus-erää myyntilaskussa miinussummana siirtääksesi summan vastuutililtä ja soveltaaksesi sitä erääntyvän laskun saldoon.