Ostotilauksen luominen QuickBooksissa

Ostotilauksella on yksinkertainen tarkoitus: se kertoo jollekin myyjälle, että haluat ostaa jonkin tuotteen. Itse asiassa ostotilaus on ostosopimus.

Monet pienet yritykset eivät käytä ostotilauksia. Mutta kun ne kasvavat tiettyyn kokoon, monet yritykset päättävät käyttää niitä, koska ostotilauksista tulee pysyviä tietueita tilaamistasi tuotteista. Lisäksi ostotilausten käyttäminen virallistaa usein ostoprosessin yrityksessä. Voit esimerkiksi päättää, että kukaan yrityksessäsi ei voi ostaa mitään, joka maksaa yli 100 dollaria, ellei he saa ostotilausta. Jos vain voit antaa ostotilauksia, olet tehokkaasti hallinnut ostotoimintaa tällä menettelyllä.

Voit käyttää QuickBooksia ostotilausten luomiseen seuraavasti:

1. Kerro QuickBooksille, että haluat luoda ostotilauksen valitsemalla Toimittajat –> Luo ostotilaukset.

QuickBooks näyttää Luo ostotilaukset -ikkunan.

Huomaa, että jos Toimittajat-valikko ei sisällä Luo ostotilauksia -komentoa, QuickBooks ei tiedä, että haluat luoda ostotilauksia.

2. Käytä Toimittajat-valikon avattavaa luetteloruutua tunnistaaksesi toimittaja, jolta haluat ostaa tuotteen.

Avattavassa Toimittajaluetteloruudussa näkyvät kaikki toimittajaluettelossasi olevat toimittajat.

3. (Valinnainen) Luokittele ostos Luokka-luetteloruudun avulla.

4. (Valinnainen) Anna toinen toimitusosoite avattavaan Toimitusosoite-luetteloruutuun.

Avattava Toimitus-luetteloruutu näyttää luettelon kaikista asiakkaistasi, toimittajistasi ja työntekijöistäsi. Valitset aluksen osoitteeseen valitsemalla jonkin näistä muista nimistä. Kun olet valinnut merkinnän Lähetysosoite-luettelosta, QuickBooks täyttää Toimitusosoite-ruutuun asianmukaisilla tiedoilla.

Luo ostotilaukset -ikkunassa on joitain tavallisia ja toivottavasti tuttuja painikkeita ja ruutuja: Edellinen, Seuraava, Tulosta, Etsi, Oikeinkirjoitus, Historia ja Malli.

5. Vahvista ostotilauksen päivämäärä.

Aluksi QuickBooks laittaa nykyisen järjestelmän päivämäärän Päivämäärä-ruutuun. Sinun tulee kuitenkin varmistaa, että päivämäärä, jonka QuickBooks syöttää ostotilauksen päivämääräksi, on oikea. Tämä on sopimuksen päivämäärä. Usein päivämäärä määrittää sopimusehdot – kuten päivien määrän, jonka kuluessa tuote on lähetettävä.

6. Vahvista ostotilausnumero.

Ostotilausnumero tai ostotilausnumero yksilöi ostotilausasiakirjan. QuickBooks numeroi ostotilaukset peräkkäin ja sijoittaa seuraavan numeron tilausnumero-ruutuun. QuickBooksin arvaus oikeasta ostotilausnumerosta on yleensä oikea, mutta jos se ei pidä paikkaansa, kirjoita korvaava numero.

7. Vahvista myyjä ja lähetä tiedot.

Myyjä- ja Toimitus-lohko tunnistaa toimittajan, jolta ostat tuotteen, ja toimitusosoitteen, johon haluat toimittajan lähettävän lähetyksen. Näiden tietojen tulee olla oikein, jos toimittajaluettelosi on ajan tasalla ja olet käyttänyt oikein avattavaa Toimitusosoite-luetteloruutua tunnistaaksesi tarvittaessa vaihtoehtoisen toimitusosoitteen. Varmista kuitenkin, että näissä kahdessa osoitelohkossa näkyvät tiedot ovat oikein. Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, korjaa se tietysti. Voit muokata osoitelohkon tietoja valitsemalla väärät tiedot ja kirjoittamalla sitten uudelleen sen, mitä pitäisi näyttää.

8. Kuvaile jokaista tuotetta, jonka haluat tilata.

Luo ostotilaukset -ikkunan sarakkeiden avulla voit kuvata yksityiskohtaisesti jokaisen tuotteen, jonka haluat tilata osana ostoa. Jokainen kohde menee omalle rivilleen. Kuvaile tuotetta, jonka haluat ostaa myyjältä, anna seuraavat tiedot:

• Tuote: Tuote-sarakkeessa voit tallentaa yksilöllisen tuotenumeron ostettavalle tuotteelle. Muista, että tuotteet on syötettävä tai kuvattava tuoteluetteloon. Tärkein asia, joka sinun on tiedettävä tuoteluettelosta, on se, että kaikki, mitä haluat näyttää laskussa - tai muuten ostotilauksessa - on kuvattava tuotetiedostossa.

• Kuvaus: Kuvaus-sarakkeessa näkyy valitsemasi kohteen kuvaus. Voit myös muokata Kuvaus-kenttää niin, että se on asiakkaiden tai toimittajien kannalta järkevää.

• Määrä: Määrä-sarakkeessa voit määrittää haluamasi tuotteen määrän. Kirjoitat luonnollisesti tähän kenttään haluamasi kohteiden määrän.

• Hinta: Hinta-sarakkeessa voit syöttää tuotteen yksikköhinnan tai yksikköhinnan. Huomaa, että QuickBooks käyttää tässä sarakkeessa erilaisia ​​tunnisteita perustamasi yrityksen tyypin mukaan.

• Asiakas: Asiakas-sarakkeessa voit tunnistaa asiakkaan, jolle tuote ostetaan.

• Summa: Summa-sarakkeessa näkyy nimikkeen kokonaiskulutus. QuickBooks laskee summan puolestasi kertomalla määrän kurssilla (tai hinnalla). Voit myös muokata sarakkeen määrää. Tässä tapauksessa QuickBooks säätää kurssia (tai hintaa) siten, että määrä kertaa nopeus on aina yhtä suuri kuin summa.

Sinun on annettava kuvaus jokaisesta ostotilaukseen sisällytettävästä tuotteesta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos haluat tilata kuusi tuotetta toimittajalta, ostotilauksesi tulee sisältää kuusi riviä tietoja.

9. Tulosta ostotilaus.

Haluat tulostaa ostotilauksen. Ostotilauksen tallentamisen QuickBooksiin tarkoituksena on luoda muodollinen tietue ostosta. Haluat melkein aina lähettää tämän ostotilauksen myyjälle. Ostotilaus kertoo myyjälle tarkalleen, mitä haluat ostaa ja hinnan, jonka olet valmis maksamaan. Voit tulostaa ostotilauksen napsauttamalla Tulosta-painiketta. Voit myös tulostaa ostotilauksia myöhemmin erässä; Voit tehdä tämän tallentamalla kaikki ostotilaukset, jotka haluat luoda, ja valitsemalla sitten Tiedosto -> Tulosta lomakkeet -> Ostotilaukset.

10. Tallenna ostotilaus.

Tallenna ostotilaus napsauttamalla joko Tallenna ja sulje -painiketta tai Tallenna ja uusi -painiketta. Jos napsautat Tallenna ja uusi -painiketta, QuickBooks tallentaa ostotilauksen ja näyttää uudelleen tyhjän version Luo ostotilaukset -ikkunasta, jotta voit tallentaa toisen ostotilauksen.