Ostovelkojen kirjaaminen

QuickBooks 2012:ssa voit joko työskennellä ostovelkatilin kanssa tai ilman sitä. Halutessasi voit kirjata kuluja sekkejä kirjoittaessasi. Tämä tarkoittaa, että saadaksesi täydellisen luettelon kaikista kuluistasi, sinulla on oltava kirjatut shekit, jotka maksavat kaikki kulut. Tämä lähestymistapa toimii hyvin.

QuickBooks tukee myös tarkempaa lähestymistapaa kulujen kirjaamiseen. Vastaamalla muutamaan kysymykseen QuickBooksin asennusprosessin aikana voit perustaa ostovelkatilin, joka on vain tili, joka seuraa summia, jotka olet velkaa myyjillesi ja muille toimittajillesi.

Kuinka kirjata lasku

Kun käytät ostovelkatiliä, syötät laskut, jotka saat toimittajilta, kun saat ne.

Seuraava taulukko näyttää tavan, jolla tämä tapahtuma kirjataan. Päiväkirjamerkintä 5 veloittaa automaattisesti toimistotarvikekuluja 1 000 dollaria ja hyvittää 1 000 dollaria ostovelkoja. Tämä on päiväkirjamerkintä, jonka QuickBooks kirjaa, jos ostat 1 000 dollaria toimistotarvikkeita ja syötät laskun QuickBooks-järjestelmään.

Päiväkirjakirjaus 5: Luoton oston kirjaaminen

Kuinka maksaa lasku

Kun maksat laskun myöhemmin, QuickBooks kirjaa päiväkirjamerkinnän 6. Päiväkirjakirjauksessa 6 QuickBooks veloittaa 1 000 dollarin ostovelkoja ja hyvittää käteistä 1 000 dollaria. Oston ja maksun yhdistämisen nettovaikutus ostovelkoihin on nolla.

Siinä on järkeä, eikö? Päiväkirjamerkinnöissä 5 ja 6 esitetty lähestymistapa laskee summan, jonka olet velkaa jollekin myyjälle tai toimittajalle, velaksi, ostovelaksi, vain silloin, kun olet velkaa.

Päiväkirjakirjaus 6: Maksun kirjaaminen myyjälle

Kun tallennat päiväkirjamerkinnän 6 QuickBooksiin, sinun on annettava veloitettavan tilin nimi. QuickBooks tietää ilmeisesti, mille tilille hyvitetään - ostovelkojen tilille. QuickBooksin on kuitenkin myös tiedettävä veloitettava kulu- tai omaisuustili.

QuickBooksin ei tarvitse tietää, mikä käteistili hyvittää, kun maksat ostovelan. Tunnistat tämän, kun kirjoitat shekin laskun maksamiseksi.

Jotkut muut ostoreskontraviitteet

Tässä on pari lisäkohtaa päiväkirjamerkinnöistä 5 ja 6:

• Ostovelkojen menetelmä on tarkempi. Ostovelkojen menetelmä, joka näkyy päiväkirjamerkinnöissä 5 ja 6, on paras tapa kirjata laskut. Ostoreskontramenetelmä tarkoittaa, että kirjaat kulut silloin, kun kulut todella toteutuvat.

  Kuten olet ehkä jo ymmärtänyt, ostoreskontramenetelmä on todellakin myyntisaamisten lähestymistavan peilikuva. Ostoreskontramenetelmän suuri etu, kuten saatat ymmärtää, on, että se pitää kirjaa summista, jotka olet velkaa myyjille ja toimittajille, ja kirjaa kulut niiden syntyhetkellä, eikä silloin, kun maksat ne (mikä voi tapahtua jonkin aikaa myöhemmin).

• Kaikki veloitukset eivät ole kuluja. Päiväkirjakirjaus 5 näyttää veloituksen, joka menee toimistotarvikekulutilille. Monet kirjaamistasi ostoveloista ovat kulusummia.

  Kaikki ostovelat eivät kuitenkaan johdu kuluista. Saatat joutua kirjaamaan myös hyödykkeen, kuten laitteen, oston. Tällöin veloitus ei mene kulutilille vaan omaisuustilille. Tätä pientä muutosta lukuun ottamatta kauppa kuitenkin toimii samalla tavalla.

Osaatko arvata, kuinka kulu tai käyttöomaisuuden osto kirjataan, jos et käytä ostoreskontraa? Jos maksoit 1 000 dollaria toimistotarvikkeista, QuickBooks veloittaa toimistotarvikekuluja 1 000 dollarilla ja hyvittää 1 000 dollaria käteistä, kun kirjoitat 1 000 dollarin shekin. Sekin kirjoittamisen yhteydessä määrität, mitä kulutiliä veloitetaan.

Jos ostat 1 000 dollarin laitteen, päiväkirjamerkintä näyttää ja toimii suunnilleen samalla tavalla. Kun tallennat oston, QuickBooks veloittaa omaisuustililtä 1 000 dollaria ja hyvittää käteistä 1 000 dollaria. Jälleen tämä tapahtuma kirjataan, kun kirjoitat shekin maksaaksesi omaisuuden.